Ako Vaš e-mail je preopterećen, možda problem nije tehnologija
Savjet Produktivnost / / December 19, 2019
Postoji veliki broj članaka na temu poboljšanja različitih sustava e-pošte. No, u svakom slučaju, bez obzira što mi je činiti, s vremena na vrijeme, možemo početi da naš c-pošte da nije u redu, da je to nešto što nije dovoljno da budu produktivni - a mi opet kopati u postavkama. Međutim, Jošua Lyman (Jošua Lyman), web programer, kaže da je ne na e-mail ne radi ispravno, i mi sami.
Jošua predlaže primjenjivati u svom radu s e-poštom u sve tri pravila. Oni će vam pomoći zadržati do dvostruko više, a rad s e-poštom neće izazvati negativne emocije.
Isključivanje obavijesti
Kad desktop se konstantno prikazivati obavijest da imate novu poruku, teško je zadržati s drugog klijenta e-pošte. Zašto konfigurirati desktop e-mail klijent za provjeru e-mail svakih 5 minuta? Situacije u kojima treba odmah odgovoriti na pismo, vrlo su rijetki, a obično ljudi pre-poziv reći da je pismo poslano. Sve ostale poruke ne zahtijevaju trenutnu reakciju i mogu pričekati neko vrijeme. Kao opće pravilo, ako se nešto hitno, normalna osoba poziva, ali ne napisati pismo i čeka odgovor.
Isto vrijedi i stalno otvorene kartice s poštom. kladiti da si upravo vratio provjeriti bez razloga svakih 10 minuta. A ako imate monoton posao ili priprema novo izvješće, interval smanjuje na 3-5 minuta (dobro, ne perite kristalni luster).
Napravite usmeni dogovor s kolegama
Bez obzira na to kako organizirati rad svog e-mail sustava, najvažnije u ovom hrpa ostaje ljudski faktor. E-pošta redovito prometovati između adresa. No, kao odgovor na te poruke ljudima, a svaki ima svoju definiciju hitnosti. Netko smatra odgovarajuće vremensko razdoblje za odgovor na slovo u 1-2 sata. A tko je on od 8 do 24 sati. Tj Vaše pismo bez odgovora, a ne zato što je mail sustav je slomljen, ali zato što je netko vjeruje da vrijedi da je odgovor sljedeći dan.
A ako s osobnim porukama, sve je mnogo lakše, trebate razgovarati s kolegama te trenutke. Ako znate da je kolega standardno vrijeme da odgovori na pismo - 2 sata, a odgovor je potrebna za sat vremena, bolje je ne gubiti vrijeme i živce i poziv. Ili, s obzirom na sve te značajke, slati e-mailove s pitanjima koja ne zahtijevaju hitan odgovor unaprijed.
Produktivnost vs ubrzanje
David Levi (David Levy), profesor na Sveučilištu u Washingtonu, smatra da je u našem društvu često zbunjeni s ubrzanjem produktivnosti. Sve je učinjeno brzo, ali ne uvijek i bolje. Umjesto sjesti i misliti dobro, a zatim poslati kratak, ali informativan pismo, bacamo jedni druge kratke poruke koje stalno odvratiti nas i to ne nosi sasvim pravo Informacije.
Ispada da je iznos ćete potrošiti više vremena čitajući kratke, ali besmislenih slova od jedne temeljite.
Stalno unapređenje e-mail sustava - to je super, ali ne zaboravite da provjerite e-poštu i ne reagiraju na pismo sustava i ljudi. Tako da bi trebao naučiti da koriste tehnologiju na takav način da se učinkovitije i produktivnije komunicirati s drugim ljudima i radu.