Kako pomoći novom zaposleniku da se brže prilagodi

Kada zapravo počinje prilagodba?

Važna, ali ne očita informacija za sve: adaptacija pridošlice ne počinje prvog radnog dana, već onog dana kada prihvati ponudu. Od tog trenutka počinje njegova interakcija s tvrtkom: HR odjelom, sigurnosnom službom i tako dalje.

I u ovoj fazi početnik već počinje stvarati ideju o jasnoći unutarnjih procesa, pravom tonu glasa. To znači da svi zaposlenici s kojima mora komunicirati moraju biti maksimalno otvoreni i spremni odgovoriti na sva pitanja.

Izgled i informativnost ponude za posao također su važni. Što sadržajnije informacije sadrži, to će se čovjek lakše pripremiti za prve radne dane.

Na primjer, imamo cjelovit brendirani dokument koji odražava naše vrijednosti, prednosti i pozicioniranje. Također su detaljno opisani svi uvjeti zapošljavanja i dodatne individualne „puniće“: plaća, raspored, dobrovoljno zdravstveno osiguranje, mogućnosti obuke na račun tvrtke, korporativna događanja i tako dalje.

Kako se unaprijed pripremiti za pridošlicu

Razmislite o prvim danima zaposlenika do najsitnijih detalja. Zapišite raspored uvodnih sastanaka i odmah ih zakažite kalendar. Na primjer:

• prezentacija dobrodošlice iz HR;
• postupak registracije u odjelu ljudskih resursa;
• upoznavanje tima;
• postavljanje KPI-ja za probni rad;
• međusastanci s HR-om i jedan-na-jedan s voditeljem;
• zbrajanje rezultata probnog rada.

Uz ove osnovne djelatnosti, naravno, mogu se i trebaju dodati i druge. Primjerice, mjesečno održavamo vrhunske – u doslovnom smislu te riječi – sastanke novopridošlica s osnivačima poduzeća, gdje se upoznaju za okruglim stolom i razmjenjuju pitanja.

Obično svi tamo dijele svoja prijašnja iskustva, pričaju o svojim hobijima i interesima, obrazovanju i općenito bilo čemu drugom. Govorimo i o nastanku agencije od samog osnivanja te o planovima razvoja i još puno toga.

Osim toga, tijekom ovih sastanaka objašnjavamo da su vrata svakog zaposlenika, uključujući top menadžere, pridošlice su otvorene i mogu nam se izravno obratiti u bilo kojem trenutku s pitanjima, prijedlozima, komentarima, zahtjevi.

Zašto je važna bliska komunikacija između pridošlice i HR-a?

Našem zaposleniku je dodijeljen njegov osobni HR menadžer za cijeli probni rad, koji odgovara na sva pitanja vezana uz pravila, raspored rada i događanja te papirologiju. Također mu možete doći s bilo kojim nestandardnim zahtjevom.

Ne znate kome se obratiti? Dođite u odjel ljudskih resursa.

Oni će vam sigurno odgovoriti ili vas uputiti pravom stručnjaku. Osim toga, zaposlenik će s voditeljem ljudskih resursa moći podijeliti povratne informacije o tome kako mu ide na novom mjestu.

Kao rezultat toga, na ovaj način zatvaramo dva zadatka odjednom. Prvo, uklanjamo osnovna i administrativna pitanja od neposrednog voditelja. I drugo, pridošlici osiguravamo dva relativno neovisna kustosa - njegovog šefa i HR-a.

Na što još trebate obratiti pozornost kada se pripremate za puštanje novaka?

Što god rekli, dočekuje ih odjeća, pa pridošlica odmah primijeti udobnost i funkcionalnost ureda i posebno njegovo radno mjesto, snaga i modernost opreme koja se nudi, dostupnost mjesta za ručak i pauze za kavu.

Stoga svakako unaprijed pripremite sve što vam je potrebno - od računala do pribora za pisanje. Na primjer, uvijek nas zanima s kojom opremom je zaposlenik navikao raditi. Pripremamo i brendirani paket dobrodošlice (dnevnik i dopisnica), a razmišljamo i o lokaciji radnog mjesta.

