Kako pretvoriti «Google tablica” u savršenom GTD-sustav

Godine 2001. knjiga pojavila na policama "Kako poslove u cilju: umjetnost bez stresa produktivnost„Autora David Allen (David Allen). U svom stručnjak za produktivnost i upravljanje vremenom pokazalo koliko je važno da imaju dokazani sustav za osobne, poslovne i druge namjene.

Allen predstavio sustav koji se zove GTD, Koji je pomogao veliki broj ljudi uvesti reda u njihove poslove. Kao svojevrsni ljuske se može koristiti za različite usluge kao što su Wunderlist, Todoist, Trello i Evernote, ali često su previše komplicirano ili nije dovoljno funkcionalna. Ove usluge nemaju sredstava očigledan, ali vrijedna alternativa - «Google tablice„.

Prednosti u odnosu na ostale aplikacije

1. Dobra vizualizacija = bolje razumijevanje

Poremećaj, fizički ili digitalni - je pravi problem s fiziološkim posljedicama. Jedan od glavnih - gubitak učinkovitosti. Kada pogledate popis projekata koji zauzimaju puno prostora za tekst i sve vrste ulaganja, vaši počinje mozak za paniku. Zbog toga, vi postati manje produktivni.

«Google tablice”, pak, - skup redaka i stupaca. Čak i kada je u pred vašim očima 35 projekata, svi od njih su jednostavni elementi za stolom: poznati, kompaktan i istovremeno pun informacija.

2. Jednostavan za unos i uređivanje

Dobra produktivnost sustav - je onaj koji je jednostavan za unos podataka. Ništa ne bi smjelo miješati s dodatkom projekata i zadataka, kao i njihove promjene.

Da biste dodali nešto na stol, dovoljno je kliknuti na stanici i unesite tekst. Nema krpelja, opcije i gumbi - jednostavno unesete sve što je potrebno tekst.

Ako je potrebno, negdje dodati stupac, spajanje ćelija, i tako dalje - razne mogućnosti.

3. savitljivost

Bilo produktivnost sustava mora biti dovoljno fleksibilan. Te bi trebao biti udoban sortirati i filtrirati sadržaj temelji na promjenjivim prioritetima. «Google tablica” vam stvoriti filtre na temelju različitih kriterija.

Neki ljudi koji pristaju uz GTD i drugih sustava koji se koristi u svakom zadatak kontekstu. Za svaki od njih u prilogu oznaku kao što su „@ telefon” ili „@ računalo”, možete pogledati Samo oni slučajevi koji su izvedive, gdje si, a sa alatima koji su od vas pod ruka.

U «Google Spreadsheet” je vrlo jednostavan za održavanje prilagođene filtre s više kriterija. Vi ste slobodni poziv ove filtere kao što želite, što ubrzava potragu za njima.

4. Jednostavnost i širina sposobnosti

Jedna od glavnih prednosti tablicama - svojoj jednostavnosti. I zato što su jednostavni za korištenje, pružaju mnogo prilika. Oni su raspoređeni s lakoćom i komunicirati s drugim informacijama.

Možete stvoriti stanicu običan tekst, a možete napisati formulu koja kombinira nekoliko komada podataka na funkciju. Vi odlučujete kako to treba povezati svoje podatke.

5. Cross-platforma

Sve navedeno vrijedi za svaki program za stvaranje tablice: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple brojevima, i tako dalje. U svim - istim osnovnim načelima redaka, stupaca i formulama. No, «Google tablice” u potpunosti raditi u oblaku, brz i pouzdan.

Vi ste slobodni raditi s bilo kojeg operativnog sustava, s bilo kojeg uređaja. Dovoljno je imati internet vezu i preglednik instaliran.

Primjeri korištenja

Vaš GTD-dokument može sadržavati bilo koji broj listova. Zamislite da imaju sedam.

