Kako očistiti poslove i sve držati korak: Puni vodič GTD sustav
Produktivnost / / December 23, 2019
Aleksandar Tsyglin
Autor projekta "majstor produktivnost».
Što je dobra GTD sustav?
Usluge produktivnost Problem je u tome što svatko se pozicionira kao mjesto gdje možete riješiti sve probleme, pohraniti informacije, komunicirati. Većina usluga koje nude postaviti prioritete i djelovati u skladu s njima.
Ali malo može usredotočiti na obavljanje važnih zadataka i ne obratiti pozornost, a na malim stvarima: hitan zadatak, želju kolegama, prijateljima ili poznanicima. Kada je zadatak postaje mnogo, teško je razumjeti. Stoga je u praksi potrebno je koristiti nekoliko usluga za upravljanje predmetima. Kada uzimajući puno slučajeva, mi se počinju da se miješati u tim uslugama, te liste i na kraju prestati da ih koriste.
Metode Getting Things Done (GTD) pruža univerzalni plan za izgradnju jedinstvenog sustava, u kojem možete riješiti bilo koji problem. Vi ćete biti u mogućnosti da se opustite i ne brinite, jer će biti sigurni da ne zaboravite ništa. U odgovarajućem trenutku, sustav će predložiti što učiniti i što se usredotočite na.
Pa zašto toliko neproduktivan rad?
Ljudi su počeli raditi neproduktivne kad projekte i zadatke postaje mnogo. Oni smatraju da je teško držati sve u mojoj glavi, a kamoli postaviti prioritete. Dakle, ili ništa, ili da se učini ono što je najlakše i stvari koje treba učiniti odugovlačiti. Postoji još jedan problem: kada su hitni zadaci biti riješen jučer.
Osim toga, osoba počinje umoriti brzo, postaje razdražljiv. On je stalno prikazivati kao vjeverica u rutinu kotača i jako važno, monetarna i strateški projekti ostaju na marginama.
Uz ova situacija će se nositi sustav dobivanje stvari učinio, David Allen je opisano u knjiga, Koji je objavljen u 2001 i postao međunarodni bestseller.
Reci mi o osnovnim pojmovima GTD, koji trebaju znati
rutina - To su stvari, misli i brige koje smetati, ometati i otpad energije. Dok rutinski ne prenosi na problem, to je nemoguće kontrolirati. Razmišljajući o istom problemu nekoliko puta - to je neučinkovito korištenje kreativne energije koja dovodi do frustracija i stresa.
Svrha GTD - da oslobodi glavu od rutine i izvadite unutarnji stres.
Operativni ljudsko pamćenje - područje mozga u kojem se nalazi kratkoročno pamćenje. To je mjesto gdje se obično zbrajaju trenutnu nedovršenog posla, s obzirom na druge ljude obećanjima i drugih misli koje nas brinu. Nažalost, ne postoji ograničenje na količinu rutinu, možete zadržati mozak da funkcionira ispravno. Ako vaš memorija puna, ti si omesti male stvari i zaboraviti na svoje ciljeve, što dovodi do stresa.
Alati za prikupljanje podataka - da, tamo gdje su informacije ulazi i gdje popraviti ono što treba biti učinjeno. Na primjer:
- organizatori;
- računala;
- e-mail;
- kalendar;
- snimač.
Košarica „Inbox” - jedan skladištu rutinu da pretvoriti u poslovima i zadacima. Jedan od najvažnijih pravila s košarom „Inbox” - njezin je redovito čišćenje.
jednostavne radnje - jedan korak radnje koje treba obaviti manje od dvije minute. U praksi to je više prikladan da se te stvari u pet minuta.
projekt - zadatak za koji izvršenje zahtijeva više od jedan korak. Morate ostaviti podsjetnik o projektu i opisuju prve korake za njegovu provedbu. Kao rezultat toga, projekt se pretvara u jednostavne radnje koje se mogu obavljati u sljedećih pet minuta i dobiti konačni rezultat.
Projekt bi trebao biti link na karticu ili datoteku koja opisuje pojedinosti: odgovoran, rokovi, kategorije (na primjer, „Marketing”, „Pravni dio”, „Razvoj”), pozivanje na manjim karticama zadataka. Takva struktura je pogodan za organiziranje u Trello.
popis kontekst - popis stvari zgodan za obavljanje pod određenim uvjetima. Na primjer, popis kratica „Shopping” je popis predmeta i proizvoda koje trebate kupiti u trgovini. U „Poziva” može biti i popis poziva koje morate učiniti kada ste slobodni.
Zgodan pojedini kontekst liste za ljude s kojima ćete raditi i komunicirati. Pri susretu s određenom osobom, možete brzo otvoriti popis i odlučiti potrebne pitanja.
