Kako pojednostaviti zadatke kako biste prestali odgađati i radili više
Miscelanea / / December 22, 2021
Ovaj pristup pomoći će vam da se nosite i s najneugodnijim zadacima.
Što više morate učiniti, to je teže započeti. I što je teže započeti, to više štedimo. Rješenje problema je pojednostaviti sve što možete. Barem tako misli Greg McKeon, pisac i poslovni trener koji je radio u Googleu i Facebooku.
U knjizi Bez napora. Olakšajte ga.” McKeon objašnjava kako biti uspješan i ne izgorjeti. Uz dopuštenje izdavačke kuće "MYTH", Lifehacker objavljuje osmo poglavlje, koje govori o načinima pojednostavljenja zadataka.
U veljači 1998. u Seattleu izlazi Peri Hartman Iz razgovora s Peri Hartman 17.04.2020. iz peterokatnice od cigle u kojoj se nalazilo Amazonovo skladište kako bi upoznali Jeffa Bezosa i Shela Kafana, prvog zaposlenika i direktora digitalnog razvoja tvrtke. Nakon što je prošao nekoliko kuća, otišao je u mali pub na poznatoj tržnici Pike Place kako bi o svemu razgovarao s njima za večerom.
Bezos Došao sam na sastanak jer sam puno razmišljao o naručivanju u svojoj brzorastućoj online trgovini, što u to vrijeme nije bilo baš jednostavno. Za narudžbu kupac je morao proći dugu, višefaznu proceduru, što je tada bilo prirodno za online narudžbe.
Stranica na kojoj trebate napisati ime - kliknite mišem. Stranica na kojoj trebate napisati prvi redak adrese - kliknite. Grad, poštanski broj, vrsta kreditna kartica, broj kartice i datum isteka. Da bih napisao adresu za naplatu, morao sam ispuniti još nekoliko obrazaca na različitim stranicama - klik, klik, klik! Adresa za dostavu - kliknite ponovo. U to vrijeme nije postojala značajka automatskog dovršavanja, pa je kupnja mogla potrajati nekoliko minuta.
Za večerom, rekao je Bezos Richard L. Brandt, Jedan klik: Jeff Bezos i uspon Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011.). : “Moramo učiniti sustav naručivanja manje glomaznim. Tako da kupac može naručiti proizvod bez ikakvog truda. Sve što trebate učiniti je kliknuti na njega - i gotovi ste."
Prisjećajući se tog dana, Hartman kaže da je projektni zadatak bio kristalno jasan: "Cilj je pojednostavljenje." Bezos je razumio: “Što više koraka poduzimate do naplate, više će vremena (kupci) imati da se predomisli. Ako sve uredite tako da korisnik može izvršiti kupnju u jednom kliku, vjerojatnije će to učiniti."
U to je vrijeme ideja o online kupovini još bila nova i mnogi su se bojali kupovati putem interneta. Duga procedura unosa podataka i klikanja mišem bila je nezgodna i puno zamornija od one na koju su svi navikli: otići na blagajnu i predati karticu blagajnici. Morati svaki put ispisivati adresu, karticu i broj računa bila je poteškoća i problem. Bio je potreban veliki napredak da se sve to zamijeni jednim klikom.
Danas nam se odluka o kupnji jednim klikom čini očitom. Ali onda Hartman, obrazovan i strastven programer, proveo je dva-tri mjeseca racionalizirajući i pojednostavljujući svaki korak narudžbe, a nije mu ni palo na pamet da se može izvršiti kupnja jednim klikom. "Nitko to nije učinio", objasnio je. - Jeff je predložio: "Učinimo to." I jesmo."
Amazon je izdaoMike Arsenault, „Koliko je vrijedan Amazonov1 ‑ Click Patent? Vrijedi milijarde, ”Rejoiner, pristupljeno 15. listopada 2020. patent za narudžbu jednim klikom koji joj je dao ogromnu prednost u odnosu na konkurenciju već gotovo 20 godina. Ova jedinstvena inovacija ne može se prenaglasiti: dala je ogroman doprinos razvoju internetske trgovine.
Najlakši koraci su oni koje ne činite.
Bio sam začuđen da je Hartman mjesecima pojednostavljivao svaki korak procesa naplate, a da nije ni razmišljao o ukloniti korake i pojednostaviti sam proces. To je zato što postoji velika razlika između ta dva pristupa.
Koliko god korak bio jednostavan, lakše je ne poduzimati nikakve korake.
Kad je moj sin imao 12 godina, zadao si je cilj pridružiti se izviđačima prije nego što je napunio 14 godina. Bez sumnje, cilj je bio vrlo ambiciozan, ali zajedno smo ga prihvatili i počeli slaviti napredak. Neposredno prije svog četrnaestog rođendana upustio se u završni projekt u kojem je tim od 40 osoba je morala obnoviti ogradu od 180 stopa - prethodna je izgorjela prije godinu dana tijekom požara u Kalifornija. Sve što je sin trebao učiniti bilo je napisati izvješće o projektu. Činilo se da je to lak zadatak, ali nakon dvije godine neprekidnog rada, upravo nam je ovaj dio projekta toliko dosadio da nam je postao lakši. odgoditi.
Na projektu smo krenuli unaprijed, a dok je entuzijazam nestao, bili smo već na pola puta do cilja. Ali činilo se da nas drugi dio projekta plaši više od prvog. Nismo mogli prestati razmišljati o tome kako dodatno poboljšati izvješće: predgovor pun živopisnih i točnih detalja, deseci fotografije, profesionalni dizajn. Ulje na vatru dolila je i činjenica da smo vidjeli privlačne projekte drugih izviđača koji su ih satima motrili. (točnije, nad kojim su njihovi roditelji satima motrili), a letvica u smislu količine truda dizala se sve više i više i iznad.
