Kako stil poslovne korespondencije pomaže ostaviti pravi dojam na primatelja

Zamislite: dođete na sjajnu ideju, odlučite je podijeliti sa svojim šefovima ili klijentima, pošaljete pismo ili poruku messengeru. A s druge strane čitaju i misle: “Pa koji je to glupan napisao!” Ili: "Kakva dosada!" I odluče ne uzeti u obzir vaš prijedlog.

I nisi dosadan. I ideja je bila dobra. Samo ste propustili stil i stvorili krivi dojam o sebi.

Koji su stilovi pisanja

Stil dopisivanja može se mjeriti na ljestvici od razgovornog do formalnog.

Krećući se po njemu, naglašavamo određene kvalitete, isprobavajući različite slike. Što više ulijevo, to je veći naglasak na otvorenosti, iskrenosti, dinamičnosti. Što više udesno, to su uočljivije kvalitete povezane s našim položajem, položajem, statusom: konzervativnost, solidnost, racionalnost.

Različite situacije zahtijevaju različite stilove. Evo opcija.

Ako vam fali stila, lako je sve pokvariti. Na primjer, ako kolegama pišemo na isti način kao što se obraćamo službenim osobama („Šaljem prijedlog za smanjenje vremena ispuniti naše proizvodne ciljeve”), tada će najvjerojatnije odlučiti da želimo pokazati svoju nadmoć, iživljavati se. I problem neće biti riješen.

A ako se šefu obratimo u stilu "Prijatelju" ("Postoji tema kako brže obaviti svoj posao"), onda on može pomisliti da mu piše neozbiljna osoba koja jedva može nešto ponuditi dobro.

Kako stil dopisivanja ovisi o komunikacijskom kanalu

Ponudu možemo poslati e-mailom i porukom na glasnik. Međutim, važno je zapamtiti da je posljednji kanal više "ljudski", neformalan. A stil zbog kojeg izgledate kao poslovna osoba u e-poruci može izgledati pompozno, neprirodno u messengeru. Stoga, prilikom prelaska na ovaj komunikacijski kanal s pošte, vrijedi napraviti prilagodbu na ljestvici za pola koraka.

Kako jezik utječe na stil komunikacije

Kako održati željeni stil u pismu ili poruci? Prije svega, vrijedi obratiti pozornost na to koje riječi i fraze biramo.

Napišimo "Naši dečki su super momci" - bit ćemo "Prijatelj". Naznačujemo da "Imamo izvrsne stručnjake koji rade za nas" - postat ćemo "Kolega". Ako napišete "U poduzeću rade stručni stručnjaci", dobit ćete "Zaposlenik". Pa, ako se "Članovi tima odlikuju prisutnošću profesionalizma" - mi ćemo djelovati kao "Službenik".

Kada stil komunikacije dopušta korištenje emotikona, a kada ne

U suvremenom dopisivanju misli formuliramo ne samo uz pomoć riječi. U toku smiješnih ili tužnih lica, srca, pa čak i kakice - emoji. A utječu i na stil autora i dojam o njemu.

Emocijama na neki način kažemo primatelju: „Mi smo otvoreni, moderni!“ Stoga emoji pristaju živahnom i dinamičnom “Prijatelju” i “Kolegi”. Kada koristite drugi stil, bolje je koristiti "klasične" opcije: smajlić, srce, ruka s podignutim palcem. "Buddy" si također može priuštiti kreativne emoji poput vragova i kakice.

Pa, ozbiljnog “Zaposlenika” i “Kolegu” će remetiti emoji: o kakvoj čvrstoći i ravnoteži možemo govoriti ako je poruka puna lica.

Uzmimo dva primjera korištenja emotikona.

1. Želimo obradovati naše kolege dobrim vijestima:

"Super vijest! 🔥 Naš odjel osvojio je prvo mjesto na natječaju "Na vrijeme na posao". 👍Nagrada je velika čokoladna budilica. Dođi u HR. Svatko dobiva komad! 😊»

Moramo izgledati otvoreno, živahno, demokratski i zato koristimo stil "Suradnik». I emoji se ovdje savršeno uklapaju.

