Kako pomoći novom zaposleniku da se prilagodi ako je posao udaljen
Miscelanea / / December 01, 2021
Uputa za one koji ne žele da ljudi pobjegnu iz tvrtke za nekoliko tjedana.
Anastasia Borovskaya
S početkom pandemije koronavirusa tržište rada dramatično se promijenilo. Intervjui su prešli u online format, tvrtke su premjestile zaposlenike na udaljenu lokaciju, a za prijavu za posao više ne morate dolaziti u ured.
U nepoznatoj stvarnosti prestale su funkcionirati davno uvriježene metode onboardinga za zaposlenike: sada se pridošlice možda neće pojaviti u uredu tjednima ili čak živjeti u drugom gradu.
Kako se online onboarding razlikuje od uobičajenog
Na prvi pogled čini se da je rad na daljinu odlična opcija za početnika. Ne mora komunicirati s brbljavim kolegama, gubiti vrijeme da impresionira „staru gardu“ ili održava kakav-takav imidž. Zapravo, sva komunikacija bit će poslovna i rjeđa.
A upravo je to glavna poteškoća online onboardinga. Novi zaposlenik je izvan svog uobičajenog uredskog života. Ne kuha u zajedničkom kotlu korporativnih vrijednosti: ne razgovara s kolegama u pauzama, ne komunicira nepotrebno s ljudima iz drugih odjela i propušta zajedničko
aktivnost. I takva osoba vjerojatno neće imati vezanost za ugodan ured na lijepom mjestu. Dakle, puno je teže motivirati novog zaposlenika i zadržati ga/ju duže vrijeme.Osim toga, u uredu i na udaljenoj lokaciji, alati za prilagodbu značajno se razlikuju.
Zadatak | Ured | Daljinski |
Upoznavanje s tvrtkom (misije, vrijednosti, korporativna kultura) | Velkam-treninzi, korporativni suveniri, prezentacije | Službeni dokumenti i prezentacije, online sastanci |
Upoznajte tim | Izleti po uredu, dočeki, planiranje sastanaka uz upoznavanje i objašnjenje zadataka | Online sastanci |
Korporativni događaji | Teambuilding, korporativna događanja offline, cjelodnevni trening, zajednički obroci, pauze za dim | Igre, zabave i treninzi online |
A tvrtke ili koriste neradne sheme i ne nose se s prilagodbom novopridošlica na udaljenu lokaciju ili općenito zaboravljaju na onboarding kada je riječ o udaljenim zaposlenika. Ovi potonji ostaju sami kod kuće i ne nudi im se nikakva pomoć ili smjernice. I onda ljudi brzo napuštaju tvrtku, a da zapravo nikoga ne prepoznaju.
Koji su glavni zadaci online prilagodbe
Dvije su stvari koje treba uzeti u obzir kada provodite daljinsko uključivanje.
- Važno je da se zaposlenik osjeća kao dio tima, čak i ako nije u uredu. Za to je potrebno stalno biti u kontaktu s osobom i pravovremeno pomoći u nastalim problemima. A u novim uvjetima imaju ih svi.
- Potrebno je da zaposlenik jasno razumije što se od njega očekuje i na što on sam može računati. O uvjetima rada, zadacima i mogućnostima bolje je dati najpotpunije informacije u prvim danima.
S jedne strane, pomoći će pridošlicu da izbjegne komunikacijske nedostatke i da se bolje osjeća u timu bez previše osjećaja stres zbog poteškoća. S druge strane, omogućit će osobi da jasno razumije svoje odgovornosti. Drugi izazov jednako je važan kao i prvi: ankete pokazuju da je neusklađenost očekivanja i stvarnosti čest razlog odlaska. Dakle, ona je bila ta koja je imenovanaStudij o naciji tražitelja posla 2018. / Jobvite 43% intervjuiranih zaposlenika od onih koji su otišli u prva tri mjeseca rada.
Tko bi trebao biti uključen u proces prilagodbe
Bolje je unaprijed definirati te ljude, kako bi svi jasno razumjeli svoje zadatke i uloge. U ovom slučaju postoji vjerojatnost da će neka vrsta slijepih mrlja ostati. Vrijedi privući onboarding:
- HR menadžer. Organizacijski će teret pasti na njega. Morat će izraditi plan prilagodbe, uputiti voditelja i mentora te uvesti pridošlicu u tvrtku.
- Izravni menadžer. On je taj koji postavlja zadatke, kontrolira rad, daje povratne informacije i rješava ključne probleme.
- Mentor. Može biti kao jedan od kolegamai vođa. Mentor pomaže u svakodnevnim aktivnostima, upoznaje sa specifičnostima posla i tvrtke, dijeli life hacks i podržava novajlija.