Kako mogu koristiti kalendar?
kalendar potrebno je upisati:
- radnje koje se obavljaju na određeno vrijeme (sastanci, poslovni sastanci, seminari);
- radnje koje se moraju obaviti na određeni dan (za dovršenje projekta do određenog datuma, da sudjeluju u konferenciji);
- informacije o određenim datumima (godišnjice, rođendane, blagdane).
Koristim «Google kalendar”, koji sam donijeti sve te stvari. Ova usluga je koristan jer:
- To je dostupan u obliku telefona i računala;
- na jednom zaslonu, možete prikazati više kalendara;
- postoje podsjetnici na vaš smartphone.
Ako imate nešto doveo u svoj kalendar, ili da li vi slijediti, ili će se prenijeti na neki drugi datum., Nema potrebe da se pretrpati kalendar za napraviti popis koji se redovito prevozi svaki dan. Za takve liste, postoji nekoliko rješenja.
Ako redovito je potrebno određeno vrijeme za poziv kupcima, dobavljačima ili izvođačima, bolje je koristiti CRM-sustava.
Što popisi trebali početi?
Popisi prioritetnih akcija
Stvoriti izvješće za tjedan dana, proučavati mjesto natjecanja, jasno mapu „Primljeno” u poštanski sandučić, stvoriti zadatak za dizajnere - sve ove radnje trajati više od dvije minute, ali ne može biti bilo tko delegat. Takvi slučajevi se upisuju u popis prioritetnih aktivnosti i obaviti tijekom dana.
Pravila za rješavanje takvih popisa:
- Popisi ne bi trebalo biti puno, samo dvije ili tri. Na primjer, „osobni”, „Rad”, „obitelj”. Ako imate popis zadataka za dan, stavite podsjetnik u kalendaru.
- U zadacima u ovom popisu može biti učinjeno jednostavno označiti kontekst: „Na putu”, „na računalu”, „čitati”, „kupi”, „Promises”. Zadaci mogu imati jednu ili više oznaka. Na primjer, problem „prošetati psa” odnosit će se na projektu „Private” i oznakom „Obećanja”.
- Prije dodavanja na popis zadataka, mislim o tome da li je potrebno to učiniti na sve. Ako je odgovor „da”, odlučiti da li ili ne osobno obavljati ovaj posao. Uostalom, možete poslati poruku podređen glas i povjeriti mu se. Za zadatke koji su vam dodijeljeni, obilježit će „Opredijeljeni.” To će biti posao kao i na popisu „rada” i od „Osobno”.
- Pretraživanje liste redovito. Učinite to kada je bilo rezervni minuta. Pomicanje prema gore stvari koje treba učiniti prvi.
- Čišćenje popisa barem jednom mjesečno.
Lista „Jednog dana”
Na ovom popisu su stvari koje ne zahtijevaju akciju. To može biti:
- knjige, evidencije, video trening, koji žele kupiti;
- koristan vještineTko želi naučiti;
- stavlja Želim posjeta;
- stvari koje želim kupiti.
U ovom popisu povremeno trebao izgledati, uzimajući evidencije i pretvoriti ih u mete, na kojima će rad biti učinjeno.
Kako čuvati referentne informacije, što je korisno u budućnosti?
Ovaj podatak ne zahtijeva akciju. Glavni kriteriji za pohranu tih podataka:
- Jednostavno pretraživanje za naslove, oznake i opis kratak.
- Jednostavnost postavljanja informacija u repozitoriju.
- Informacije intuitivno struktura za pohranu. Kada novi podaci, potrebno je brzo odabrati kategoriju i potkategoriju, gdje da ih stavite.
- skladištenje dostupna s bilo kojeg uređaja.
Postoji li obvezna rituali GTD?
Da, nekoliko.
Prikupljanje sve informacije u košaricu „Inbox”
Alati prikupiti puno informacija. No, sve to treba stado na mjesto s kojim se i da će nastaviti raditi.
Prazan koš za smeće „Inbox”
Jednom ili dva puta tjedno će morati revidirati popis „Inbox” i sortiranje nakupila po mapama ili naljepnice. Ovaj ritual mora postati navika, koja je formirana od intuitivnog algoritam postupaka i njihovog sustavnog ponavljanja.
Te bi trebao biti jednostavan korak po korak plan kako ćete potrošiti tjedno čišćenje u svom poslova sustavu. Get kalendara, koji će obilježiti dane kad ga znati. Dodjela sebi nagradu ako, na primjer, najmanje 20, od vas će biti u roku od 30 dana očistiti mapu „Inbox” i ispražnjena dana u kalendaru.