Osim toga, nudimo detaljne obilaske ured i razgovarati o korisnim lokacijama u okolici već u fazi završnih razgovora.

Kako glatko uroniti početnika u procese i zadatke

Vrlo je važno ne baciti pridošlicu "u otvorene vode" i pratiti ga tijekom cijelog procesa prilagodbe.

U prvim tjednima važno je da voditelj ili mentor razgovara o svim sustavima i procesima koji postoje u tvrtki. U našem slučaju, za svaku poziciju ili blok pozicija postoji zaseban priručnik koji odražava sve ove informacije.

Također sadrži opis kako i gdje se zadaci bilježe, standardna vremena za isporuku projekta i ulazne podatke o procesu tijeka dokumenata.

Zasebno, svaki novopridošli prolazi obuku za rad s našim CRM sustavom u kojem se provode projekti.

Sve te aktivnosti provode se tako da mu do kraja probnog rada ne preostanu nikakvi administrativni problemi, a njegovo djelovanje bude što organiziranije i da se ne duplira.

Kada pridošlica savršeno razumije cjelokupnu internu kuhinju, u budućnosti ga više neće ometati proceduralna i birokratska pitanja pri provedbi njegovih glavnih zadataka. To znači da radi brže i učinkovitije.

Koje ciljeve trebate postaviti?

Čak iu fazi zapošljavanja važno je odrediti područje odgovornosti i zadatke određenog zaposlenika. Velika je pogreška početi to raditi tek nakon izlaska. Unaprijed pripremljeni i transparentni KPI-jevi za probno razdoblje maksimalno će ubrzati proces prilagodbe.

Odvojite vrijeme za to i zapišite kakve rezultate i u kojem roku očekujete od novog zaposlenika. Na primjer, naši menadžeri promišljaju ulogu i razinu odgovornosti za svaku poziciju unaprijed u fazi zapošljavanja, a sve se to bilježi u Miru. Na taj način izbjegavamo kaotičnu udubljenost u zadatke, što znači da uvelike pojednostavljujemo rad početnika.

Svi znaju da bi KPI trebali biti mjerljivi i dostižni. To jest, ako postavite nemoguće ili preambiciozno cilj nova zaposlenica u samom startu, velika je vjerojatnost da će u potrazi za njom zanemariti sva osnovna znanja, pravila i procese koji postoje u tvrtki.

I zbog toga će se u budućnosti suočavati s puno poteškoća i kritika, što znači da će brzo postati demotiviran i izgorjeti.

Vjerujemo da je glavni cilj početnika tijekom probnog roka uroniti u poslovne procese, idealno razumjeti pozicioniranje tvrtke, konkurentske prednosti, ključ slučajevima i tako dalje. I upravo na to se oslanjamo kada postavljamo ciljeve za ovo razdoblje.

Kakvu ulogu ima mentor?

Mentor ima jednu od ključnih uloga u procesu prilagodbe. Ovo je stariji iskusni zaposlenik koji će pratiti pridošlicu tijekom prvih mjeseci. Ili možda kasnije. Objasniti sve nijanse zadataka, pomoći savjetom, istaknuti ispravne načine rješavanja problema i jednostavno biti primjer kako se treba ponašati i reagirati u raznim situacijama.

U našem pripravničkom programu mentor je glavni lik. Budući da za dečke bez iskustvo mi smo prvi poslodavac u životu, mentor = mentor = uzor.

Osim toga, vrlo je važno da je mentor “nabijen” i dobrovoljno preuzme pokroviteljstvo nad pridošlicom, stoga ne namećite takvu funkciju postojećim zaposlenicima. To bi trebao biti poticaj za hiperlojalnost i uspjeh.

U početku odabiremo zaposlenike koji dijele vrijednosti agencije kao mentore.

Većina njih je i sama nekada dolazila kod nas kao pripravnici, pa im ne treba objašnjavati važnost i vrijednost te uloge.

