Kako učinkovito koristiti automatske odgovore na e-mail

Madden je li auto-odgovora na vaša pisma u stilu „Halo, u ovom trenutku ne mogu odgovoriti na pismo.” Pogotovo kada sva svjetla i potreban odgovor „jučer”. Ovi odgovori izazvati iritaciju kod ljudi i drugih negativnih emocija, kao i razlozi zašto se ne mogu sada odgovoriti na zahtjev, oni apsolutno nije briga.

© slika

Kako bi se još jednom ne smetati ljudima, jer ih razumiju, a možda i osmijeh, malo se može mijenjati standardne odgovore.

Izbjegavajte očito

Za početak, počnite s odgovorom, što je više neugodno i sve to ne bi trebao biti korišten.

Dobio sam tvoje pismo. Kao prvo, to nije u potpunosti točno. Budući da je pismo je pao u kutiji, ali ako ste ga vidjeli ili čitali - drugo je pitanje. Ako ne čita, onda ili ignorira, ili imate pametnijeg posla. I to je razlog zašto je još više neugodno.

Pročitao sam tvoje pismo u najkraćem mogućem roku. Ostavite takvi odgovori su vrlo rizično. Prvo, svaka osoba ima vlastitu ideju vremenski okvir „najkraćem mogućem roku”. Drugo, ostavljajući sljedeće odgovore svakome tko vam šalje pismo u vrućim periodima svog rada, ostavite se ljudi nadaju da će dobiti odgovor na to „što je prije moguće.” Odgovor mnoge slova tog perioda je jednostavno nerealno. A ljudi su uvrijeđeni, annoyed i ljut.

Hvala vam na poruci. Ljubaznošću - to je dobro. No, ono što je korištenje vaše „hvala”, ako i dalje ne odgovara na pisma? Ljudi koji uzimaju vrijeme da vam napisati pismo, a zauzvrat dobio standardnu ​​zahvalnicu i mira. Ispada da ne samo da nije odgovorila na njihove pisma, ali i pokazao se vrlo neiskreno.

Molimo očekivati ​​odgovor u roku od 24-48 sati. Ovaj odgovor je manje iritantan i može biti korisna, jer je čovjek pokazuje određeni vremenski okvir. Ali ako znamo da još uvijek nemaju vremena, bolje je da odbije takav auto-odgovor ili odaberite neki drugi put - manje nego jasno. Kao što su „očekivati ​​odgovor u roku od 3-5 dana.”

Pokušajte da se probudi u čovjeku dobroćudan

To je, pokupiti odgovor koji neće prouzročiti iritaciju i ostaviti osobu u dobrom raspoloženju. Ne bi trebao koristiti auto koji odgovara, ako nisu bili toliko opterećen poslom. To je zbog toga i to bi trebalo biti, rekao je u poruci. Da ljudi shvate da ne mogu odgovoriti, ne zato što su previše lijeni ili ne briga što je napisano tamo. I zato imate dobar razlog za to.

Napišite nešto kao - „U ovom trenutku ja sam jako zauzet rad i nemaju vremena za obradu poruka. Ali da odgovorim na vaše pismo čim mogu. Hvala vam na strpljenju i razumijevanju. "

Na kraju, ako je odgovor tako važno, da osoba jednostavno može nazvati i saznati sve što je potrebno, za minutu.

Koristite humor

Humor na mjestu i na stvarno pomaže izgladiti situaciju. Ponekad jedan osmijeh, i odjednom pada na svoje mjesto, a frustracija i bijes nestati. Pokušajte koristiti ga u auto-odgovor. Dovoljno je zapamtiti da svatko ima smisla za humor i neke odgovore možda ne izgleda baš tako smiješno. Dakle, šaleći se lako i na opće teme.

To može biti nešto poput: „Ja sam prekriven lavine rada. Čim spašavanje rad na me kopanje iz ruševina će biti završen, ja ću pročitati vaše pismo i odgovor je, „itd

Sažetost - sestra talenta

Automatski odgovor ne bi trebao biti jako dugo (ili on jednostavno nije pročitao do kraja, plus također oduzeti ljudsko vrijeme, što se očekuje normalan odgovor u slučaju) i, idealno, sastoji se od tri točke:

1. Ovo pismo je automatski odgovor.
2. Razlog zašto je poslan na ovaj email.
3. Daljnje akcije primatelja pisma. Na primjer, vi ste na godišnjem odmoru, a tijekom tog razdoblja zamjene tako i taj, u svim pitanjima koja se odnose na to: ime i kontakt detalje vašeg zamjenika.

Ako pristup ovom problemu kreativno i pravilno pisati sve kao automatski odgovor neće više primatelja smetati. Pogotovo ako je ostavio ljudske kontakte, koji je u odsutnosti rješava sve probleme.

bonus savjet

Kevin Rose, čija je spremnik napuni nevjerojatan broj e-mailova svaki dan, mijenjati postavke, i stvorio je „stečaj filtera.” Ponekad, unatoč našim najboljim naporima, propustiti važne poruke. Kevin stoga predlaže stvoriti auto koji odgovara na koja šalje takve poruke nakon dva tjedna:

„Vaša e-mail (adresa) ne otvore u roku od 14 dana. Kako bi se smanjila na minimum akumulaciju e-pošte, to je bio stavljen u arhivu. Ako i dalje želite da biste dobili odgovor, jednostavno pritisnite «Odgovor» (odgovor) i vaša poruka će automatski biti smješteni u red prioriteta. Hvala ti. "

To sigurno nije najviše pristojan odgovor, ali ako se ne bave izvješća za vas preplaviti, to može puno pomoći. Prvo, dati osobi do znanja da je njegovo pismo nije izbrisana ili čitanje i bez odgovora; drugo, ako je važno za njega, on će ponovno podsjetiti na sebe slanjem poruke u redu za čitanje; i konačno, treće, vi ispričati za ono što još nije imao vremena za čitanje pisma.