10 savjeta koji će vam pomoći da efikasno radite od kuće
Njegov Rad / / January 07, 2021
1. Stvorite jedinstveni radni prostor za sve zaposlenike
Nemojte to prenositi na podređene, inače će se ustaljeni procesi pretvoriti u kaos kad zaposlenici ne vide međusobni rad i ne razumiju tko je za što odgovoran. Kao rezultat toga, elementarni zadaci su inhibirani, radnici gube angažman, a učinkovitost rada teži nuli.
Evo minimalnog skupa alata koji bi vam mogli biti korisni:
- Upravitelj zadataka. Prikladno je s njim postavljati zadatke, nadgledati opterećenje odjela i svakog zaposlenika.
- Opći kalendar. Pomoći će vam da održite raspored odmora i slobodnih dana, a također planirate važne događaje poput telefonskih poziva s klijentima ili kolegama, tako da ne morate osobno podsjećati sudionike sastanka na njih.
- Glasnik za rješavanje hitnih problema. Možete stvoriti općeniti chat za cijelu tvrtku i manje chat sobe za pojedinačne timove i projekte.
- Skladišta podataka u oblaku i rješenja za dokumente. Oni će biti korisni za suradnju tijekom poziva, a dijeljenje veze jednostavnije je od slanja dokumenata i teških datoteka poštom ili u messengeru.
Ova će vam usluga pomoći da organizirate jedinstveni informativni prostor za cijeli vaš tim. Bitrix24 je vrsta korporativne društvene mreže na kojoj možete stvarati grupe, pisati postove i objavljivati vijesti iz tvrtki. Stvorite stranicu tvrtke, tamo pozovite sve zaposlenike i radite baš kao u uredu, samo od kuće. Postavite zadatke i pratite njihov napredak, otvorite općeniti chat za tvrtku, održavajte sastanke za planiranje i video konferencije, zakažite sastanke u kalendaru. Postoji zajednički pogon za spremanje važnih dokumenata, a CRM će vam pomoći da zadržite kontrolu nad interakcijama s kupcima.
Isprobajte besplatno
2. Budite u kontaktu s onima koji rade od kuće
Daljinski rad nije razlog da zaboravite na disciplinu i prijeđete na slobodan raspored, kada se vrijeme za radne aktivnosti raspoređuje prema principu "Ja ću to učiniti, ali onda." Na glavnoj skupštini recite zaposlenicima o novom formatu rada i postavite granice radnog dana: na primjer, od 9 do 18 sati, svi bi trebali biti u kontaktu, a na odmor morate upozoriti barem par dana.
Iako svi radite na daljinu, i dalje ste jedan tim. Dijelite vijesti o tvrtkama, redovito (barem jednom tjedno) govorite o izvršenim zadacima i novim planovima, javno proslavite uspjeh odjela. Konačno, ne zaboravite svojim zaposlenicima čestitati rođendan. To će pomoći u održavanju timskog duha, a podređeni se neće osjećati zaboravljeno i prepušteno svojoj sudbini.
3. Unesite pravila za čavrljanje
Razgovori su prikladan alat, ali imaju svoje nedostatke. Stalni tok poruka odvlači pažnju kao i brbljanje susjeda u uredu, pa ima smisla kako bi se razlikovala komunikacija i započeli zasebni chatovi za hitna pitanja i sve vrste razgovora, ne relevantne. I ovaj chat se može mirne savjesti prikriti i ponovno pročitati nakon završetka radnog dana.
Ne koristite chat za rješavanje složenih problema kada trebate dobiti mišljenje svih članova tima. Na izlazu ćete primiti puno poruka, ali nećete doći ni do jednog rješenja koje svima odgovara. Bolje je dogovoriti poziv i u chatu zabilježiti ono s čime ste završili.
I pokušajte ne stvarati nepotrebnu buku: ne dijelite jednu poruku na desetak u stilu „Zdravo. Evo ga. Zadatak je nov. " Poštujte tuđe vrijeme i nemojte prisiljavati sugovornika da mu stalno odvlače obavijesti.
4. Redovito videopozivajte s timom
Prvo, pomoći će vam da zadržite puls i preraspodijelite opterećenje ako se jedan zaposlenik guši zadacima, a drugi pati od praznog hoda. Kao drugo, dobar je alat za praćenje raspoloženja podređenih: uostalom, kratke poruke u chatovima ne prenose intonaciju, a tijekom osobnog razgovora možete saznati što koga brine.
Ne zvonite za show. Planirajte sadržaj svakog razgovora, unaprijed obavijestite sve sudionike o čemu će se raspravljati i kao rezultat toga stvorite protokol sastanka: što su odlučili, koje su zadatke postavili i tko je odgovoran za njihovu provedbu. Ne morate zvati svaki tjedan da biste pratili kako tvrtka radi. Zaposlenici mogu samo redovito komunicirati sa svojim menadžerima i oni će vam već podnijeti izvještaj.
