Nije očigledno, ali radni način da se smanji vrijeme rada s poštom

John Smith (Jon Smith), koja se bavi tehnička podrška MailChimp, metodom pokušaja i pogrešaka dovelo do sebe savršenu formulu za mail. Prvo je nasozdavali mnogo mapa, a zatim briše svaki, ali nijedan od ovih pristupa nije uspjelo. A onda je došao u sasvim drugom sustavu.

Unatoč činjenici da su odgovori na pisma zauzimaju gotovo središnje mjesto u svom radu, on je bio u mogućnosti da se smanji vrijeme provedeno na različitim aktivnostima putem e-maila, do šest sati dnevno. Otkrio je da, čak i kada je spremnik bio razbijanje na e-poštu, par jednostavnih koraka može dramatično promijeniti situaciju.

Ono što nije vrijedno odugovlačenja

Kao što Ivan kaže, on je prvo pokušao klasificirati slova i stvoriti sve vrste mapa: za poruke iz Načelnik, za informacije o raznim projektima, poruke, za koje je bilo potrebno poduzeti bilo kakvu radnju i tako o. On je vjerovao da treba mu pomoći da uštedite vrijeme. Ali, u stvari, on je počeo provoditi više vremena pokušavajući se sjetiti klasifikacijski sustav i manje - na samog rada.

Na primjer, dobio sam poruku od šefa projekta je radio, i ova poruka također mi je potrebno poduzeti određene radnje. U kojem mapa trebala je biti postavljena? A kakvi su izgledi da ću se sjetiti gdje se mogu pogledati za to kasnije pismo?

John Smith

Dakle, Ivan je odlučio da biste dobili osloboditi od svih mapa, a pošta je vlada potpuni kaos. Nepostojanje sustava previše je komplicirano sustav bolje. Tada je Ivan odlučio je ponovno preispitati svoj pristup radu s poštom. On je odlučio razvrstati slova nisu na tu temu, te o vrsti djelovanja, koji su tražili da se. A evo kako to učiniti.

Držite ga jednostavno

Jednostavno stavite u mapu „Inbox” samo one poruke koje trebate odgovor. Najvažniji od njih, ako ne možete nositi s njima odmah, označena kao nepročitana.

To se može činiti counterintuitive za vas, jer većina gori slučajevi trebaju biti što je brže izvesti što je više moguće. Ona je, a ponekad stvarno imaju potrebu odmah odgovoriti na takva izvješća. No, obilježavanje važnih nepročitanih poruka, nećete ih izgubiti u grumenu. Također, budući da ne morate da se presele slova: oni ostaju u mapi „Inbox” i da će privući pozornost na sebe dok ste do li ih doći.

Pokušavam učiniti u mom poštanskom sandučiću ne akumuliraju više od 60-70 poruke u isto vrijeme. To je upravo broj pisama koje sam sigurno može nositi u jednom sjedi.

John Smith

Napravite sami stalni raspored s poštom

Svako jutro Ivan izdvaja sat pokušavajući očistiti spremnik. Kao što je već spomenuto, često je ostavio hitne poruke „nepročitano”. Ivan brzo skenira biltene i unutarnje poruke tvrtke i odgovara maksimalnom broju ne-hitne Postovi s kojim on može nositi roku od sat vremena.

Kada je sat namijenjen za Rada s e-mailBliži se kraju, a John Smith ne zatvorite spremnik, ali se isplati daleko manje pažnje. Čim stigne nova poruka, on brzo skenira imena sadržaja i pošiljatelja, dati im određeni prioritet. Ako se poruka može odgovoriti bez zaustavljanja za dugo vremena od drugih poslova, Ivan radi. No, on počinje ponovno uključe u postu.

Pred kraj dana, Ivan izdvaja još 30 minuta pokušavajući ih posvetiti isključivo raditi s poštom. U ovom trenutku je angažiran u pismima koja mu je potrebna za bilo koje radnje: dati odobrenje, napisati detaljan odgovor ili poduzeti bilo kakvu odluku. Tada je obraća pažnju na poruke koje su označene nepročitane.

Sam mogao provesti puno više vremena za rad s e-poštom, ali ta privremena ograničenja pomažu mi da se bolje koncentrirati i biti produktivniji.

John Smith

Razvrstati poruke e-pošte prema vrsti odgovora

Za neke poruke, John još uvijek stvoriti zasebnu mapu. Određene pisma da ne označiti nepročitan, distribuira sve u dva smjera. Postovi koji zahtijevaju bilo kakve akcije ili odgovor od kolega (ne nužno hitno), Ivan staviti mapu „napraviti”. To je dizajniran za e-poštu, koja se može izdvojiti u narednih dan ili dva kasnije u tjednu.

Čak i manje hitna pisma John seli u mapu „stoji.” Osim toga, koristi poseban filter koji automatski staviti newsletter u ovoj mapi. Za instaliranje filtar, potrebno je provesti samo nekoliko minuta, ali to jednostavno akcija kasnije će vam uštedjeti puno vremena i truda.

Ako koristite ovu metodu, koju će dobiti tri aktivne mape, koje se razlikuju u stupnju hitnosti odgovarate na poruke „Spremnik” s nepročitanim porukama: „Neka” i „čitati”.

Arhiva poruka

Za sve ostalo, John Smith koristi arhiviranje poruka značajku. To mu pomaže očistiti spremnik i glavu od nepotrebnih zadataka.

Čim sam pročitao poruku i poduzeti odgovarajuće mjere, bilo da se tvrtka ili vijesti otpreme, koji sam potpisao, I arhivu.

John Smith

Ako poruka sadrži važne informacije koje će Ivan želite spremiti za budućnost, ona označava zvjezdicom arhivirane poruke, tako da se može brže naći.

Budite posebno oprezni kada ste se odlučili za brisanje poruke

Ivan rijetko koriste funkciju izbrisati poruke. To je pouka je izvukao iz stvarnog praksi. Jednom Ivan izbrisali poruku od kolege koji sadrži informaciju u to vrijeme on nije smatrao važnim. Već nakon što zaposlenik napusti tvrtku, Ivan potrebne podatke iz tog pisma. Tada je shvatio da je bio u tvrdi uvez.

Nakon toga sam počeo uklanjati samo one znakove koji nisu baš korisno za mene u budućnosti. Bez uvrede, dragi kolege, koji mi je poslao loptu SIFCO s pečata, ali to su poruke i ući u „košarici”.

John Smith

Za dolazak na ovaj sustav, John Smith pokušao mnogo različitih pristupa koje su se pokazale učinkovite dovoljno za njega. On je testirao metode koje se koriste od strane drugih ljudi, ali je ubrzo shvatio da mora probati nešto drugo. Ivan je došao do zaključka da je bilo koji sustav funkcionira samo kad se dobro uklapa u smislu vašeg određenog posla.

Probajte ovu metodu ili tražiti nešto drugo. Vi svibanj biti u mogućnosti pronaći način da provedete na rad s e-mail je čak i manje vremena.