- Članovi tima. U pravilu se radi o djelatnicima odjela u kojem se osoba zaposlila. Njihova zadaća nije samo sudjelovanje na zajedničkim sastancima, već i osiguranje i podrška pridošlicu.
Kako organizirati svoj prvi radni dan za početnika
Glavni zadatak je upoznavanje s tvrtkom i zaposlenicima, kao i definiranje radnih zadataka za bližu budućnost.
Upoznavanje s vrijednostima tvrtke
U nekim tvrtkama novopridošlicama se odmah šalje hrpa dokumenata poštom i nudi im se da se s njima upoznaju. Kao rezultat, osoba može cijeli dan čitati opise poslova i proizvoda, gledati prezentacije samo o misiji i vrijednostima tvrtke.
To nije najbolja ideja: važno je da zaposlenik prvo upozna korporativnu kulturu na stvarnim primjerima, a tek onda objedinjuje informacije uz pomoć dokumenata i drugih materijala.
O tvrtki i njezinim vrijednostima najbolje je razgovarati osobno. Za to je prikladan Welkam trening ili sastanak s voditeljem.
Prvi format je prikladan kada je u tvrtku odjednom došlo nekoliko novih ljudi. U tom slučaju zgodno je organizirati online konferenciju na kojoj će HR manager ili voditelj HR odjela govoriti o tvrtki. Važno je osloniti se na konkretne primjere. Dakle, ako su vrijednost organizacije ljudi, vrijedi opisati kako se o njima brine (na primjer, pruža se psihološka obuka).
Prvi susret s voditeljem
Ako se ne planira wellness trening, menadžer bi pridošlicu trebao reći o korporativnoj kulturi na prvom sastanku. Također treba razgovarati o:
- zadaci i odgovornosti zaposlenika, što konkretnije to bolje;
- tehnički aspekti rada, na primjer, kako se postavljaju i kontroliraju zadaci, postoji li sustav izvješćivanja, koje usluge se koriste;
- propise za planiranje i sastancima;
- osobitosti interakcije s voditeljem o radnim pitanjima (gdje i kada je bolje pisati);
- plan za prvi dan.
Tijekom razgovora važno je razabrati nekoliko važnih nijansi o kojima početnici obično brinu:
- koliko dugo treba čekati odgovor na zadatke prije nego što se podsjetiš na sebe;
- koliko je jasno reguliran radni dan i u koje sate i dane ne možete biti u kontaktu (na daljinu ljudi često prezaposle, pa je važno reći u koje vrijeme mogu biti mirni);
- kako se formira raspored godišnji odmorikada je moguć prvi godišnji odmor i na koliko dana se daje;
- koja su pravila donesena u poduzeću o bolovanju i odmoru;
- kojim danima i u kojim dijelovima se isplaćuje plaća.
Sastanak s kolegama
Može ga organizirati HR menadžer ili izravni menadžer. Potrebno je pozvati i druge djelatnike odjela u koji je pridošlica došao, uključujući i mentora, ako njegovu ulogu nije preuzeo sam šef.
Sam sastanak najbolje je obaviti usred dana, kao na primjer u Zoomu. Za početak, zamolite početnika da se predstavi. Ako je sramežljiv, menadžer može sam opisati novog zaposlenika i tek mu onda dati riječ.
Onda neka pričaju o sebi kolegama. Samo ih zamolite da unaprijed razgovaraju ne samo o radnom iskustvu, obrazovanju, hobijima, već i o svom području odgovornosti i mogućim kontaktnim točkama s pridošlogom. Zahvaljujući tome, znat će kome i zašto se može obratiti.
Sastanak s voditeljem na kraju dana
Potrebno je saznati kako je prošao prvi dan zaposlenika, koja su mu pitanja bila i koje su se poteškoće pojavile.
Kako biste izbjegli jednosložne odgovore, možete postaviti dodatna pitanja koja će vam pomoći da bolje analizirate početničke emocije i misli:
- Što vam se najviše svidjelo? Koje su stvari izazvale ugodne emocije, a koje - tjeskobu?
- Koliko su jasni i praktični alati za rad? Na kakve ste poteškoće nailazili tijekom korištenja?
- Kako je osoba razumjela svoje zadatke i odgovornosti? Može li ih detaljno opisati?
- Kako zaposlenik planira organizirati svoj rad u narednim danima? Gdje započeti? Što očekuje da će postići?
Kako organizirati svoj prvi tjedan rada za početnika
U ovoj fazi važno je početniku pružiti smirenost i sigurnost. Stoga morate sastaviti jasan raspored sa svim poslovima i projektima u kojima će zaposlenik sudjelovati. Najvjerojatnije će to biti razni online sastanci na kojima će sudjelovati voditelj, mentor ili tim.
