Postavili smo elektronički sustav za upravljanje dokumentima u par klikova

Korist poslovni dokument prijevod na slici i na oblaku. No, neke tvrtke misle da je to preteško za sada: nepoznati pojmovi, nejasno je kako sve to funkcionira. «megafon„Stvorio sam vrlo jednostavan i praktičan elektronički sustav dokumenata.

Malo povijesti i teorije

Natrag u 1960 organizacija u SAD-u i Europi počele razmjenjuju elektroničke podatke. No, elektronički dokument uživali samo nekoliko velikih tvrtki koje bi mogle priuštiti. Doista, zajednički standardi ne bi razmjena elektroničkih dokumenata. Dok je u kasnim 1970-ih ne govori o elektroničkom potpisu.

Elektronički potpis - to jest, informacije u elektroničkom obliku koji je vezan za ostale informacije u elektroničkom obliku (Signed informacije), ili na drugi način povezan s takvim informacije, te da se koristi za određivanje potpisnik Informacije.

Članak 2. Saveznog zakona „o elektronskom potpisu”

Jednostavno rečeno, to je preduvjet elektroničkog dokumenta validacije njegovu autentičnost (autorstva), autentičnost i integritet.

Kriptografski algoritam za izradu primitivnog digitalnih potpisa je razvijen u 1977. I sedam godina kasnije su usvojili zajedničku europsku razmjenu EANCOM standardni podataka (EDI).

U 1990, mnoge europske zemlje su usvojile posebne zakone o elektroničkim dokumentima i pravno važan dokument postao provodi u elektroničkom obliku. U Rusiji, zakon donesen 2011. godine.

elektronsko upravljanje dokumentima

Više i više tvrtki automatizaciju internih poslovnih procesa, provođenje informacijskih sustava i pohranu podataka u oblaku. Umjesto papirnatih ugovora i akata doći do elektroničkih dokumenata. Zakon sati.

A unutarnje optimizacija većina tvrtki nositi više ili manje uspješno, elektronički dokument s izvođačima često iskreno hrom.

Upravljanje elektronički dokument (EDM) - pravno značajan dokument u elektroničkom obliku između pravnih osoba i / ili pojedinaca.

Tipična situacija: računovođa je u svom računovodstvenom sustavu, potvrdu o završetku, ispisati i poslati ga putem kurira na stranom. Nekoliko dana kasnije je partner tvrtka računovođa prima i skenira dokument, a zatim ručno napraviti ožičenje u obračun sustava. Obje strane trebaju pohraniti u papirnatom obliku čina.

Elektroničko upravljanje dokumentima u vrijeme pojednostavljuje i ubrzava proces.

Prednosti EDI

1. Nema potrebe za plaćanje plaće platiti kurira ili poštanske usluge.
2. Rad s elektroničkim dokumentima brže i jednostavnije, i rizik da se izgubi usput, je nula.
3. Nema potrebe za pohranu tona papira u uredu.
4. Svi dokumenti su na udaljenosti od klik da biste dobili pristup bilo kojem od njih može biti bilo gdje postoji pristup internetu.

Kako postaviti EDI

Postoje dva osnovna načina za razmjenu elektroničkih dokumenata: izravno i putem posrednika.

U prvom slučaju, tvrtka mora sklopiti ugovor sa svakim drugim, koji će biti detaljno opisani postupak za i uvjeta za izmjenu, odnosno svaki od izvođača mora imati kvalificirani elektronički potpis. Za dobivanje potrebno je da se odnosi na certifikaciju centra akreditiran od strane Ministarstva komunikacija Rusije.

Međutim, čak iu prisutnosti kvalificiranog elektronskog potpisa, nisu svi dokumenti mogu biti poslani izravno, na primjer, putem e-maila. Prema trenutnom zakonu, račun može biti poslan u elektroničkom obliku koji je odobrila savezna porezne službe XML formatu.

Stoga je mnogo lakše postaviti elektronički dokument preko posrednika. „MegaFon” tvrtka je razvila web-temeljen sučelje u obliku, potpisivanje i razmjenu računovodstvo i drugih dokumenata između pravnih subjekata. Uz pomoć svog računovođe, upravitelja ili tajnik će biti u mogućnosti da brzo ući u ugovor s novim partnerom, postaviti trošak dobavljača ili se procjena od izvođača.

U tom slučaju, svi dokumenti će biti sustavno i pouzdano pohraniti u osobnom uredu tvrtke.

Za korištenje EDI, morate imati kvalificirani elektronički potpis.

U privatnom uredu portala „Electronic Document” od „megafon” može stvoriti nove dokumente (bez potpisa i slanje) i preuzeti ih na stolnom računalu.

Tu možete zatražiti dokumente izvještavanja za komunikaciju: račune, fakture i djeluje. Isprave na taj način su pravno relevantne i ne zahtijevaju tiskanje ili umnožavanje na papiru.

Čak i sporazum o pružanju mobilnih komunikacijskih usluga „MegaFon” može se zaključiti na daljinu. Za korporativne klijente, koji imaju elektronički potpis nije potrebno trošiti vrijeme posjete tvrtke ured. Sve se može obaviti putem osobnog studija. Brzo, i što je najvažnije, potpuno besplatno.

Još jedna prednost elektronskog dokumenta iz „MegaFonom” je da se može lako integrirati s 1C. Ako radite s ovim računovodstveni sustav, možete upload dokumenata na portalu izravno iz 1C.

Za početak korištenja „elektroničkom dokumentu”, potrebno je:

1. Prijavite se na odgovarajućoj portal.
2. Povezivanje s važećom sustav elektroničkog potpisa.
3. Ispunite zahtjev da se pridruže Regulacijski sustav elektronički dokument.

Prvih 14 dana ćete biti u mogućnosti koristiti osnovni paket „Promo”. Ona pruža besplatno slanje do dvije tisuće formalizirani i ne-formalizirana na tisuće dokumenata. Dva tjedna - dovoljno vremena za uživanje u svim prednostima elektroničkog dokumenta. Zatim možete odabrati tarifni plan na temelju svojih poslovnih ciljeva.

Usluga „Elektronički dokument” štedi novac i vrijeme za registraciju transakcija i razmjenu dokumenata. Prednosti usluge u potpunosti cijeniti agenti, distributeri, franšize, tvrtki s grana strukture, te te tvrtke planira povećati učinkovitost razmjenu dokumenata i interno i kada se bave partneri. Brže poslovni procesi, to je veća dobit. Slažem se, to je glupo donese takvu odluku.

Počnite koristeći slobodan