2. Obraćamo se upravi s ozbiljnim prijedlogom:

„Dobar dan, Ivane Jurijeviču! 😊 Nudimo da razgovaramo o mogućnosti korištenja naše opreme za povećanje proizvodnog kapaciteta vaše tvrtke. 🔥»

A ovdje slike nisu na mjestu. Bitno nam je da izgledamo ozbiljno, profesionalno, potreban je “Employee” stil – a emotikoni uz njega ne idu.

Trebali biste biti posebno oprezni u situacijama vezanim uz negativnost. Često koristimo emoji kako bismo pokazali da smo uznemireni. Ali učinak može biti obrnut.

Recimo da ste napisali ovo: “Dobar dan, Margarita! Upravo smo saznali da tvornica ne može poslati vašu narudžbu na vrijeme. 🤷‍♀️ Jako nam je žao! 😢»

Hoće li Margarita povjerovati u našu žalost? Nije činjenica. Za mnoge je emoji još uvijek nešto neozbiljno, "igračka". A Margarita može pomisliti: “Evo varalica! Pišu da im je žao, ali sami crtaju lica. Ne žale!"

Kako struktura rečenice utječe na stil

Da biste se "uklopili" u odabrani stil, trebali biste obratiti pozornost i na to kako su rečenice izgrađene u našem tekstu.
U konstrukciji uvijek postoji “heroj” – onaj o kome ili o čemu pričamo. Obično nešto radi: gradi, smišlja, piše, čita... A čitatelju o tome možemo pričati na različite načine.

Razmotrimo kako to funkcionira na primjeru stiha iz pjesme Agnije Barto.

Najprikladniji dizajn za poslovno dopisivanje: "Bik hoda, ljulja se". U njemu je “junak” u subjektu (podcrtali smo), a njegovi postupci su naznačeni glagoli (podebljano).

Ovaj dizajn je prikladan za "Prijatelja", i za "Kolegu", i za "Zaposlenika". Na primjer: "Menadžeri raspravljaju o projektu u sobi za sastanke" ili "Računovodstvo je obračunalo plaće."

Ako trebamo naglasiti svoju težinu i čvrstoću, možemo dodati 1-2 rečenice drugačijeg dizajna: "Volan izvodi hodanje i njihanje."

Ovdje je "heroj" još uvijek subjekt, ali je njegova radnja sada označena imenicom. “Šetnje” su postale “hodanje”, “ljuljanje” je postalo “njihanje”. Primjeri takvih prijedloga: „Menadžeri raspravljaju o projektu u sobi za sastanke“, „Računovodstvo je izračunalo plaće».

Imajte na umu: u ovom slučaju plaćamo dodatnu "težinu" i čvrstoću jasnoćom. S takvim rečenicama naše pismo postaje teže čitljivo, pa ih je bolje ne zlorabiti.

Međutim, to nije granica. Postoji formalnija konstrukcija: "Hodanje i njihanje provodi bik." U njemu radnja nije označena glagolom, već imenicom, a "heroj" nije subjekt. Primjeri rečenica s ovom konstrukcijom: "O projektu raspravljaju menadžeri u sobi za sastanke" i "Obračun plaća napravio je odjel računovodstva."

Takve je rečenice vrlo teško čitati. Oni se s čitateljem povezuju s jezikom birokrata – činovnika. Stoga ih treba koristiti samo ako pismo trebamo učiniti krajnje formalnim. Na primjer, u strašnoj tvrdnji, zahtjevu - tako da adresat osjeti: to je to, šale su gotove, pa sud i zatvor.

Odabirom ovog ili onog stila, emitiramo dodatnu poruku primatelju. Stoga je bolje koristiti ovaj alat svjesno, tada će postati učinkovito sredstvo utjecaja.