7 tajni koje stručnjaci za produktivnost koriste kada to ne uspiju

Kad je posla sve više, počinjemo se utapati u projekte i probijati rokove. Bacite stresove života i popis obaveza postaje poput Everesta, koji je nemoguće osvojiti. Iznenadili biste se, ali stručnjaci za produktivnost suočavaju se s istim problemima. Posebno za ove slučajeve, oni imaju neka jednostavna, ali vrlo učinkovita rješenja.

1. Pitati za pomoć

Čim urednik časopisa Wired Alan Henry shvati da je preuzeo previše projekata, staje i razvrstava zadatke po važnosti.

“Ovo je najteži dio. Ali ne zato što trebate organizirati zadatke – to je lako – nego zato što trebate napraviti pauzu i realizirati cijeli opseg posla. Ponekad se čini glupim uzeti pauzu samo da biste kasnije ponovo počeli raditi, pogotovo kada ste preopterećeni ili ne možete pratiti korak. Ali potrebno je vratiti jasnoću misli. Prošećite, popijte čašu vode, pobrinite se da ručate”, kaže Henry.

Nakon takve stanke preporučuje podjelu stvari po prioritetu, važnosti i sposobnosti delegiranja. Potonje u ovom slučaju ne znači “dati nekome”. Poanta je odvojiti više vremena za neke zadatke, s nekima kontaktirati kolegu, a neke odbiti.

Henry savjetuje da se ne srame pitati za pomoć. Ne morate sami biti odgovorni za sve. Ako imate priliku osloniti se na kolege, iskoristite je.

2. Zapišite sve na papir

Konzultantica za upravljanje vremenom Anna Dirmon Kornik voli zapisati svoja razmišljanja i razmišljanja na papir. Ona dijeli list na četiri jednaka dijela. Prvi je za zadatke koje je apsolutno potrebno obaviti, drugi za obavljanje, treći za obavljanje, a četvrti za obavljanje. Zatim vještak raspoređuje predmete u kategorije, a zatim, već unutar svake od njih, po prioritetu.

Cornick ovu tehniku ​​uspoređuje s cjedilom, koje pomaže "napregnuti" zadatke, ostaviti najvažnije, razumjeti odakle početi i mirno se baciti na posao.

3. Riješite se viška

Autor knjige "Moja produktivna godina" Chris Bailey redovito navodi sve tekuće projekte. A onda čini isto što i Alan Henry: odlučuje koji se slučajevi mogu napustiti, a koji se mogu prenijeti na druge.

Bailey raspoređuje preostale projekte prema rokovima. Ako nema vremena za nešto, pokušava upozoriti da će zadatak kasniti. A ako shvati da će završiti, naprotiv, prije roka, obavještava da će ga biti moguće zatvoriti unaprijed.

4. Priznaj da to ne možeš

Savjetnica za upravljanje vremenom Pamela L. Reed pokušava dosljedno raditi na zadacima, ali ponekad se i dalje ometa. U takvim trenucima pomaže joj nekoliko praksi:

• Saznaj gdje je. – Vrti mi se u glavi, trebam pomoć!
• Postavite prioritete i shvatite: posao se mora obaviti sada ili u bliskoj budućnosti, ili se može odgoditi za kasnije.
• Ograničite ometanja – manje provjeravajte društvene mreže ili odvojite određeno vrijeme za male zadatke koji se ponavljaju.
• Zatvorite vrata, ostanite sami, dajte si određeno vremensko razdoblje i uronite u zadatke.

5. Brzo komunicirajte s drugima

Konzultantica za produktivnost Rachel Izip radije radi pauzu jer rad na više zadataka odjednom dovodi do preopterećenja informacijama. U pauzi ne provjerava e-poštu ili telefon i ne pokušava preuzeti prvu stvar na koju naiđe kako bi barem nešto završila, već se pokušava smiriti i odlučiti što dalje.

Stručnjak pažljivo promatra same projekte s rokovi te određuje da li ih treba raditi samostalno ili je to timski rad. Ako radite u tandemu, morate odmah komunicirati. Na primjer, napišite "Ovo je naš novi rok" ili "Moći ću vam pokazati svoj dio posla do kraja dana." U svakom slučaju, trebali biste što prije upozoriti svoje kolege na ono što se događa.

6. Postavite jedno pitanje za pojašnjenje

Poslovna trenerica Kathy Wussow vjeruje da jasni prioriteti pomažu nositi se s blokadom na poslu. Ako imate voditelja projekta ili šefa, ponekad je samo pitanje da im se obratite: „Evo projekata koje trenutno imam. Koji je prioritet?

Ako sami odredite važnost zadataka, upotrijebite ovo pitanje: „Koji od zadataka treba odmah riješiti ili ukloniti s popisa kako bi se i drugi mogli riješiti ili olakšati”? Odgovor će vam pomoći da shvatite odakle početi.

7. smiri se

Stručnjak za produktivnost Samphie Wye napominje da ljudi obično traže jednostavna rješenja za probleme. Međutim, da biste bili istinski produktivni, morate redovito prakticirati upravljanje stresom, biti uporni, biti sposobni odrediti prioritete te upravljati vremenom i zadacima.

Sama Wye prije svega rješava svoje osjećaje - meditira ili se bavi drugim praksama. "Shvaćate da ste postigli rezultat kada srce počne kucati normalnim tempom, mišići, donja čeljust, pa čak i obrve se opuste, a disanje se ponovno ujednači", objašnjava stručnjak.

Zatim zapisuje zadatke koje treba izvršiti. “Problem je puno lakše riješiti kada ga vidite pred svojim očima”, kaže Wye. Nakon toga ona koristi Eisenhowerova matrica — bavi se hitnim i važnim stvarima, raspoređuje vrijeme u rasporedu za važne, ali ne hitne, delegira drugima hitne poslove koji nisu dio njezinih dužnosti, a precrtava ostale.

Ako se ne možete usredotočiti, Samphie Wye savjetuje da pokušate pomaknuti rok. “Najčešće me iznenadi koliko razumijevanja ljudi pokazuju prema mojim problemima”, napominje stručnjak.