Revizija popisa prioritetnih aktivnosti i popis „Jednog dana”, prioriteta
Revizija popisa je važno odrediti prioritete i realno izračunati sile. To je potrebno kako ne bi učitavanje sebi nevjerojatno visoke ciljeve i ne pate od ostvarivanja svoje neučinkovitosti.
Uništavanje dodatnih košara
Često tijekom komunikacije s kolegama i partnerima, nove poštanske sandučiće, dokumente liste.
Vaš zadatak - što je više moguće automatizirati sve podatke pohrlili u mapu „Inbox”.
To može biti spremnik i elektronski planer. Automatizirati i upućivanje informacijske usluge stane IFTTT i Zapier. Košare za prikupljanje informacija trebala bi biti mala.
Kako raditi s košarom „Inbox” i sortiranje akumulirane u njenom slučaju?
Prvo, uklanjanje problema, ponudu ili informaciju iz mape „Primljeno”, zatim odgovor na pitanje: „Što je ovo? Da li stvarno trebate učiniti nešto? "
Ako vam ne treba ništa drugo, imate dvije mogućnosti. Ako je smeće, to više nije korisno za vas njegov tele. Ako je ovo korisne informacije, stavi ga u arhivu. To bi trebao biti strukturiran u kategorije i tagovi čine ga vrlo lako za pronaći potrebne.
Ako su podaci koje je potrebno nešto učiniti, postoje tri opcije:
1. Trčanje je potrebno. Ako je radnja važno i ne smije trajati više od 2-5 minuta.
2. Prenijeti na nekoga. Ako se radnja traje više od dvije minute, mislim o tome da li je moguće naplatiti nekome.
Kada delegiruesh netko bi trebao biti registrirani:
- krajnji rezultat;
- plan rada (put do cilja);
- Rok za dovršenje zadataka;
- Datum kontrola i rezultat biti spreman za to (srednji ili konačna).
3. Odgoditi za budućnost. U tom slučaju, unesite:
- željenog rezultata;
- nedugo nakon radnju koju želite izvršiti. Sjeti se: to je nemoguće provesti projekt u cjelini, mogu uzeti samo konkretne jednostavnih koraka koji će vas dovesti bliže konačnom rezultatu;
- Rok. Ako ne postoji točan datum, pohraniti akciju u popisu „Jednog dana”.
Možete slati poruke na sebi da bi ih se na određeni dan. Za to prikladna kao «Google kalendara„, podsjetnik na željeni datum i zahtjev za post bumerangKoji će vam poslati e-mail na određeno vrijeme.
Kako planirati svoj rad?
Svi radovi mogu se podijeliti u tri koraka:
- Izvođenje unaprijed planirano. To može biti kao strateški važne stvari koje bliže cilju, a rutinu da jednostavno treba biti učinjeno.
- Idi na posao kao i njezina neočekivanog izgleda. To je kada u toku dana stići zadatke iz kolegama, supervizora, pisma od klijenata.
- Planiranje za budući rad: izrada i revizija popisa prioriteta. Ova stavka ne bi trebalo uzeti previše vremena, tako da ne sudjeluju u planiranju za planiranje.
Praksa unutarnjih planiranje i ciljevi (prigodna knjiga) opisan je u knjizi Davida Allena.
David Allen
Savjetnik za osobne učinkovitosti i upravljanje vremenom, metodologija produktivnost GTD autora
Za prigodnu knjigu potrebno je 43 mapa: 31 označene brojevima od 1 do 31, još 12 mjeseci s imenom. Dnevne mape staviti u prednjem, počevši od sutrašnjeg dana. Za mapu s brojem 31 je mapa za sljedeći mjesec, a potom i mape s ostatkom mjeseci.
Sadržaj mape za sljedeći dan svaki dan prebačen u košari, a onda kad se mapa staviti u posljednje dnevnih mapa (kao što se prenosi u sljedeći mjesec). Kada otpustite mapu 31. u tekućem mjesecu, to će biti mapu s imenom mjeseca, nakon čega mapu s danima u mjesecu. Isto tako, mapa s tekućeg mjeseca, prenosi se sljedeće godine, kada je prošao.
U određenoj mapi potrebno je pohraniti dokumente koji zahtijevaju specifične postupke (obrazac se popunjava, pismo se šalje).
Za sustav na posao, treba ga svakodnevno ažurira. Ako zaboravite ažurirati lokaciju dan sutra, ne mogu vjerovati u sustav. Oni će biti navedene sve potrebne informacije, a to je potrebno razumjeti i na druge načine.
Ako se ide dalje za nekoliko dana, prije odlaska, morate provjeriti mapu za dane u kojima će biti odsutan.