Osim toga, tvrtka ima ocjene, a jedan od uvjeta za prelazak na novu razinu je dobro odgojen pripravnik ili pridošlica. Pa, naravno, imamo i mali materijalni bonus za najuspješnijeg mentora. Ali daleko je to od ključne motivacije.

Kako uvesti zaposlenika u tim

Ovo je vrlo važna faza. A jedinstvenog recepta za uspješnu integraciju nema, jer sve uvelike ovisi o timu. Stoga će biti potreban individualni pristup.

Ako se vaš tim sastoji od aktivnih, ekstrovertiranih prodavača, organizirajte malu igru ​​upoznavanja i zamolite ih da se kreativno predstave pridošlici. Ako se ekipa sastoji od introvertiIT stručnjaci, ponekad jednostavno možete organizirati jedan opći službeni sastanak, gdje će dečki razgovarati o područjima odgovornosti i raspravljati o svojim teškim vještinama. A to će im biti sasvim dovoljno za ugodnu radnu interakciju.

Osim toga, mi, primjerice, unaprijed tražimo od pridošlice da ispriča nekoliko zanimljivih činjenica o sebi. I koristimo te informacije da pripremimo zasebnu objavu za interni Telegram kanal, gdje uvijek najavljujemo puštanje novih momaka.

Najkreativniji menadžeri također će rado koristiti ove informacije u budućnosti.

Na primjer, ako je osoba rekla da voli pjevati, zašto ne odu svi zajedno prvi petak na karaoke?!

U svakom slučaju, vrlo je važno unaprijed upozoriti cijelu momčad na dolazak pridošlice i reći im što mu namjeravate delegirati. Ponesite ga na sva interna događanja – od jutarnjeg odlaska na kavu do zajedničkog izlaska. Tako će odmah osjetiti vibru vaše tvrtke, a to će ubrzati uspostavljanje veza s kolegama.

Zašto je važno dati povratnu informaciju?

Svi to znaju, ali ne čine svi to još uvijek. Razdoblje prilagodbe za novaka je stresno. Stoga je vrlo važno da mentor nadglednik i HR redovito su “mjerili temperaturu”, interesirali se za stanje te pravovremeno podijelili svoja zapažanja i komentare.

Možda je na prijašnjem mjestu djelatnik jednostavno navikao određene poslove obavljati na određeni način i tamo je bio pohvaljen za takav pristup, ali kod vas je to grubi prekršaj. Ne biste trebali akumulirati negativnost i zapisivati ​​"džemove" prije sljedećeg dogovorenog sastanka. Izgradite otvoren i konstruktivan dijalog od prvog dana.

Što učiniti ako i dalje ne možete uspostaviti vezu

I ovo se događa. Čak i ako su sve gore navedene točke učinkovito provedene, postoji rizik da će vas novajlija napustiti nakon probnog razdoblja.

Razloga može biti mnogo: i objektivni (ne može se nositi s tempom, nije uključen u potrebnoj mjeri, nije lojalan tvrtki i kolege) i subjektivno (i dalje se ne uklapa u atmosferu, i dalje želi potpuni rad na daljinu, još uvijek ne želi biti tajnica).

Možda niste odgovarali jedno drugome u ovoj određenoj fazi vašeg razvoja i ponovno ćete se sresti. Ili biste možda samo trebali izvući zaključke i krenuti dalje.

U ovoj fazi najvažnije je ne pokvariti već izgrađen odnos i, kao i kod svakog rastanka, razgovarati o svim mogućim točkama rasta za zajednički rad na greške. Kako od strane tvrtke, tako i od strane osobe koja izlazi iz agencije na probni rad.

Imamo takozvanog exit bota kojeg šaljemo svima po otkazu. Sadrži prilično jasna, jednostavna pitanja, na primjer: "Na koje ste poteškoće naišli?", "Što bismo mogli poboljšati?", "Kakav je bio vaš odnos s vašim upraviteljem?" i drugi. Svaki upitnik analiziramo i obrađujemo. Međutim, to ne zamjenjuje osobnu komunikaciju.