10 načina da svoj radni kalendar učinite što učinkovitijim
Miscelanea / / June 14, 2022
Uzmite slobodno vrijeme za rješavanje problema i odustanite od upravljanja vremenom.
Koje uspješne duete poznajete? Batman i Robin, čips i nogomet, Olivier i Nova godina. Znate što još dobro ide zajedno? Vaš kalendar i produktivnost. Ozbiljno, pokušajte poboljšati samo jednu stvar bez poboljšanja druge - malo je vjerojatno da ćete uspjeti. Evo nekoliko načina da svoj radni kalendar pretvorite u učinkovit alat za postizanje vaših ciljeva.
1. Zakažite godišnji odmor kako biste riješili probleme
Svatko ima neriješene zadatke koje treba dovršiti ili započeti projekte kako bi izgradili, na primjer, posao svojih snova. Ali rijetko nađemo vremena za sve to.
Jednostavna formula pomoći će riješiti problem: vrijeme × maksimalna koncentracija na jedan zadatak. Ako nema dovoljno vremena, tada je potrebno još više povećati koncentraciju. A za to morate ukloniti sve smetnje.
Započnite s pitanjem što trebate naučiti kako biste napredovali u svojoj karijeri. Najvjerojatnije ćete smisliti nekoliko vrlo velikih zadataka koje je teško preuzeti u nedostatku slobodnog vremena. I tu dolazimo do najvažnijeg – odmora za rješavanje važnih zadataka i problema. Evo kako to organizirati:
- Odvojite 2-3 dana ili bilo koju drugu količinu vremena u svom kalendaru koja će vam pomoći da ostvarite značajan napredak.
- Dodajte još jedan dan. Za što? Većinu vremena precjenjujemo svoje snage.
- U ovom trenutku se potpuno usredotočite na zadatak.
Tretirajte ovo razdoblje kao normalan odmor. Završite sve tekuće radne projekte unaprijed. Upozoriti kupce ili kolegamada ovih dana nećeš biti u uredu. Uključite automatski odgovor u svojoj pošti kako vam ništa ne bi ometalo pažnju. Multitasking i društvene mreže također su strogo zabranjeni. Vaš zadatak je usredotočiti se na rad i napredak.
2. Raspored godinu dana unaprijed
Planiranje cijele godine unaprijed zvuči kao monumentalan zadatak. Osim toga, nemoguće je točno predvidjeti što će se dogoditi u budućnosti. Naravno, sve su to jako dobri argumenti. Međutim, dugoročni plan može biti ključ za dobro upravljanje vremenom.
To ne znači da ste dužni zapisivati svaku minutu sljedećih 365 dana. Dodajte samo najvažnije u svoj kalendar: redovite sastanke, sastanke, rođendane, odmor, putovanja, događaji i zadaci koji se ponavljaju. Ovaj pristup pomoći će smanjiti razinu stresa i osigurati da svaki dan radite na stvarno važnim stvarima.
3. Stvorite svoj savršeni tjedan
Sada kada imate svoj cjelokupni plan, vrijeme je da malo suzite stvari planiranjem svog tjedna. To se može učiniti svake nedjelje.
Liječiti planiranje kako rasporediti budžet, samo u ovom slučaju trebate rasporediti svoje vrijeme. I, kao i s novcem, prvo ćete ga “potrošiti” u svom planu, zapisanom na papiru.
Također možete smisliti teme za svaki tjedan – velike zadatke na kojima ćete raditi sljedećih 7 dana.
4. Pojednostavite svoj dnevni raspored
Nema smisla praviti složen i dug plan, naprotiv, što jednostavnije to bolje.
Neki ljudi koriste shemu prema kojoj trebate istaknuti tri glavna zadatka dana. Ovo može biti učinkovito, ali ova metoda također ima nekoliko praznina. Na primjer, možete odabrati pogrešne zadatke. Ili je netočno odrediti vrijeme potrebno za njihovo dovršenje. Osim toga, uvijek se iznenada mogu pojaviti drugi slučajevi, što učiniti s njima?
Lako je smisliti jednostavan, ali učinkovit plan. Gledaj bistri dan rasporedSlika dana: Dnevni raspored Benjamina Franklina / The Atlantic jedan od osnivača Sjedinjenih Država, Benjamin Franklin. Čak je bilo mjesta i za dobre navike.
- Uključite se u dan: tuširanje, doručak, osobni zadaci, priprema za posao (3 sata).
- Jutarnji zadaci (4 sata).
- Analiza tekućih projekata i ručak (2 sata).
- Dnevni zadaci (4 sata).
- Večera, odmor i kraj radnog dana (4 sata).
- San (7 sati).
Ovaj raspored možete koristiti kao predložak, a zatim ga dopuniti vlastitim zadacima.
