Zašto upravljanje vremenom ne funkcionira i kako ga zamijeniti
Miscelanea / / July 08, 2022
Pokušajte primijeniti tehniku upravljanja fokusom i ne upravljajte vremenom, već svojom pažnjom.
Adam Grant
dr. sc., organizacijski psiholog, autor knjiga.
Prije nekoliko godina, tijekom odmora u razredu kojem sam predavao, prišao mi je zbunjeni upravitelj po imenu Michael. Njegov je šef rekao da mora biti produktivniji, pa je Michael počeo pomno analizirati na što troši svoje vrijeme. Već je prekrižio manje važne sastanke iz rasporeda i više nije vidio zadatke kojih bi se mogao riješiti. I nisam razumio kako ih učinkovitije izvesti. “Možda mislite da se šalim, ali istina je. Jedino do čega sam došao je da pijem manje vode kako bih rjeđe išao na WC - priznao je Michael.
Živimo u društvu koje je opsjednuto osobnom produktivnošću. Proždiru knjige koje obećavaju da će nas naučiti kako biti učinkovitiji i sanjati o 4-satnom radnom tjednu. Hvalimo se koliko smo zaposleni. Pa, glavni ključ produktivnosti, prema svima okolo, je upravljanje vremenom. A to znači da ako naučimo kako bolje planirati svoj raspored, možemo postići produktivnu nirvanu.
Zašto upravljanje vremenom ne poboljšava produktivnost
U 20 godina proučavanja produktivnosti, naučio sam da upravljanje vremenom nije rješenje za svaki problem. Naprotiv, to je dio problema.
Tijekom svoje karijere često čujem isto pitanje: “Kako učiniti više?” Ponekad ljudi to pitaju jer znaju da sam organizacijski psiholog i stručnjak za produktivnost. Ali uglavnom zato što su u nekom časopisu ili mojoj knjizi pročitali koliko mogu.
Ne osjećam se baš učinkovito. Rijetko postižem svoje dnevne ciljeve pa mi je teško odgovoriti na ovo pitanje.
Uzeti na znanje💡
- 7 tajni koje stručnjaci za produktivnost koriste kada ne obave posao
Ali nakon razgovora s Michaelom, shvatio sam da naša produktivnost ne ovisi o tome kako upravljamo vremenom. Svaki dan imamo ograničen broj sati, a stroga organizacija vremena samo nas podsjeća koliko ih gubimo. Puno je bolje koristiti drugu strategiju – upravljanje fokusom, odnosno upravljanje pažnjom.
Što je upravljanje fokusom i zašto je bolje od upravljanja vremenom
Upravljanje fokusom je umijeće raditi stvari iz pravih razloga, u pravo vrijeme i na pravom mjestu. A njegov glavni cilj je podijeliti zadatke po prioritetu, bez obzira koliko vremena oduzimaju.
Klasična praksa upravljanja vremenom sugerira da si postavite rokove za dovršavanje zadataka. Isprobao sam ovu metodu dok sam pisao ovaj članak. Moj cilj je bio 1200 riječi, pa sam sjeo za svoj stol u osam ujutro i dao si tri sata. Prema mojim proračunima, to mi je omogućilo da napišem šest riječi u minuti.
Proveo sam prvih šest minuta bezumno zureći u titrajući kursor, a da nisam napisao ni riječ. Zatim me zanimalo koliko riječi mogu upisati u minuti, pa sam pristupio online testu. Nije mi se svidio rezultat, pa sam pronašao drugi test. A onda još jedan.
Na kraju sam odustao i prebacio se na upravljanje fokusom. Tijekom istraživanjeA. Grant. Dajte i uzmite: Zašto pomaganje drugima potiče naš uspjeh za svoju knjigu Take or Give? Otkrio sam da se produktivni ljudi ne pitaju koje ciljeve započeti s ispunjavanjem. Oni prirodno naginju projektima koji su ne samo društveno značajni, već im i istinski zanimljivi.
Dakle, umjesto da se fokusiram na to koliko brzo želim završiti članak, pitao sam se zašto ga uopće pišem. Odgovori su bili:
- I sam mogu naučiti nešto novo preispitivanjem svog istraživanja.
- Napokon ću imati što reći ljudima koji pitaju o produktivnosti.
- Ovaj članak može nekome pomoći.
Počeo sam razmišljati o konkretnim ljudima koji će čitati ove retke. Podsjetilo me na Michaela - i bum! - radovi su započeli.
