Kako da ne otjerati kupcima i partnerima: loše navike prilikom pisanja poruke e-pošte

Na poslu, mnogi ljudi su doslovno napali veliki broj e-poruke, koja nužno potrebno da se odgovori. Naravno, to je vrlo teško nositi s volumen zadatke i učiniti ga ispravno. Ipak, postoje ozbiljne pogreške, koje stvarno treba izbjegavati.

Saznajte osnovna pravila etiketa pisanje e-pošte ne trebate kako bi vaš slova pretvorili u književnim remek-djela. To je potpuno beskoristan. Ali ako mogu dobiti osloboditi od navike koje ukazuju na nedostatak profesionalizma, Vaš posao će ići mnogo uspješnije.

Što bruto pogreške prilikom pisanja e-poruke su najčešći?

1. Zlouporabe oznakom „Hitno”

Ako se ponašate kao dječak iz prispodobe, koji viče „vuk! Vukovi! „I stavi sva slova u nizu s oznakom” hitno”, vrlo brzo prestaje primatelji vas ozbiljno. Kada stvarno će vam odmah odgovor, nitko neće obratiti pažnju na ove oznake.

2. prekomjerno neformalnost

Izbor komunikacijskih ponašanja ovisi o kvaliteti odnosa između vas i druge osobe. Pretjerano neformalnost pokazuje nedostatak profesionalizma.

Budite oprezni da ne koristite uskličnika, Smiley, izbor boja teksta, fancy fontove, Internet sleng i kratica. Oni jednostavno ne će vam pomoći stvoriti sliku iskusnog zaposlenika.

Također, obratite pozornost na činjenicu da neki ljudi ne razumiju akronime. Posebno pažljivo odabrati ton komunikacije sa strancima i pripadnicima drugih generacija.

Zapamtite: poslovno pismo To bi trebao biti jednostavan za čitanje. Da biste to učinili, koristite Arial font, Calibri ili Times New Roman, veličinu postavite na 10 ili 12 jedinica. Što se tiče boja, to je najbolje da ostane u crnoj boji.

3. Prehladno ton komunikacije

Istodobno, primatelj ne bi trebao osjećati da komunicira s robotom. Neki od slova izgledaju kao pravi ljudi što ako je u činjenici da je odgovaranje na poruku stroj.

Ako vaše pismo je vidio svoju osobnost, svoj entuzijazam pomoći će oblikovati primatelja pozitivan pogled na vas kao komunikacijskog kanala. Glavna stvar - nemojte pretjerivati.

4. Zlouporaba funkciju „Odgovori svima”

Poruke e-pošte ne namjerava ih pretvoriti u udoban chatik. Ako odgovarate na poruku, koje se upućuju na grupu ljudi prije nego što pritisnete „pošalji sve”, pobrinite se da je vaš odgovor jako zanimljivo i potrebno svakoj od skupina.

5. Prebaci post bez odobrenja pošiljatelja

To je najmanje neugodno. A može značajno narušiti svoj kredibilitet.

Bez obzira što ste poslali. Vi svibanj želite poslati poruku klijentu svog šefa, koji se odnosi na klijenta. Ili se ne može odoljeti iskušenju da pretvoriti u lancu primatelji pisma sadrži neke osobne podatke, njegov kolega. U svakom slučaju, ne bi trebalo raditi bez dopuštenja pošiljatelja.

6. Slanje skrivene kopije pisama

Kada pošaljete nekome skrivenu kopiju pisma u sugovornika misao: „A tko još poslao kopiju” To izaziva nepovjerenje i rađa osjećaj da ste nešto skriva.

Ukoliko želite poslati pismo nekome tko ne bi trebao biti prisutan u lancu hmelja, samo kopirajte i zalijepite tekst u zasebnu novu poruku.

7. Točna formulacija temu

Ako je polje „Predmet” uđete nešto poput: „To sam ja”, „Halo” ili „Za vašu informaciju,” to ne daje primatelju pojma o sadržaju pisma. Kao rezultat toga, vrlo je vjerojatno da je vaša poruka neće ni pročitati.

Ako provoditi poslovno dopisivanje, Tema Vaše pismo treba biti kratak, prostran i točna. Ako primatelj odmah shvatiti što ste ga pisati, to je vjerojatnije da će pročitati vašu poruku i odgovoriti na njega brže.

8. Zlouporaba osobnih poruka

Vicevi, dira priče i motivacijski citati ponekad doći vrlo neumjesno. No, u velikim količinama, oni brzo umoriti od primatelja. Ne bombardirati inbox besmislene poruke kolega, čak i ako ste to učiniti s najboljim namjerama. Prije ili kasnije, primatelji će jednostavno izbrisati takve poruke bez čitanja.

9. staviti dolje

Ne biti u iskušenju da izraziti u pismu pravednog gnjeva prema odredištu, čak i ako je zaslužio takvu reakciju. Čak i ako ste na čekanju za svoju parcelu za par mjeseci. Samo nemojte to učiniti. Ljudi će se uvijek sjećati kao primitivan, a to je loše za vaše poslovne sliku.

Umjesto toga, napisati poruku koju će vam poslati ljutiti primatelja i ostaviti ga za par dana u mapu „Skice”. Zatim ga urediti i ukloniti sve uvredljive riječi. Tako ćete biti u mogućnosti dokazati svoj profesionalizam.

10. prisnost

Ako znate vrlo dobro primatelju poruke, a ponekad si možete priuštiti neke lijepe komplimente. Ali ako je ovo vaš poslovni partner ili klijent, osim pristojno suzdržan ton komunikacije. Završetak slova poput „Vidimo se uskoro!” U tom slučaju bi bilo neprimjereno.

11. Korištenje apsurda e-mail adresu

Ukrašen, vulgarni ili otvoreno smiješan adrese će privući negativnu pozornost primatelja. Ako jednostavno ne mogu rastati od svoje kutije [email protected], zatim premotati za poslovne korespondencije posebnom računu.

12. Veliki broj pogrešaka pri upisu

Slanje poruka s telefona ne vas osloboditi svoje obveze da provjerite svoje e-mailove na pogreške. Ako ne i više od jedne pogreške u pisanju u pismu, ne se pokazati od najboljih strane. Ako trebate poslati poruku na putu, važno je da ga pažljivo pregledati prije slanja.

13. Slanje poruka u ranim jutarnjim satima

Ponekad, kada se rano ustati i osjećaju prilično produktivanTi su u iskušenju da se brzo bave poslovnom dopisivanju. Međutim, većina primatelja skrenuo pozornost na vrijeme slanja pisma. Ako šaljete poruku tri ujutro, onda u najboljem slučaju će uzeti u obzir radoholičar, au najgorem - nije baš zdravo.

Ako je noć pronalazi inspiraciju za vas, samo spremiti kao nacrt pisma i poslati ga na radno vrijeme.

14. Izrada predugo slova

Većina ljudi jednostavno pregledati poruke koje se ne uzimajući shvati u tekstu. Imajte to na umu dok je pisao pismo. Veliki blokovi teksta čine ga teško za čitanje, tako da podijelite poruku u malim odlomcima.

Koristite liste. Oni će učiniti vaš poruka još više čitati. Osim toga, možete odabrati najvažniji dio poruke u kurzivu ili podebljano.

---

Izbjegavajte opisane pogreške, a zatim možete stvoriti dobar dojam o sebi, što će svakako pridonijeti svoju karijeru.