Što je greška planiranje i kako procijeniti vrijeme
Produktivnost / / December 23, 2019
jessica Green
Marketer i autor članaka o poslovanju i marketingu.
Što je greška planiranje
Tijekom protekle tri godine, naslikao sam pet soba kod kuće. Ja početi s spavaćoj sobi te je planirano da se vozi s njom za tjedan dana. Međutim, završni je dodir se tek nakon mjesec dana.
Razmislite, premjestiti u drugu sobu, ja sam pod uvjetom da joj slikanje za mjesec dana? I tu i tamo. Bio sam siguran već jednom punjena ruku, a onda, samo do kraja vikenda, najviše - na sljedeći. Ali imam mjesec dana opet lijevo. Kao u svakoj od svih ostalih soba. Osim kuhinje - u nju je trebalo još više vremena.
Svaki put, spreman da se bojite drugu sobu, čekao sam za tjedan ili dva sve će biti spremno. Iskustvo mi je rekao da ne bih upravljati u manje od mjesec dana. Međutim, da bi se povjerenje u činjenicu da je mnogo toga u ovom trenutku definitivno će ići brže, bilo je teško.
U ovom drzak, jer smo podcjenjuju potrebu za nas riješiti probleme vremena, ima ime: error planiranje. Ovaj koncept je na kraju 70-ih godina stupio
Intuitivno predviđanje: predrasude i korektivne procedure psiholozi Daniel Kahneman i Amos Tversky.Znanstvenici objasnio da kada planiranje ljudi često ignoriraju njihovo iskustvo. U mom slučaju to je bila činjenica da je soba slikanje svaki put mi je trebalo mjesec dana. Obično, mi se fokusirati samo na zadatak pri ruci: to je mala soba, dakle, morat će ga slikati za dugo.
Daniel Kahneman govori detaljno o tome u knjiga "Misli sporo... Make up your mind brzo." On tvrdi da su pogreške u planiranju obično povezane s dvije stvari:
- Mi ne smatramo koliko je vremena potrebno da bi se obavljati slične poslove u prošlosti.
- Pretpostavljamo da ne suočavaju s poteškoćama, što će uzrokovati kašnjenja.
Što uzrokuje pogrešan procjenu vremena
poUspjeh u ometajuće Times Project Management Institute, tek nešto više od polovice svih projekata su završeni na vrijeme.
Ali jedna stvar - da podcjenjuju količinu vremena koje je potrebno obojiti sobu (to traje ti samo malo neugodnosti). To je sasvim drugo - kako napraviti istu grešku u procjeni radnih zadataka i projekata. Evo, posljedice bi mogle biti mnogo ozbiljnije.
U najboljem slučaju, to će dovesti do činjenice da ste vi ili vaš tim će morati raditi prekovremeno. U najgorem slučaju - do nedostatka proračuna, mala dobit, šefovima i klijentima nezadovoljstva.
Kako procijeniti problem ispravno
Morate zaustaviti planiranje, uzdajući intuiciju sama. Bolje je koristiti posebne opreme.
1. Graditi prethodnog iskustva
Psiholozi preporučuju da Kahneman i TverskyIntuitivno predviđanje: predrasude i korektivne procedure: Prije rada ne samo treba procijeniti što treba biti učinjeno, i više, i procijeniti koliko vremena obično troši na tim poslovima.
Na primjer, trebate stvoriti novu značajku za mobilne aplikacije - saznajte koliko vremena provesti na svom timu ima sličan problem. Želite li pisati blog post duljinu 4000 riječi - dobiti podatke o tome koliko je sati ili dana ti je zadnji put.
Ako radite sami, najlakši način da prikuplja ove podatke - korištenje primjena pratiti vrijeme. Koristite ga s različitim vrstama zadataka, a zatim koristiti gotove izvješća.
Za aktivnosti u tim koristan softver za upravljanje projektima. Većina ih koristiti nekoliko metoda prikupljanja podataka, kao što su računovodstvo stvarnog vremena rada i izgradnju gantograma.
2. Pitajte druge za procjenu vaš problem
Godine 1994, časopis Osobe American Psychological Association”i socijalne psihologije„, objavio rezultateIstraživanje «Planiranje zabluda» Zašto ljudi podcjenjuju svoj zadatak Završetak Times pet studija provedena od strane Roger Bühler, Dale Griffin i Michael Ross.
Oni su potvrdili da su ljudi često čine pogrešku planiranja opisao Kahneman i Tversky. Ali sam našao nešto drugo: mi često pogrešno procijeniti troškove svojih problema, ali to može biti lijepo predvidjeti koliko dugo je potrebno da netko drugi.
Znanstvenici pitao sudionike koji ukazuju koliko je potrebno za obavljanje određenog zadatka na drugu osobu. Kada odgovorite one češće se oslonio na iskustva iz prošlosti. A čak i kad to nije bilo, njihove procjene su mnogo racionalniji od zaključaka onih koji su morali obaviti zadatak.
To je zato što su obično vrlo optimističan stav prema njihove sposobnosti. I još je cilj kada je u pitanju netko drugi. Dakle, umjesto da pokušava procijeniti problem sami sa sobom, zamolite prijatelja ili kolegu da to učiniti za vas.
3. Napravite razdoblje, te razmotriti mogućnost odgode
Donald Rumsfeld, američki političarTu su poznati poznati - stvari koje znamo da ih znamo. Tu su i poznate nepoznanice - stvari za koje znamo da oni ne znaju. No, tu su još uvijek nepoznata, nepoznato - to su stvari koje ne znamo da ih ne znamo.
