6 savjeta za smanjenje troškova putovanja
Miscelanea / / June 30, 2023
1. Razvijte politiku putovanja
Vaš raspored putovanja trebao bi uključivati:
- Popis troškova koje je tvrtka spremna preuzeti. Na primjer, hranu i darove za partnere plaća tvrtka, ali zaposlenik plaća mobilne komunikacije i taksi.
- Ograničenja putovanja i smještaja za zaposlenike različitih pozicija. Recimo, hoteli s četiri zvjezdice su za voditelje odjela, s tri zvjezdice za obične zaposlenike.
- Pravila upravljanja dokumentima. To su uvjeti za izdavanje službenog puta, priprema zadataka, postupak podnošenja zahtjeva i izvješća. Također je važno imenovati zaposlenika ili odjel koji će biti odgovoran za poštivanje politike putovanja.
Možete dodati predloške za putne isprave - zaposlenicima će biti lakše ispuniti ih, a broj neispravno sastavljenih papira će se osjetno smanjiti.
Kako bi vaša putna polica bila još isplativija, podijelite je na nekoliko dijelova prema važnosti poslovnih putovanja. Razmislite o različitim pravilima i ograničenjima za njih. Ta putovanja mogu biti:
- Za održavanje imidža. Prezentacije na konferencijama, sudjelovanje na forumima ili treninzima. Takvi događaji neće donijeti trenutnu korist, pa se troškovi ulaznica i smještaja mogu smanjiti.
- Za razvoj tvrtke. Radne provjere, sastanci i pregovori. Takva putovanja imaju za cilj povećanje profita, pa na njih možete potrošiti malo više. Ovdje je prioritet udobnost zaposlenika i brzina kretanja.
Sustav kodova pomoći će vam da brže sortirate putovanja po zadacima. Dodijelite brojeve različitim formatima putovanja, sakupite ih u jedan popis i priložite ga svojoj putnoj politici.
Jednostavno upravljajte svojim troškovima usluga organizacije putovanja OneTwoTrip za posao. Pomoću njega možete postaviti politiku putovanja organizacije, postaviti ograničenja za svakog zaposlenika i planirati poslovna putovanja u kalendaru. Platforma radi s 800 zrakoplovnih prijevoznika i nudi, između ostalog, grupni letovi. Transfer, karte za vlakove, vlakove, autobuse i aeroexpress - sve na jednom mjestu. Hoteli diljem svijeta dostupni su korporativnim klijentima uz popuste do 35%, a u okviru programa vjernosti za kupnju putem usluge možete dobiti do 5% povrata novca.
Spajanje na uslugu je besplatno. Također nema mjesečne pretplate, tako da neredovita poslovna putovanja neće uzalud trošiti novac tvrtke.
Naučiti više2. Razmotrite drugačiji prijevoz i smještaj
Zrakoplov nije uvijek najprikladniji i najisplativiji način putovanja. Ako nema izravnih letova za željeni grad, veze mogu trajati dulje od putovanja vlakom. Osim toga, doista je moguće raditi u automobilu: mnogi vlakovi imaju Wi‑Fi, dvostruke odjeljke, pa čak i odjeljke za interfone. Druga opcija su autobusi. Kratko putovanje na njima neće naškoditi udobnosti, dok će uštedjeti dovoljno vremena i novca zbog nedostatka transfera.
Stanovanje je ista priča. Hotel je skuplji, ali u centru je ponekad isplativiji od proračunske opcije na periferiji grada: trošak taksija ili javnog prijevoza pokrit će razliku. Dešava se da je dnevni najam apartmana jeftiniji od hotela. A stabilan Wi-Fi i perilica rublja pri ruci učinit će dugo putovanje ugodnijim.
3. Ne produžujte svoje putovanje
Što je putovanje kraće, to je jeftinije za posao. Svaki radni dan je neophodan nadoknaditi dnevnicama, a ako putovanje pada vikendom ili praznicima - također po dvostrukoj stopi.