Vrlo često naša produktivnost ne trpi zbog nedostatka učinkovitosti, već zbog nedostatka motivacije. Produktivnost sama po sebi nije vrlina, ona je samo sredstvo za postizanje cilja. Štoviše, produktivnost je dobra samo ako je krajnji cilj vrijedan.
Ako je vaš glavni cilj sama produktivnost, morat ćete se stalno oslanjati na snagu volje i gurati se do rezultata. Ali ako se usredotočite na ono što izaziva vaše zanimanje i čini projekt korisnim drugima, naprijed će vas voditi prirodna motivacija.
Ček😣
- Kako znati jeste li opsjednuti produktivnošću i pronaći ravnotežu
Kako koristiti upravljanje fokusom za produktivnost
Kada u praksi primjenjujete tehnike upravljanja fokusom, važno je obratiti pozornost na točne uvjete u kojima obavljate zadatke. Odrastao sam u Michiganu. A kad sam se vratio tamo da završim magisterij, nagovorio sam prijatelja sa Zapadne obale da mi se pridruži. "Previše hladno i sivo", odgovorila je, stigavši u Michigan tijekom snježne oluje. I izabrao Stanford u Kaliforniji. I sljedeća zima u Michiganu bila je najhladnija i najsivlja koju pamtim. Ali nikad nisam bio toliko produktivan - po takvom vremenu nije se moglo raditi apsolutno ništa drugo nego raditi!
Niz studija pokazalaJ. J. Lee, F. Gino, rođ. R. Staats. Rainmakers: Zašto loše vrijeme znači dobru produktivnost / Journal of Applied Psychologyda je loše vrijeme dobro za produktivnost, jer je mnogo manje vjerojatno da ćemo biti ometeni mislima da nekamo idemo. Istraživači su otkrili da zaposlenici banaka u Japanu puno brže dovršavaju transakcije za kišnih dana, i sudionici eksperimenta u Sjedinjenim Državama tijekom lošeg vremena bili su učinkovitiji u ispravljanju pravopisnih pogrešaka u esej. Zato sam za pisanje ovog članka odabrao dan nakon snježne oluje - nered koji se topi vani izgledao je potpuno neprivlačno za šetnju.
Ali moj omiljeni dio upravljanja fokusom nije gdje, nego kada. Najčešće naša produktivnost trpi kada se suočimo sa zadacima koje zapravo ne želimo, ali moramo obaviti. Godinama sam bio uvjeren da ih treba poduzeti odmah nakon najzanimljivijih projekata, uz porast energije i motivacije.
Ali onda smo moj kolega i ja istraživali u jednoj korejskoj trgovini. I shvatioJ. Šin, A. M. Grant. Dosadno zbog interesa: Kako intrinzična motivacija u jednom zadatku može smanjiti učinak na drugim zadacima / Journal Academy of Managementda kada su zaposlenici dobili vrlo zanimljive zadatke, puno su se lošije pokazali u dosadnim i rutinskim zadacima. Možda je to zbog efekt zaostale pažnjeS. Leroy. Zašto mi je tako teško raditi svoj posao? Izazov ostataka pažnje pri prebacivanju između radnih zadataka / Organizacijsko ponašanje i ljudski procesi odlučivanja. Naša se svijest stalno vraća na zanimljiv zadatak, a to nas odvraća od nezanimljivog.
No, u eksperimentu u kojem smo Amerikancima pokazivali zanimljive videe i potom im davali zadatak da unesu podatke, pronašli smo još jedan mehanizam – efekt kontrasta. Nakon smiješnih videa, takav rutinski zadatak kao što je unos podataka čini se još nepodnošljivijim. Kao da jedete povrće nakon deserta. Stoga, kako biste zadržali pozornost tijekom dosadnih zadataka, bolje ih je obaviti nakon malo zanimljivijih. Pa one najzanimljivije ostavite za kraj kao nagradu. I ne radi se o vremenu – radi se o odabiru pravog trenutka.
Kako koristiti upravljanje fokusom za kreativnost
Mislim da vaš glavni cilj nije samo biti produktivniji. Možda i vi želite biti kreativniji.
Produktivnost i kreativnost zahtijevaju različite strategije upravljanja fokusom. Produktivnost potiču posebni "filtri" pažnje koji nam omogućuju svjesno isključivanje ometajućih misli. A za kreativnost, naprotiv, morate se riješiti takvih "filtara".
