Kako organizirati radni prostor i vrijeme u uredu

Sve počinje s radnog mjesta.

D. Carnegie

Rad započinje s radnog mjesta i njegove organizacije. Naravno, postoje iznimke u obliku kreativnih i jedinstvenih ličnosti, za koje je to pitanje nije tako važno. No, čak i oni imaju svoj sustav kreativnog nereda, iako oni ne priznaju. Većina ljudi rade za redovite stolovima u konvencionalnoj uredskog prostora, a sljedeći savjeti namijenjeni su za njih.

desktop

Pravilno radno okruženje postavlja um na pravom ritmu. Ne čuvati svoju kuću nered, a vi znate gdje je to. Isto tako, na radnom mjestu: sve bi trebalo biti na svojim mjestimaI ništa više što bi moglo odvratiti od glavnog zadatka.

Kako je sve počelo kada je samo doći na posao? Uz desktop. A tu su obično gomile papira razbacanih tiskanice, šalice, neki beskorisni suvenirka i prašine na računalu. A što je unutarnje stanje takve poslove? Nesastavljenoga. Ti si tako, naravno, neće biti uzeti u obzir, ali u podsvijesti već je odlučio sve. Što je stvarnost, kao što su vas. Svijest o ovoj ideji je pokupio, a vaš duh je već nema.

Stalno držati vaše računalo u red. Započnite dan uz brisanje prašine, prilagoditi osvjetljenje, zabilježite korisnih informacija na naljepnice, oprati šalicu kave, ispunite svoje kalendar - postaviti sebi radnu atmosferu. Ovi jednostavni koraci će vam dati energiju za kasnijeg rada.

Idealna radnom mjestu - alat za rad, udoban rasvjete, potrebne pribora i jednostavan namještaj za zaposlenika.

Kako rada: stoji ili sjedi? Vi odlučujete. Vjerujem da sjedi i bolje, ali budite sigurni da Odmorite se: šetnju, ne mala vježba, Čist zrak, da se podigne do 2-3 katova gore. Moj način rada: 45 minuta - zadatak bez prekida, 15-ak minuta pauze, a zatim 01:00 neprekidnog rada i 15 minuta odmora. Tako izgrađen radni dan.

Nemojte zaboraviti o svom ormaru ili arhivu, jer je svaki zaposlenik uvijek akumulira svoj osobni datoteke ili papira datoteke. Također, u pretincu za spremanje osobnih stvari koje ne žele da se vijoriti. Svaka polica i ormarić moraju ispuniti svoju funkciju i ne preklapa se s drugim elementima. Dakle, to će biti lakše raditi s dokumentima i razni dodaci.

elektronsko upravljanje dokumentima

make sigurnosne kopije njihov razvoj, dokumenti, projekti, servis informacije pohranjene na vašem računalu i poslati ih na tvrtke poslužitelja ili oblaka.

Koliko truda i živaca ljudi provode zbog izgubljene informacije! Računalo srušio, obješen, netko slučajno izbrisane važnih podataka. Ne ponavljati svoje greške i napraviti sigurnosne kopije. Ne dopustite okolnosti vas i vaš rad kontrolirati.

Nemojte instalirati nepotrebnih aplikacija, većinu potrebnih operacija provode se u standardnim programskim paketima. Ako ste tečno u određenom alat za taj posao, pitati za savjet ili IT-odjel montaže, daje razloga za učinkovit rad u njemu.

Još jedan jednostavan savjet: pokušajte se držati svoje elektroničke prostora za nešto jedan. Ako uživate usluge „Yandex”, izabrati ih, ako Google usluge - rad s njima. Vi ćete znati sve prednosti i slabosti alata, a također će biti u mogućnosti da brzo postaviti sustav na novu lokaciju. Ne uvijek utrka za svježe programe opravdana.

Na radnoj stanici, stvoriti svoj osobni jednostavnu elektroničku hijerarhiju. Trebali bi što prije pronaći sve svoje stare dokument. To je posebno važno kada se zahtijeva da se odmah odlučite nešto i zaboravi gdje je ta informacija pohranjena.

Svi najvažniji dokumenti su skenirani. Mnogi radnici sukobi između podjele nastaju zbog nekih izgubljenih važnih radova.

planiranje

Jeste li primijetili da je rad ponekad pretvara u kašu: puno zadataka, razgovora, sastanaka, provjera radova. A ti si u strmoj beskrajno. Čini se da rade, ali to teško može nazvati posao. Iza njega svi ne mogu vidjeti ukupnu sliku onoga što se događa, i to je jedan od problema modernog izvedbe: postupci imaju rezultate, previše, ali oni nisu vrlo vidljivi u rutinu.