5. Pazite na cirkadijalne ritmove
Unutar svakog od nas postoji poseban “sat” koji raspoređuje energiju tijekom dana. To su cirkadijalni ritmovi. Oni podržavaju osnovne funkcije u našem tijelu, kao što su spavanje i budnost. Ako ste ikada putovali u grad ili državu s drugom vremenskom zonom, onda vjerojatno razumijete koliko je teško prilagoditi se drugačijem ritmu.
Isto vrijedi i za radni kalendar. Pokušajte rasporediti zadatke u njemu ovisno o cirkadijanskim ritmovima: najvažnije je planirati za podne ili 18:00, najlakše - za rano jutro, 15:00 ili kasno navečer. A najbolja stvar je pratiti razinu svoje aktivnosti tijekom dana. Možda ćete biti produktivniji u ponoć nego u podne.
6. Pravite pauze
Mnogi od nas pogrešno vjeruju da su pauze gubljenje vremena. Na kraju, tih 15-20 minuta bolje je potrošiti na važne zadatke.
Zapravo, ovaj pristup produktivnosti odavno je zastario. Štoviše, redovite pauze mogu uvelike poboljšati učinkovitost. Ali i njima treba pristupiti odgovorno.
Rasporedite pauze unaprijed, po mogućnosti u skladu s cirkadijanskim ritmovima, i odredite kako ćete provoditi svoje slobodno vrijeme. Na primjer, prošetati na otvorenom ili vježbajte u teretani.
Glavna stvar je pronaći zlatnu sredinu. Ostalo ne biste trebali zlorabiti, ali rad bez prestanka vam neće donijeti zadovoljstvo. Postavite mjerač vremena za svoj odmor i tretirajte ga kao još jedan važan sastanak ili zadatak.
7. Prestanite koristiti upravljanje vremenom
Možda zvuči kontraproduktivno, ali istina je da je vrijeme gotovo nemoguće kontrolirati. Dakle, morate se usredotočiti na ono što možete kontrolirati. Kako biste sebe i svoj kalendar učinili boljim, obratite pozornost na nekoliko područja:
- Energija. Umjesto buldožera kroz nove izazove, odmorite se kad ste umorni. Tako vraćate energiju i povećavate učinkovitost.
- Prioriteti. Stavite ih u svoj kalendar i prvo radite na prioritetnim zadacima. Nemojte trošiti energiju na zadatke koji se mogu delegirati, odgoditi ili zanemariti.
- Mozak. Neuroplastičnost je sposobnost mozga da stvara nove i obnavlja izgubljene neuronske veze. Što češće vježbate određene zadatke, to vam postaje lakše raditi na njima.
- Esencija. Uklonite nepotrebno smeće iz svog kalendara, poput zadataka koji su premali, i usredotočite se na najvažnije.
- Usredotočenost. Ovdje je drugačije tehnologija. Na primjer, Pomodoro - 25 minuta rada i 5 minuta odmora. Ili pravilo 52/17 – 52 minute rada i 17 minuta pauze. Ovo će zadržati vašu pažnju tijekom dana.
- Emocije. Negativna iskustva ne samo da ometaju, već i iscrpljuju. Dodajte zabavne aktivnosti u svoj kalendar i odvojite vrijeme za brigu o sebi. Na taj način možete izbjeći izgaranje.
8. Natjerajte se da promijenite zadatke
Da biste se motivirali, uključite kalendarske podsjetnike na pametnom telefonu ili čak postavite uobičajeni kuhinjski mjerač vremena. Glavna stvar je da vas zvuk ne nervira, već nježno nagovještava kada je vrijeme da se prebacite na sljedeću stvar. To će vam pomoći da se pridržavate svog rasporeda bez odvajanja od prethodnih zadataka.
9. Ne bojte se prostora
Ako pažljivo planirate stvari, vjerojatno ćete primijetiti praznine u svom kalendaru. I to je apsolutno normalno. U okviru razumnog, naravno. Ako postoji pauza od dva sata između zadataka, vrijedi razmisliti, ali stanka od 30 minuta je sasvim prirodna. Za to vrijeme možete se pripremiti za novi sastanak, riješiti hitne stvari, obaviti težak zadatak, meditirati, napraviti nekoliko vježbi istezanja ili procijeniti svoj napredak za taj dan.
10. Izbjegavajte uzorke
Elektronički kalendari prema zadanim postavkama dodjeljuju standardni sat za svaki zadatak, ali to nije najbolji izum. Mnogo je stvari koje se mogu napraviti za 30 minuta. A najvažnije informacije s radnog sastanka mogu lako stati u 15 minuta.
Nemojte se oslanjati na standarde – odvojite onoliko vremena za rad koliko vam je stvarno potrebno.
Pročitajte također🧐
- 15 značajki Google kalendara koje biste trebali maksimalno koristiti
- Zašto je kalendar bolji od popisa obaveza
- Kalendar koji će sve posložiti u životu