Kako izvući najbolje iz svake strategije? NA knjiga "Timehacking" Daniela Pinka piše o tome kako nam cirkadijalni ritmovi pomažu odabrati vrijeme kada smo najproduktivniji. Ranoraniocima je bolje da se uključe u analitički rad što je ranije moguće dok su na vrhuncu sabranosti. Rutinske poslove neka ostave za sredinu dana, a kreativne odgode za večernje sate, kada ranoranioci imaju tendenciju nelinearnijeg razmišljanja. Sove imaju drugačiji raspored: bolje im je raditi kreativan posao ujutro, a analitički rad ostaviti do večeri.
Ovo nije upravljanje vremenom, jer možemo potrošiti istu količinu vremena na zadatke čak i nakon što preuredimo raspored. Ovo je upravljanje fokusom, pa bilježimo redoslijed kojim nam je lakše izvršiti zadatke i prema tome ih raspodjeljujemo.
Saznaj više⏰
- Kome biti isplativije - sova ili ševa
Još jedna važna stvar koju treba učiniti je preispitati pristup planiranju rada. Sviđa mi se ideja Paula Grahama koji ponudeP. Graham. Kreatorov raspored, menadžerov raspored podijelite tjedan na "dane menadžera" i "dane kreatora". Na "manager days" dogovarate sastanke i pozive, a na "creator days" izdvajate vrijeme kreativan rad, znajući da vas neće ometati smetnje koje bi inače ometale vaš rad postupak. Nažalost, nemaju svi taj luksuz - podijeliti dane u tjednu na ovaj način. Dakle, trebate izdvojiti male trenutke za kreativnost tijekom svakog dana.
Prema zakonima upravljanja vremenom, moramo se izolirati od svih distrakcija. Ne samo od onih kada nas prekidaju drugi ljudi, nego i od onih kada sami sebe prekidamo. Upravljanje fokusom nudi drugačiji pristup – svjesno biranje trenutaka za odvraćanje pažnje.
Jednom, dok sam još bio u srednjoj školi, cijelu sam subotu proveo pred televizorom. Na kraju dana, bila sam zgrožena sama sobom, ali nisam to mogla isključiti. Tada sam smislio pravilo: TV uključujem tek kad točno znam što želim gledati. Isto pravilo primjenjujem i na društvene mreže: ako radim, tamo idem samo dijeliti sadržaj. I listam kroz feed samo u pauzama – na primjer, kad čekam let ili se odmaram nakon treninga.
Većina pisaca koje poznajem čekaju "kreatorske dane" da počnu pisati. Uvjereni su da će im trebati najmanje 4-6 sati da u potpunosti urone u složen problem ili veliku ideju. Zapravo postoji dokazb. Boice. Što je produktivnije, pisanje prema uzorcima kreativne bolesti ili umjereno? / Pisana komunikacijada pisci koji rade "prepijano" manje napreduju od pisaca koji rade u kratkim sesijama.
Svatko od nas može napraviti nekoliko koraka prema cilju u iznenađujuće kratkom vremenu. Kad maturanti podučavaoR. Boice. Profesori kao pisci: Vodič za samopomoć za produktivno pisanje pisali u intervalima od 15 minuta, puno su brže završili svoje disertacije.
Ako želite biti produktivniji, nemojte analizirati kako provodite svoje vrijeme. Bolje pripazite na ono što vam privlači pozornost. Sada sam pogledao na sat prvi put otkako sam se sjetio priče o Michaelu. Sada je 10:36 ujutro, a ja sam već napisao 500 riječi više od svog cilja. Prepustit ću vama da odlučite računa li se ovih 156 minuta kao pametno korištenje moje pažnje i računa li se nekoliko minuta čitanja ovog članka kao pametno korištenje vaše pažnje.
Sve me to dovodi do druge misli. Prilično sam siguran da vrlo učinkoviti ljudi imaju i osmu naviku. Ne gube vrijeme na učenje sedam vještina vrlo učinkoviti ljudi.
Pročitajte također🧐
- Kako poboljšati koncentraciju
- Jedan dan, jedna stvar. Najlakši način za uspjeh
- Kako povećati svoju produktivnost ovisno o tome jeste li introvert ili ekstrovert
Najbolje ponude tjedna: popusti iz AliExpressa, LitResa, Christine i drugih trgovina