Kako odrediti prioritete u karijeri i osobnom životu u 7 koraka

Sjetite se da ste nedavno svojim prijateljima odgovorili na pitanje "Kako ste?". Možda ste rekli da ste "vrlo zauzeti" ili da imate "puno stvari za obaviti, a nemate vremena za sebe". Ovo su tipični odgovori. Nažalost, samo rijetki znaju kako mudro upravljati vremenom. Gubimo dragocjene minute na gluposti i shvaćamo svoje greške kada je prekasno. Kao rezultat toga, ili uvelike pojednostavljujemo ciljeve, ili ih jednostavno ne postižemo.

Zamislite da ustanete rano ujutro kako biste uhvatili važan poslovni sastanak, a večer prije slučajno otkrijete novu i zanimljivu seriju. Gledate u ponoć, probudite se mnogo kasnije nego što biste trebali i žurite na posao bez vremena za pripremu. Svemu je krivo netočno određivanje prioriteta. Umjesto da puštate epizodu za epizodom, mogli biste rano ići u krevet, probuditi se u dobrom raspoloženju i ugoditi se sastanku.

Zašto je važno odrediti prioritete

Filozofija ispravnog korištenja vremena je jednostavna – ne morate brinuti da ga nema dovoljno, već se usredotočite na to kako ga maksimalno iskoristiti. A jedini način da to učinite je naučiti kako pravilno odrediti prioritete.

Naravno, već ste čuli za ovo. Ali koliko često ste zapravo sjeli i odredili prioritete za svoje dnevne zadatke? To je potrebno redovito činiti iz nekoliko razloga.

Ako svaki dan morate raditi puno stvari, ne možete bez sustava koji će vam pomoći da se nosite sa svime. Prioritet omogućuje raspodjelu zadataka po redu, ovisno o njihovoj važnosti. A ova metoda dovodi do pozitivnih promjena:

• Povećava produktivnost. Kada identificiramo najvažnije zadatke i odvojimo vrijeme za njihovo dovršenje, naš učinak se značajno poboljšava, što znači da radimo više nego inače.
• Smanjuje razinu anksioznosti i stresa. Kada imamo ogroman popis zadataka, a nemamo puno vremena, počinjemo se brinuti. Određivanje prioriteta pomaže vam da skratite popis obaveza i pametno iskoristite svoje vrijeme.
• Proširuje mogućnosti. Kada se usredotočimo na najvažnije stvari, brže postižemo svoje ciljeve i uočavamo nove smjerove rasta.

Što pomaže u određivanju prioriteta

1. Shvatite vrijednost zadataka

Prije razvrstavanja zadataka morate odrediti razinu važnosti svakog od njih. Da biste to učinili, zapitajte se što ćete točno dobiti kao rezultat. Postoje tri vrste vrijednosti:

• Trenutak. Na primjer, kada nazovete kolegu kako biste saznali važne informacije za projekt na kojem trenutno radite.
• Kratkoročno. To je ilustrirano pospremanjem radne površine - dokumenti će biti savršeno razvrstani dok se nered ponovno ne stvori.
• Dugoročno. Recimo da želite smršaviti i prijaviti se u teretanu; da biste vidjeli rezultat, morate se znojiti nekoliko mjeseci.

Kada ulažete u svoje vrijeme, ispunite svoje dane i sate akcijom, činite ih vrijednima za svoju budućnost. Stoga shvatite što vam je važno, a zatim djelujte.

2. Riješite se nepotrebnih zadataka

Rijetko sami planiramo svoje dnevne aktivnosti, pa naš mozak to automatski radi umjesto nas i postavlja prioritete zadataka, samo nesvjesno. Neki od njih nas približavaju našim ciljevima, drugi ne daju nikakve vidljive rezultate. Zato nam se čini da smo stalno zaposleni – nisu svi naši postupci povezani s onim što želimo u budućnosti. Kao rezultat toga, gubimo vrijeme na nepotrebne stvari. Za mnoge se to pretvara u ispražnjeni rekord i ponavlja se uvijek iznova, svaki dan, mjesec i godinu.