Da to nije bio, to treba da bude zadatak plana i aktivnosti za dan, tjedan ili čak mjesec dana.

Većina upotreba računala ili dnevnike. Da, to je dobro, ali papir - „RAM-a”, sav prihod je pohranjena u njoj, ali osnovni podaci je izgubljen u izobilju stranica. Prijenosno ili dnevnik - to je arhaičan način planiranja. U dnevniku se ne vidi cijelu sliku događaja, ne shvaćajući kada je bolje napraviti jednu stvar, ali kad je drugi, a također će biti u mogućnosti propustiti ni važan događaj. Ne postoji način da se povući potrebne podatke i provesti sveobuhvatnu analizu. Zamislite koliko bi prelistao stranice kako bi se slagala informacije koje trebate.

Sada postoje mnoge aplikacije i online usluge za organizaciju svog radnog vremena. Vjerujte mi, to treba riješiti, ako želite biti produktivni, bez obzira na situaciju i raspoloženje. To-do-listu danas - to je sve za učinkovitim zadataka i upravljanje vremenom.

Koristim sustav u kontekstu planiranja okoliša Outlook Gleb Arhanđela. Ono što mi se sviđa kod nje: jednostavnost i učinkovitost alata, poznati program, kalendar kombiniranje, zadaci i e-pošte u jedinstveni informacijski prostor, integraciju s uredskim aplikacijama. Ovaj sustav planiranje može trenirati bilo koji zaposlenik za kratko vrijeme.

Evo nekoliko savjeta za organizaciju radnog vremena:

• Planirajte fleksibilan u kontekstu, a ne teško dužan je na vrijeme.
• Saznajte kako razumjeti da je najvažniji, a što nije.
• Lako je dio s manjim poslovima.
• Cijenite kvalitete provodi vrijeme, nego da sama vremena.
• Reci sebi i drugima „ne” kada je to potrebno.
• Započnite dan s teškim i neugodnim zadataka.
• Kada planirate radnih zadataka i projekata, staviti ih rokovi.

Snažan psihološki tehnika - je izbrisano, ili završio zadatak staviti ispred nje krpelja. To će vam dati dodatnu unutarnje energije za postizanje sjajne rezultate. Vidjet ćete da nije sve uzalud.

Rad s e-poštom

Kako organizirati rad s e-mail?

Kao prvo, potrebno je postaviti vrijeme za rad s njom kako bi se smanjio broj prekida. To je najbolje učiniti u jutarnjim satima, kada su zadaci počinju obliku, te u popodnevnim satima, kada je potrebno provjeriti kako stvari idu.

Drugo, dvosmislenost IT pisma nije potrebno odmah reagirati. Morate razmišljati o svemu: liječenje, izgradnja odgovor, za više informacija. Pokušajte to učiniti tako da subjektivnost je što manja. Zaboravite brzi odgovor, svi navikli da rade u društvene mreže.

Treće, ne preopteretiti tekst pisma informacija koja je razumljivo samo pošiljatelju. Pokušajte odgovoriti kratko i jezgrovito, vaganje svake riječi. U ovom digitalnom dobu, to je vrlo važno: nitko ne želi preći preko jedinstvene zaključke.

I na kraju, ne zaboravite o bontonu: adresu primatelja, stil pisanja, informacije o slučaju, podatke za kontakt. Saznajte sastavljanju slova, analizu onoga što je napisano i pravila postupanja.

dodatni instrument

Što još pomaže da rade učinkovitije, tako da je ploča. Nezamjenjiv alat, posebno kada je odjel u pitanju ideja ili otopine do ozbiljnih problema sa međufaza.

U mojim profesionalnim aktivnostima odbora bio učvršćenje u radnom okruženju. To je korisno s točke gledišta uštedu papira. Nećete vjerovati koliko je proveo na objašnjenje listova njihove ideje i rješenja.

Kroz vizualni razmišljanja (što je uopće) ljudi mogu zajednički privući na ploči, objašnjavajući svoje misli i ponuditi najbolje rješenje problema. Svatko može vidjeti sve i razumjeti.

Ja bih dodati da moj rad glazba pomaže. To ima pozitivan učinak na moje izvedbe, pogotovo kada imate posla s monotonih zadataka na računalu ili na registraciju veliki skup dokumenata. I općenito je dobro započeti jutro s pozitivnim glazbe. Ali ga ne uključuju svega, zapamtite: vi niste sami, netko će samo ometati glazbe.

A što dodatne alate koristite u svom radu?