Stoga uvijek pažljivo izračunajte vrijeme potrebno za obavljanje zadataka. Na primjer, ako zaposlenik mora govoriti na konferenciji u četvrtak poslijepodne, nije potrebno uzeti srijedu i petak na put. Možete doletjeti ujutro i odletjeti navečer - umjesto tri dana, poslovno putovanje će trajati samo jedan.
Ova shema funkcionira u većini slučajeva, ali postoje iznimke. Pretpostavimo da su sve profitabilne karte za željeni dan završene i ostaje samo poslovna klasa. Može koštati više od dnevnica i noćenja u hotelu. Ovdje je vrijedno izračunati troškove nekoliko opcija, usporediti iznose i odabrati najbolju.
4. Nabavite korporativnu karticu
S njim će poslovna putovanja postati ugodnija za vas i vaše zaposlenike. Moći ćete postaviti ograničenja kako zaposlenici ne bi prekoračili proračun prilikom putovanja. Nema više neobračunatih troškova - vidjet ćete sve transakcije na svom osobnom računu. Osim toga, korporativne kartice obično imaju posebne bonuse, poput povećanog povrata novca ili popusta na usluge.
Glavna stvar je da će biti moguće vratiti PDV za kupnju bez nepotrebnih živaca. Za povrat poreza potreban samo račun, a ako zaposlenik hotelski smještaj i prijevoz plaća gotovinom ili redovnom platnom karticom, papir se ne može izdati.
5. Dajte zaposlenicima izbor
Čini se da je samostalno organiziranje letova i hotela prava odluka za uštedu. Ali postoji rizik da će se vaš izbor zaposleniku činiti neugodnim: udobnost će patiti od toga, a želja za radom tijekom putovanja vjerojatno će se smanjiti. Osim toga, osoba odgovorna za planiranje izgubit će vrijeme koje bi mogla potrošiti na rješavanje drugih zadataka koji su učinkovitiji za poslovanje.
Ako će uvjete boravka i kretanja odabrati poslovni putnik, nećete morati brinuti o ovim problemima. Najvažnije je navesti mu ograničenja i uvjete putne politike. Također možete povjeriti kupnju odgovornoj osobi, kao što je računovođa: putnik će dati poveznice na prikladne opcije, organizator će ih platiti, a zatim podijeliti karte i podatke o rezervaciji.
6. Analizirajte izvješća s prethodnih putovanja
Provjerite dokumente različitih zaposlenika, vidite razlikuju li se troškovi i potražite razloge povećane potrošnje. Na primjer, netko je odabrao let koji je bio nezgodan za tvrtku ili je večerao isključivo u skupim restoranima. Takvi podaci pomoći će prilagoditi politiku putovanja i dovesti je do najbolje opcije za poslovanje.
Radi lakše analize vrijedi imati stožernu tablicu. Razdijelite dokument u stupce po kategorijama: karte, smještaj, obroci, mobilne komunikacije, prijevoz tijekom putovanja i tako dalje. Molimo također navedite datum putovanja i ime ustupljenog zaposlenika. U tablicu se mogu učitavati samo iznosi troškova, a detalji neka budu pohranjeni u izvještajima. Ako primijetite anomaliju, povucite papirologiju da vidite zašto je potrošnja porasla.
Nije potrebno sami održavati stol - možete koristiti online usluge koje već nude takve alate. Izvješća i završni dokumenti u "OneTwoTrip za posao» generiraju se automatski, a možete ih dobiti putem EDI-ja. Analitika će prikazati zaduženja na korporativnoj kartici, troškove depozita i naknadno plaćanje hotelskih i putnih računa, uključujući grupne ulaznice. Usluga se integrira s 1C: Računovodstvo. To omogućuje zaposlenicima da sami odaberu odgovarajuće opcije, a računovođa da ih plati na način koji odgovara tvrtki.
Za udobnost i sigurnost na poslovnim putovanjima, "OneTwoTrip za posao» postoji služba za podršku koja radi 24/7. Možete je kontaktirati telefonom, u glasnicima ili u chatu vašeg osobnog računa. Stručnjaci će vam pomoći da brzo riješite problem i pronađete alternativne mogućnosti smještaja ili karte.
Zakažite poslovno putovanje