5. Sastavite jasan raspored rada
Svaki zaposlenik trebao bi imati pristup svim informacijama koje bi mogle biti potrebne tijekom rada. To je posebno važno za početnike: moraju biti ažurirani, a prilagodba na udaljenom mjestu može potrajati dulje nego kod komunikacije uživo u uredu. Kako se novi zaposlenik ne bi izgubio u protoku informacija, dodijelite mu kustosa koji će moći odgovoriti na sva pitanja o tome kako funkcionira život i rad tvrtke.
U idealnom slučaju, baza znanja o radu tvrtke trebala bi biti uređena na takav način da, čak i ako se ključni zaposlenici razbole ili odu na godišnji odmor, procesi ne zastanu. Stvorite dokumente koji detaljno objašnjavaju što treba raditi u tipičnim radnim situacijama i učinite ih javno dostupnima.
6. Snimite sve zadatke u zadatke
Ovo pravilo treba primijeniti ne samo tijekom prisilnog uklanjanja. Ne oslanjajte se na usmene dogovore: ako ne postoji zadaća, neće biti rezultata.
Evo jednostavnih pravila pomoću kojih će se zadaci rješavati učinkovito i na vrijeme:
- Jasno odredite svoj zadatak. Ne tjerajte podređene da se igraju vidovnjaka ili riječima izvlače dodatne informacije. Zaposlenik mora odmah shvatiti što se od njega želi.
- Imenovati odgovorne i izvršitelje. Inače, postoji rizik da će podređeni beskrajno bacati zadatak jedni na druge, a kao rezultat toga, nitko ga neće izvršiti.
- Odredite rokove. Zadatak koji treba obaviti "jednog dana" najvjerojatnije nikada neće biti dovršen.
- Odgovorite na pitanja i dajte povratne informacije. To će izgraditi povjerenje u tim i povećati vjerojatnost uspješnog izvršenja zadatka.
7. Automatizirajte rutinske procese
U uredu je sve jednostavno: ako trebate napisati molbu za godišnji odmor, zaposlenik odlazi u HR, uzima gotov obrazac, ispunjava ga i daje na potpis. U samoizolaciji se uobičajena pitanja pretvaraju u problem: jedan zaposlenik želi uzeti slobodno, a drugi hitno morate potpisati račun za plaćanje, potreban vam je potpis upravitelja, ali nema ga gdje uzeti - ne kod kuće ići.
Izlaz je samo jedan: potražiti načine kako napustiti papirologiju i sav rad s važnim papirima prenijeti u elektronički oblik.
8. Stvorite jasan i transparentan sustav upravljanja
Možda će vas preplaviti sumnje da zaposlenici rade bilo što kod kuće, ali ne i rade. Naravno, kontrola je nužna, ali važno je zadržati zdrav razum. Ako neprestano navlačite podređene i pitate kako stoje stvari s njihovim projektima, oni neće raditi brže, već će se neprestano nakupljati napetost, što će prije ili kasnije rezultirati sukobom.
Dogovorite se s voditeljima odjela da će svako jutro od zaposlenika prikupljati podatke o trenutnom opterećenju i po potrebi ih prenositi vama. Ne kontrolirajte postupak, već rezultat. Dakle, veliki projekti mogu se podijeliti u nekoliko faza s jasnim rezultatom i vremenskim ograničenjem kako bi se novi problemi riješili kako dolaze.
9. Prenesite svoj odjel prodaje na CRM
CRM je automatizirani sustav upravljanja odnosima s kupcima. Jednostavno rečeno, ovo je poseban softver koji bilježi sve kontakte s klijentom od prvog poziva do prodaje.
Na udaljenoj web lokaciji CRM postaje pravi spas za odjel prodaje. Omogućuje vam da minimizirate ljudski faktor: menadžeri neće zaroniti u rutinske operacije, neće zaboraviti pojedinačnih klijenata i uvijek će biti svjesni u kojoj je fazi svaka transakcija i koja bi trebala biti sljedeća korak. A upravitelj može pratiti rad svakog stručnjaka i, ako je potrebno, preraspodijeliti radno opterećenje.
10. Komunicirajte s kupcima putem CRM-a
Situacija: fiksni telefon ostao je u uredu, ali nekako je potrebno razgovarati s klijentima. A kontrolirajte i komunikaciju - inače će biti teško razumjeti zašto je propao obećavajući dogovor. CRM s ugrađenom telefonijom će vam pomoći: omogućuje vam povezivanje ne samo kanala glasovne komunikacije, već i razgovora na web mjestu i putem brzih poruka. Pogodno je odgovarati na pisma i poruke izravno u CRM-u, a cijela povijest interakcije s klijentom odmah pada na njegovu karticu.
Da biste spriječili da upravitelje ne ometa rutina, dodijelite neke zadatke robotima. Oni mogu nazvati ili pisati klijentu i razjasniti podatke za kontakt, odabrati prikladan način plaćanja ili prikupiti povratne informacije o kvaliteti usluge, a zatim u CRM unijeti sve potrebne podatke.
Počnite raditi s Bitrix24