Zamislite jednostavan scenarij. Idete u SAD na tjedan dana. Ovo je vaš prvi posjet zemlji, tako da želite učiniti mnogo - vidjeti glavne atrakcije i jesti u najboljim restoranima. Ispitivanje same zemlje i pitanja vezanih za putovanja može biti malo zbunjujuća. Gdje početi? Kupiti avionsku kartu? Rezervirati hotel? Što ako vam se sviđa hotel koji je predaleko od atrakcija? Onda je možda bolje prvo napraviti popis mjesta koja želite posjetiti?

Od toliko pitanja može vam se zavrtjeti u glavi. Tome služi određivanje prioriteta. Zapišite sva svoja pitanja, riješite se onih koja sadrže manje brige i djelujte.

3. Podijelite zadatke u kategorije

Još jedno pitanje koje uvelike olakšava proces određivanja prioriteta: koji je vaš cilj? Odgovor će vam pomoći da jasno navedete zadatke i načine za njihovo rješavanje. Nakon što je vaš popis obaveza gotov, podijelite ga u tri kategorije:

• Definitivno učinjeno. Ovi zadaci su iznimno važni za postizanje cilja. Prije svega ih treba dovršiti, ne štedeći sredstva i vrijeme. Uzimajući primjer putovanja u Ameriku, kupnja karata i rezervacija hotela spadaju u ovu kategoriju.
• Vrijedi napraviti. To uključuje sve što je važno, ali nije kritično. Ako zanemarite takve zadatke, rezultat će biti malo umanjen. Primjerice, ako ne napravite popis atrakcija unaprijed, na neke od njih možete zaboraviti tijekom putovanja.
• Lijepo za napraviti. To su izborni zadaci koji ni na koji način ne utječu na ishod slučaja. Na primjer, mala pitanja iz kategorije "koju kapu ponijeti sa sobom u Sjedinjene Države, a koju ostaviti kod kuće".

Popis zadataka po kategorijama pomoći će osloboditi vrijeme i mudro upravljati njime. Štoviše, prikladan je za bilo koje područje života: nije važno radite li puno radno vrijeme, brinete li o djeci ili kombinirate oboje.

4. Rasporedite zadatke po redu

Sljedeći korak je izbrojati broj zadataka i rasporediti ih redom. Ovo je posebno korisno kada imate nekoliko zadataka u istoj kategoriji odjednom.

Ponovno procijenite važnost zadataka unutar svake skupine. Tako ćete shvatiti čime se prvo vrijedi pozabaviti. Ne zaboravite na jedno od glavnih načela određivanja prioriteta - poanta nije u broju izvršenih zadataka, već u kvaliteti izvršenja.

5. Napravite glavni popis

Ne možete ispravno odrediti prioritete zadataka ako ih držite u glavi. Ovdje dolazi glavni popis – sažeti popis svih stvari koje treba učiniti. Dodajte ih u bilješke na telefonu ili dokumentu na računalu, kategorizirajte ih i poredajte po redu. Na taj način možete jednostavno dodavati stavke i unositi izmjene po potrebi.

6. Koristite različite metode produktivnosti

Ako vam glavni list ne pomogne shvatiti što odgoditi, a što učiniti sada, isprobajte druge metode produktivnosti. Na primjer, koristite Pareto princip, koji kaže da je 20% truda 80% rezultata. Ili pogledajte Eisenhowerovu matricu koja predlaže podjelu zadataka u četiri kategorije: hitne i važne, hitne i nevažne, nehitne i važne, te nehitne i nevažne. Ili odaberite bilo koju drugumetoda koja vam odgovara.

7. Razviti strategiju

Nakon što odredite prioritete, morat ćete odlučiti o strategiji za njihovo dovršavanje. Najbolje je početi s najvećim i najtežim, ali najvažnijim zadacima. Suočavanje s njima dat će vam energiju i inspirirati vas da krenete dalje.

Učinkovito upravljanje vremenom samo je dio goleme slagalice promjena koje možete napraviti prema boljoj budućnosti. Poteškoće obično ne nastaju zbog jedne pogrešne odluke, već zbog cijelog niza događaja. Ako niste zadovoljni kako se vaša sudbina kroji, vrijeme je da preispitate što i kako radite. Promijenite tijek svojih misli i vaš će se život promijeniti.