Osim toga, morate odvojiti vrijeme za:
- Analizirajte poslovne procese. Potrebno je još jednom reći o svim organizacijskim točkama, propisima i standardima koji su važni za zaposlenika. Što potonji bolje razumije mehaniku rada, to će se brže moći prilagoditi.
- Opišite motivacijski sustav. Potrebno je da početniku bude potpuno razumljiv. Mora znati kako se obračunava plaća, koje bonuse može dobiti, što KPI mora biti napravljeno.
- Upozorite na moguće probleme. U svakom poslu postoje uska grla koja mogu dovesti do slijepih ulica. Stoga je važno razgovarati o najčešćim problemima i reći vam kako postupiti u tim situacijama. Bolje je upozoriti početnika na sve moguće poteškoće.
Voditelj tečno ispituje sva ta pitanja prvog dana rada početnika. Međutim, nemoguće je asimilirati tako veliku količinu informacija odjednom. Morat ćete to ponoviti nekoliko puta kako zaposleniku ništa ne bi nedostajalo. Osim toga, početnik može biti uključen u nekoliko projekata odjednom. I važno je analizirati specifičnosti svakog od njih.
Kako organizirati prvi mjesec rada početnika
U tom razdoblju trebate izgraditi radni proces, stoga je važno da voditelj ili mentor stalno prati pridošlicu i da je u kontaktu. To će vam omogućiti kontrolu i vodič zaposlenika i ne ostavljajte sami s problemima.
Najprikladniji način je interakcija putem online sustava za postavljanje problema. Uz njihovu pomoć možete pratiti radni proces i sate aktivnosti zaposlenika (na primjer, kada stvara zadatke ili je, u principu, u sustavu). To će spriječiti prekovremeni rad ili, obrnuto, nepotrebni nemar. I također - razumjeti koji zadaci uzrokuju više problema za početnika.
Posebnu pozornost treba posvetiti povratnim informacijama. Trebao bi biti konstruktivan, jasan i dosljedan. U prvih mjesec dana, bolje je komunicirati s novakom barem nekoliko puta dnevno pomoću videopoziva ili instant messengera. Tijekom takvih razgovora trebate razjasniti zadatke, riješiti pogreške, pomoći da se nosite s poteškoćama i uvjerite se ako nešto pođe po zlu.
To ne znači da je potrebno pratiti akciju svakog novaka. Glavna stvar je jasno postaviti zadatak za njega, dati sve potrebne inpute, uspostaviti kriterije procjene i odrediti kako i kada će zaposlenik dobiti povratnu informaciju o obavljenom poslu.
Kako procijeniti rezultate prilagodbe
Iako probni rad često traje tri mjeseca, do kraja prvog zaposlenik se mora u potpunosti prilagoditi novom poslu. Predugačak proces onboardinga je neisplativ poslovanje na kraju krajeva, važni su stvarni rezultati.
Zato je, nakon rezultata prvog mjeseca rada, korisno održati online sastanak za pridošlicu s voditeljem ili HR menadžerom. Tijekom razgovora vrijedi provesti malu anketu.
- Koliko posao ispunjava osobna očekivanja? Koje trenutke volite, a koji vas sramote?
- Kako je strukturirana komunikacija s kolegama? Koliko brzo i učinkovito uspijevate riješiti radne probleme s njima? Koji su problemi?
- U kojem smjeru se osoba planira kretati u okviru posla? Koji su vaši osobni ciljevi i zadaci?
- Jesu li ključni ciljevi tvrtke jasni? Odnose li se na radne zadatke?
- Koje emocije izaziva rad u tvrtki? Koliko je tjeskobno ili zabavno bio prvi mjesec?
- Jeste li imali tehničkih poteškoća pri radu sa službama unutar tvrtke?
Odgovori na ova pitanja pomoći će da se procijeni koliko je pridošlica samouvjeren i miran, je li raspoložen za rad u tvrtki i koje probleme treba riješiti.
Tijekom sastanka također je važno dati detaljnu povratnu informaciju: razgovarati s pridošlogom o njegovim prednostima i slabostima i svakako pohvaliti. Kada se raspravlja o vještinama koje zahtijevaju razvoj, potrebno je dati posebne preporuke. Ako menadžer smatra novog zaposlenika vrlo perspektivnim, potonjem se već u ovoj fazi može ponuditi dodatna obuka.
Ako je razgovor produktivan, onda će se pokazati da povećava lojalnost zaposlenika i njegovo povjerenje da će se moći udobno i efikasno raditi za ovu tvrtku.
Pročitajte također🧐
- 20 kvaliteta i vještina koje bi trebao imati pravi vođa
- Kako napraviti više, ispravno postaviti zadatke i upravljati vremenom zaposlenika
- 5 vještina nedostaje vođama prema zaposlenicima