Na ovaj citat često citira u upravljanju projektima. Da bi se omogućilo nepoznate nepoznanice koje spominje Rumsfelda, menadžeri koriste tzv konus nesigurnosti. To je osmišljen kako bi slike niz vremena, što može zahtijevati zadatak.
Kad počnete raditi na projektu, ti si malo više o tome znaš. Dakle, stvarno vrijeme potrebno da ga završi, može uvelike varirati s prognozama. Mislite li da će posao potrajati dva dana, a možda je zapravo potrebno osam. Ili samo nekoliko sati.
No, u toku tog raspona procesa se smanjuje. Ali reći točno koliko vremena vam je potrebno, od vas će biti u mogućnosti tek na kraju - kad projekt završen.
Pa ipak, konus nesigurnosti omogućuje nam dati točniju procjenu. Ako znate nešto o nadolazećem projektu, podijelite procijenjeni radno vrijeme za četiri naći donju granicu raspona, a višestruko za isti iznos kako bi se utvrdilo gornju granicu. To će imati, na primjer, od 1 do 16 dana.
Ako se takav veliki raspon ne odgovara, koristite račun samo gornju granicu - onda, vjerojatno, radovi će trajati 16 dana. To nije točan broj, ali najvjerojatnije, to je bliže stvarnosti od svoje početne procjene.
4. Stopa zadatak do tri boda
Ova metoda će biti objektivan. Za svaki zadatak, morate procijeniti:
- najbolji scenarij;
- najgorem slučaju,
- najvjerojatniji scenarij.
Prvi broj je vjerojatno da će se podudarati s početne procjene. Procjena Najvjerojatniji scenarij može se temeljiti na empirijskim podacima koje imate. No, u ocjeni najgori potrebu da se razmotri koliko vremena bi ga uzeti ako stvari krenu po zlu.
Nakon što je tri broja, izračunati prosječnu vrijednost. Na primjer, ako je najbolji scenarij - za tri dana, vjerojatno - pet dana, a najgore - devet, samo dodajte 3 + 5 + 9 = 17. Zatim podijelite taj broj sa tri. Ispada u prosjeku 5,67 dana - ovo je vaša prognoza za potrebnog vremena.
5. Izračunajte koeficijent pogrešci
Steve Pavlina autor knjige „Tečaj osobnog razvoja za pametne ljude” preporučuje računati stopu koliko ste u zabludi u planiranju. U budućnosti, taj broj će se koristiti za sve svoje zadatke.
Procijeniti vrijeme za nekoliko slučajevaTo je potrebno izvršiti u bliskoj budućnosti. Snimite svoje pretpostavke. Nakon završetka rada, napomenu koliko ste potrošili ukupno.
Zbrojiti sve planirano vrijeme zajedno. Učinite isto sa stvarnim. Sad je stvarno vrijeme se dijeli na početne procjene - da dobijete pravu ravnotežu.
Na primjer, su izračunali da za obavljanje više zadataka zahtijeva 12 sati. No, na kraju smo proveli 15. Omjer pogreška: 15/12 = 1,25. To znači da je zadatak ti je 25% više vremena nego što ste planirali.
Sada uvijek višestruko njihove početne procjene o dobivenom stopa pogreške - i oni će biti točniji.
6. Procijenite u većini neproduktivne doba dana
Američki analitičar i autor poslovne literature Daniel Pink u njegovoj knjiga „Taymhaking. Kao znanost nam pomaže učiniti sve na vrijeme „, rekao je umočen u istraživanjima na našem chronotype - unutarnji sat.
Studirao je kako oni utječu na naše blagostanje tijekom dana. I otkrio sam da chronotype ne samo da kontroliraju naše fizičke i mentalne aktivnosti, a sve više i odrediti u koje vrijeme dana smo najkreativniji kada i skloni pozitivnim i negativnim mislima.
Pink se odnosi na studijuDnevne i sezonske Raspoloženje Vary s radom, Sleep i Daylength, u različitim kulturama Scott Golder i Michael Macy, koji je analizirao raspoloženje ljudi na Twitter poruka. Otkrili su da je korisnik u pravilu pozicije malopozitivny upravo u razdobljima produktivnosti recesije.
Za većinu ljudi, ovaj pad dolazi u sredini dana, odmah nakon ručka. Prema Golder i Macy je malo vjerojatno da je u ovom trenutku ćete imati dobro raspoloženje. Da to može pomoći da se izbjegne prekomjerno samopouzdanje i optimizam, i na kraju - planirati učinkovitije.
Dakle, suština drugom metodom - za procjenu problema, dok je na pad produktivnosti. Riječ je o šest sati nakon buđenja. No, možete samo čekati dok dovoljno osjećaja raspršivanje i umora.
Rezultat provjere da li su bliže stvarnosti, planiraju svoj put na taj način.
Vrlo razumijevanje planiranja pogrešaka će vam pomoći procijeniti problem ispravno. Možda ne bi kontrolirati njihovu tendenciju precijeniti svoje sposobnosti. Ali, ako ste svjesni učinka pretjeranog optimizma, i pokušati da se smanji taj efekt, to će postati mnogo bolje upravljati svojim vremenom.
Layfhaker može primiti proviziju od kupnje robe prezentiranih u publikaciji.
vidi također🧐
- Kako organizirati svoj dan: metode produktivnosti genija
- Kako da ne ometaju planove i rokova
- Jednostavan sustav planiranja za one koji su umorni od upravljanja vremenom, ciljevima i to-do liste
- Zašto je vrijeme upravljač ne radi