1. projekti. Allen definira projekt kao zadatak, koji se sastoji od više od dva koraka i čiju provedbu zahtijeva do 12 mjeseci. Na popisu, to možete učiniti ništa - čak se projekt može zamijeniti motorno ulje.
2. nadolazeći posao. Popis stvari koje možete učiniti upravo sada. Možete odrediti približne datume i provedbu prioriteta.
3. očekivanje. Stvari koje vam performanse očekivati ​​od drugih ljudi. Dodajte povezane projekte i evidenciju, po želji, o posljednje vrijeme ste razgovarali s tim ljudima.
4. dnevni red. Radovi koje je potrebno da se raspravlja na redovitim sastancima. Na primjer, ako u razgovoru s kolegom tjedno licem u lice, a zatim ispunite ovdje da žele pregovarati s njim. Također je moguće dodati stupac sa srodnim projektima.
5. inkubator. Popis stvari koje želite učiniti jednog dana, ali još ne znam točno kada.
6. Tjedni pregled. Nalazi popis zadataka koje obavljaju kada sažeti tjedan. To može biti za provjeru postojećih projekata i dodavanje novih, zatvaranje „ostataka”, i tako dalje.
7. završeni projekti. Izboriti dovršen projekt i umetnite ga na popisu i oznaka, kada je završio. Ako je projekt samo je morao riješiti, to je i za snimanje.

projekti

Broj stupaca u ovom listu mogu biti različiti, ali postoje dva glavna, na kojima cijela počiva sustav: „Projekt ID” i „Nadolazeći poslove.”

Oznaka projekta - je svojim jedinstvenim brojem. Dodjela identifikatora nadilazi «Google tablice.” Oni mogu zadržati sve svoje organizacijskog sustava. Na primjer, ako pohraniti datoteke i bilješke vezane za projekte u drugim uslugama, možete koristiti iste brojeve u njima. Time se značajno ubrzava traženje datoteka i podataka, a omogućuje vam da ne drže mnogo stvari na umu.

U stupcu „Predstojeći slučajevi” prati tri aspekta svakog projekta:

• koliko slučajeva dodaju se na kartici „Nadolazeći poslova”;
• koliko stavke povezane s ovim projektom je na karticu „na čekanju”;
• kao elemente koji se odnose na projekt, koji se nalazi na kartici „Agenda”.

formula - jednostavna funkcija brojanja, što potvrđuje ova tri kartice, te pruža informacije o tome koliko aktivnosti povezane s ovim identifikatorom projekta. Ovaj stupac vam omogućuje da brzo pronaći projekte bez poslovima koje obavljaju. Slijed „0 | 0 | 0 „označava da je potrebno ili dodati akcija za projekt ili odgoditi.

„Čekanje” i „Plan”

Na ovim stranicama navesti ime osobe koja vam je potrebna od njega, a kad je pitao za to, to vrijedi i za svaki projekt. Ako redovito sastajati s tom osobom, a zatim je poslan na „dnevnom redu”. Kada ga vidite samo povremeno, a zatim ga dodati na „čekanju”.

inkubator

U intervjuu, Allen je rekao da ako bilo koji projekt za tjedan dana nije preselio jedan jota, to ga šalje na „inkubatora”. Ideja je jednostavna: ako ne napraviti projekt na redovnoj osnovi, a zatim ga ukloniti s popisa, koji je stalno na umu. Zbog ovog projekta je nered i, kao posljedica toga, tu je i psihološki prepreka za provedbu važnim slučajevima.

Svaki tjedan, pogled u „inkubatora” i bilo promijeniti status projekta na „aktivni” ili ne dirati, ili u potpunosti ukloniti.

Tjedni pregled

Ova kartica pomaže pobrinite se da vaš to-do liste pomoć poboljšati svoj osobni i poslovni život. Dakle, morate stalno pregledati te liste i držati ih struja.

„Tjedni pregled” može se sastojati od pitanja i ideje za razmišljanje. U stvari, ovaj popis jedinstvenih okidača koji podsjećaju na potrebe projekta. Također, pomaže da provjerite da li i dalje ispunjavaju svoje ciljeve za svoje potrebe.

završeni projekti

Ako je potrebno podsjetiti na ishod projekta, kako bi list. A čak i ako znate što je projekt završio - na primjer, možete ga bacio - da je ponekad korisno saznati kada je napravio ovu odluku.

«Google tablice” Korisne funkcije

bilješke

Oni se mogu koristiti na više načina. Jedan od njih - zapisati sve moguće nadolazeće predmeta za određeni projekt. Tada ih možete kopirati izravno u popisu „Nadolazeći poslove”, dodao željeni datum završetka.

Bilješke su također korisne za namjeravanu svrhu. Dodajte bilješke na status projekta, proslaviti važne događaje i dodati korisne informacije.

Za dodavanje bilješke, desnom tipkom miša kliknite ćeliju i odaberite „Insert notu”.

komentari

Komentari, za razliku od bilješkama automatski formatirana hiperveze koje ponekad može biti korisna. Broj komentara prikazani su na kartici listova na dnu. Uz komentare možete surađivati ​​s drugim korisnicima. Oni su dodali slične bilješke.