Kako to organizirati u praksi s obzirom na modernim sustavima planiranja:
- Umjesto spomen knjige za korištenje organizator s liste slučajeva svaki dan i staviti ih u izvršavanju zadataka za taj dan. Sastanci i postupci vezani uz vrijeme potrebno za pisanje na prvom mjestu, i postavite podsjetnike za sustav o njima unaprijed.
- Stvaranje datoteke s popisom predmeta mjesečno. Ovo je popis onoga što želite da bi učinio tijekom tog vremena. Vi dodati da je slučaj za cijeli mjesec. Revizija zadataka trebalo dogoditi jednom tjedno. Tijekom planiranja, najvažnije stvari raspršeni tjednima shvatiti svoje prioritete. Njihov će nastupiti u prvom redu, inače cijelo vrijeme će ići za male i hitne stvari.
- Stvaranje datoteke s planovima za ovu godinu. To bi trebao biti pregledani jednom mjesečno. Slučajevi ove datoteke se prenose na planovima za mjesec dana.
- Planovi za godinu, na temelju dugoročnih ciljeva za 3-5 godina. Ovi slučajevi su bolje da se registrirate ili na kraju godine ili tijekom vremena odmora, kada je glava učitava dnevne zadatke.
Ove četiri točke, David Allen naziva sustav prirodnog planiranja. Ovaj sustav omogućuje da se presele k važnih ciljeva za vas, a ne gubiti vrijeme na rutinu.
Postoji li univerzalna plana kojim možete planirati svaki projekt?
Da, naravno. David Allen naziva se model prirodnog planiranja. Sastoji se od nekoliko koraka.
Korak 1. Svrha i rezultati slika je savršena
odrediti cilj ili savršen krajnji rezultat, zamislite da ste ga postigli.
Opišite sa svim kriterijima uspjeh (novac, ljudi, prepoznavanje). Što više napisati konačni rezultat, to je jača motivacija, pogotovo u vremenima kada je potrebno izvršiti određene radnje, sve dok to nije.
Korak 2. principi
Opisati načela da će se držati s postizanjem ciljeva. Na primjer: „Ja ću dati slobodu ljudima, ako se... (ostati unutar proračuna, kako bi se ispunili određeni pojam projekt).” Zapitajte se: „Koje radnje može ometati moje aktivnosti? Kako mogu ih spriječiti? "
Načela jasnoću i pouzdan vodič u procesu upravljanja.
3. korak. bombardovanje idejama
Ideja, tijekom koje bilježe sve vrste ideja koje dolaze u obzir.
Ključni principi brainstorming:
- ne sudim;
- nije sporno;
- ne procijeniti;
- ne kritizirati;
- Razmislite o količini, nego kvaliteta;
- premjestiti analizu i organizaciju drugi plan.
4. korak. Plan projekta kao popis
Organizirajte brainstorming rezultate u popisu predmeta. Početak planiranja od kraja i proći kroz korake unatrag. Tako možete jednostavno napraviti plan i utvrditi prvi korak prema cilju. Primjer planiranja od kraja:
Cilj (idealan ishod)Ja mogu govoriti španjolski i razumjeti ljude.
zašto je: Želim komunicirati bez prevoditelja tijekom poslovnih sastanaka s španjolskim partnerima, te slobodno komunicirati s drugima dok je na odmoru u Španjolskoj.
Faze cilja:
- Jedan korak za postizanje cilja: Našao sam podršku španjolskog jezika i razgovarati s njim dva puta tjedno.
- Jedan korak dalje od toga, prošao sam ispit na razini B1 jezika.
- Jedan korak dalje od toga, prošao sam ispit za razinu A1 vještinama jezika.
- Jedan korak dalje od toga: I osam puta u posljednjih mjesec dana treninga španjolske i ispuni sve zadaće.
- Jedan korak dalje od toga, upisao sam se u španjolskom tečajeva i platio za mjesec dana treninga.
- Jedan korak dalje od toga, okupio sam informacije o tečajevima španjolski i napravio tablicu usporedbe.
- Prvi korak: Ja zakazano vrijeme u kalendaru kad ću prikupiti informacije o španjolskim tečajeva.
Kada je tim radi na zadatak i treba organizirati cijeli plan na jednom mjestu, pogodan za upotrebu gantogram. Prvi stupac u njoj - to su faze na putu do cilja, a drugi stupac - odgovorno. Nastavit će se u kolone s vremenskom razdoblju. Stanice će biti status određenog fazi, kao što je „planirano”, „U procesu”, „Gotovo”, „čekanju”.
GTD sustava i prirodno planiranje može činiti teško. Ali kada ga konfigurirati za sebe, i početi koristiti redovito, osjetit ćete da je sve puno lakše nego što se činilo na prvi pogled.