Strateške sesije: što je to alat i tko može imati koristi od njega
Miscelanea / / April 21, 2023
Veliki timovi često pate od nejedinstva i nerazumijevanja ciljeva tvrtke. Evo kako to popraviti.
Što su strateške sesije
Strateški sastanci su format sastanka za rukovoditelje, tijekom kojeg se raspravlja o planovima za razvoj tvrtke. Ovaj alat pomaže:
- procijeniti trenutni položaj poduzeća, identificirati njegove snage i slabosti;
- pronaći načine za izbjegavanje problema ili rješavanje postojećih;
- definirati akcijski plan – konkretne korake za postizanje ciljeva;
- postaviti mjerila za mjerenje uspjeha.
Strateška sjednica je vrsta ideja. Dakle, na sastanku razgovaramo o problemima i uspjesima odjela, postavljamo ciljeve svakom od njih, crtamo dijagrame i grafikone na interaktivnoj online ploči.
Za ove svrhe odabrali smo Miro. Ovaj vam alat omogućuje snimanje misli i ideja u vizualnom obliku. Istodobno, svi sudionici sesije imaju pristup s bilo kojeg mjesta u svijetu i s bilo kojeg uređaja.
Nakon toga provodimo taktičko planiranje: voditelj svakog odjela svoje zadatke dijeli na manje korake.
Kako voditi stratešku sesiju
Evo nekoliko koraka koji će vam pomoći da se organizirate.
Odredite učestalost sastanaka
Ne postoje fiksni vremenski okviri za održavanje strateških sjednica. Neke tvrtke radije održavaju tromjesečne sastanke, dok ih druge mogu održavati svakih šest mjeseci ili godinu dana.
Dakle, možete postaviti bilo koju učestalost sastanaka koja vam odgovara.
U našoj tvrtki strateške sesije održavaju se jednom kvartalno. Zatim razbijamo namjeravano ciljevi za nekakav sprint. Da biste to učinili, morate odlučiti koje korake poduzeti za rješavanje velikih problema, koliko će to općenito trajati, koji će odjeli biti uključeni i koliko resursa imaju.
Menadžeri zatim rastavljaju zadatke na razini odjela, ako je potrebno. I nakon 3 mjeseca provjeravamo raspored.
Pozovite prave ljude
Koga ćete pozvati na stratešku sesiju ovisit će o popisu pitanja koja treba riješiti. Na primjer, ako održavate sastanak kako biste razgovarali o cjelokupnoj poslovnoj strategiji, trebali biste nazvati voditelje odjela. Također možete pozvati voditelje projekta koji su odgovorni za ključne pokazatelje.
Ako je vaša strateška sesija posvećena pregledu i raspravi o nekim podacima, vrijedi je privući naredbakoji je prikupio ove informacije i razumije njihovu važnost.
Odaberite datum i vrijeme koje svima odgovara
Prilikom postavljanja datuma i vremena, razmotrite mišljenje svih. Izbjegavajte zakazivanje sastanaka sa zaposlenicima dan prije njihovog roka. Možda imaju važan sastanak. sastanak ili postoje gorući zadaci koje ne mogu odgoditi. Kao rezultat toga, možete ih dovesti u neugodnu situaciju.
Prilikom navođenja datuma navedite koliko će sesija trajati. Na primjer, u našoj tvrtki cijeli radni dan je namijenjen za ovaj događaj. I u ovom slučaju, važno je napraviti pauze na vrijeme, dajući sebi i kolegama priliku da se opustite.
Odredite dnevni red
Dnevni red može uključivati važne teme, glavne faze sjednice, pitanja o kojima treba raspravljati. Nemojte mu dodavati veliki broj bodova - bolje je naznačiti glavnu temu. Na primjer, mogao bi biti ulazak na novo tržište.
Odbacivanjem nepotrebnih pitanja moći ćete ostati usredotočeni na glavni zadatak.
Na kraju strateške sjednice svakako ponovno prođite cijeli dnevni red i konsolidirajte postignute dogovore.
Zamolite sudionike da se unaprijed pripreme
Menadžeri bi trebali biti svjesni trenutnih pokazatelja odjela: razine opterećenja podređenih, ukupnog opsega zadataka i tako dalje.
Također bi trebali imati ažurne informacije o tome kako i kada ključni pokazatelji - i kratkoročno i dugoročno. Ako menadžeri trebaju razgovarati o nekim pitanjima i problemima odjela, trebali bi unaprijed pripremiti njihov popis.
Prije nekih strateških sastanaka, može biti korisno ne samo podijeliti dnevni red sastanka, već i pripremiti detaljno izvješće o napretku postignutom na važnim zadacima. Možete sažeti ciljeve i njihove povezane KPI-ove u proračunskim tablicama.
Organizirajte sastanak
Tijekom sastanka ne biste trebali samo proći kroz sva pitanja, već i dati ljudima priliku da govore iskreno i izraze svoje mišljenje. Potaknite sudionike da to učine, ali pokušajte ne prekidati druge i vraćati se na one koji su prekinuti.
Često je učinkovitije prepustiti vođenje i kontrolu sesije domaćinu (moderatoru). To omogućuje direktoru da prijeđe u isto polje sa zaposlenicima i prijeđe s praćenja događaja na aktivnu interakciju s menadžerima i rješavanje problema.
Vodite bilješke tijekom sastanka
Morate zabilježiti glavne točke, ideje, podatke, vremenske okvire i sve druge važne informacije o kojima raspravljate na sesiji jer će vam biti od koristi u daljnjem taktičkom planiranju.
Svaki odjel uvijek ima razumijevanje koliko je vremena potrebno za obavljanje određenog zadatka. To omogućuje da se već tijekom sesije ocrta indikativno Pojmovi.
Voditelji obično prikupljaju informacije dok idu, ali opće izvješće treba pripremiti i nakon sesije.
U našoj tvrtki za to je odgovoran moderator. Odnosno, on ne samo da organizira i nadzire sastanak, već i generira izvješće o donesenim odlukama.
Zatraži povratnu informaciju
Zahvaljujući njemu možete vidjeti različite točke gledišta i saznati što Kolege obratite posebnu pozornost. I također - potaknuti njihovu međusobnu interakciju.
Zamolite sudionike da napišu sve probleme. Još bolje, upotrijebite aplikaciju ankete da vidite njihove odgovore u stvarnom vremenu. Na primjer, to mogu biti pitanja koja se tiču općeg osjećaja učinkovitosti sesije i raznih organizacijskih pitanja, kao i želje za buduće događaje.
Za koga je ovaj alat?
Vjerujem da bez toga posao ne može postojati planiranje. Njima se uvijek treba baviti - bez obzira na nišu i format vašeg rada.
Bez vlastite strategije, riskirate pogrešno odrediti prioritete ili previdjeti probleme određenog odjela, što će sve utjecati na krajnji rezultat cijele tvrtke. Kao rezultat toga, prije ili kasnije, interni problemi postat će veći i destruktivniji za tvrtku.
Strateške sesije pomoći će da se s njima nosite i uspostavite tijek rada. Stoga će, po mom mišljenju, biti korisni za sve timove s više od 3-4 osobe.
Uostalom, što više odjela imate odgovornih za pojedina pitanja, to veća nejedinstvenost lidera može biti. A uz pomoć strateških sesija možete uskladiti planove tvrtke i osigurati najbolje razumijevanje unutar nje.
Pročitajte također🧐
- 3 otrovne fraze koje izvršni direktori ne bi trebali reći
- Kako inspirirati zaposlenike da zajedno postignu više
- 5 znakova dobre tvrtke koje bi svaki vlasnik tvrtke trebao imati na umu