Dakle, projekt je zastao. Čim smo pomislili da se vratimo na posao, odmah je postalo neizdrživo. Dani su prolazili bez ikakvog napretka. Dva tjedna kasnije, slučajno, počeo sam proučavati procese pojednostavljenja u složenim strukturama. A onda mi je sinulo: prekomplicirali smo projekt. Dodavši tome toliko koraka, čak i mentalno, sami smo sebi otežali čak i jedan sljedeći korak.
Stoga smo se, odmaknuvši se, zapitali koji su minimalni koraci potrebni da bi se posao dovršio. Za izvješće nismo trebali izrađivati poseban drveni uvez. Ne morate uključiti apsolutno sve slike. Za svaku fotografiju nismo morali pisati kilometarske opise niti smišljati neobičnu naslovnicu. Predgovor izvješću nije životni zadatak.
Ukratko, sastavili smo opći popis stvarno važnih koraka: ispišite 20 rečenica ili citata. Ispišite ih. Rezati. Zalijepite na papir. Ispišite naslovnicu. Umetnite tri separatora. Napišite i ispišite esej od tri stranice koji daje jasne odgovore samo na postavljena pitanja. Odnesite izvješće u ured i predajte ga. Spreman!
Važan projekt za mog sina prešao je iz faze “zamrzavanja” u završni u samo nekoliko dana, jer smo identificirali i odradili minimalan broj koraka. Moj sin je postao izviđač tjedan prije svoje četrnaeste godine.
Naravno, ovaj pristup ne funkcionira samo sa izviđačkim projektima. Samo si postavite jednoznačno pitanje koje će vam pomoći da izbjegnete mučne glavobolje i potaknete vas da krenete na važne, ali naizgled nevjerojatno teške ili zbunjujuće zadatke.
Da budemo jasni, navođenje minimalnog broja koraka ne znači "pogoditi" ili učiniti nešto na što nećete biti ponosni. Samo nepotrebni koraci su nepotrebni. Eliminirajući ih, usmjerit ćete energiju prema završetku projekta. U bilo kojem području, završetak slučaja bit će mnogo puta bolji od dodavanja suvišnih koraka koji ne dodaju nikakvu vrijednost projektu. A završetak je samo nešto na što možete biti ponosni.
Da biste bili uspješni u bilo čemu, morate to dovršiti.
Dodatni napor nije uvijek potreban
Moj jedan škola moj najbolji prijatelj je provodio manje vremena u učenju od mene, a ocjene su mu bile bolje. u čemu je tajna? Kad ga je učitelj zamolio da nešto učini, učinio je točno ono što se od njega tražilo, i ništa više. Išao sam dalje: čitao sam više nego pitao; traži više informacija nego što je bilo potrebno.
Toliko sam se trudio preispuniti program da nije bilo energije za sam program. Jedno je dodatno se potruditi u iznimno važnim stvarima (na primjer, nakon kirurškog zahvata napraviti dodatni zahvat kako se ne bi unijela infekcija u ranu). A sasvim je drugo dodati nepotrebne, umjetne dodire.
Za sebe sam izveo pravilo: eAko se od vas traži da učinite x, to nije dovoljno dobar razlog da učinite y. Na primjer, ako ste zamoljeni da napišete prezentaciju, onda to nije dovoljno dobar razlog za izradu slajdova s videozapisima, zabavnim grafikama i gomilom informacija. Koliko ste često morali gledati prezentacije s previše slajdova ili previše riječi na svakom slajdu? Ili je možda u tome uopće previše? Želite li stvarno da netko bude na vašem mjestu?
Pametniji pristup pokazuje Louis V. Gerstner, Jr., Tko kaže da slonovi ne mogu plesati (New York: Harper Business, 2003.), 43. mali, ali ključan za IBM-ovu radikalnu promjenu u tijeku. Lou Gerstner, koji je upravo preuzeo dužnost izvršnog direktora, pozvao je top menadžera Nicka Donofria da govori na glavnoj skupštini. Gerstner se prisjeća: “U to je vrijeme standardni format za svaki važan sastanak u IBM-u bio prezentacija koja je koristila visokotehnološke projektore i grafiku. Nick je upravo prešao na drugi slajd kad sam prišla i isključila projektor, pokušavajući to učiniti što pristojnije u ovoj situaciji. Nakon duge neugodne stanke rekao sam: 'Razgovarajmo samo o vašem poslu.'
Većina prezentacija bi trebala biti samo o "razgovoru o poslu". Ukratko, sljedeći put morate napisati izvješće, pripremiti prezentaciju ili smisliti marketinški trik, otjerati napast umetanja nepotrebnih dodataka. Oni odvlače pažnju ne samo vama, već i slušateljima. Sada, kada pripremam prezentaciju, pripremam šest slajdova s manje od deset riječi.
Potreba za dodatnim naporom izvan onoga što je potrebno za dovršetak primarnog zadatka iznimno je rijetka. Bolje je pokrenuti samo obavezni program nego ne raditi ništa.
Početi od nule
Kad se Appleov vrhunski dizajnerski tim sastao s Steve Jobspredstaviti dizajn onoga što je postalo iDVD (ovaj zastarjeli uslužni program dopušta korisnici snimaju glazbu, filmove i digitalne fotografije s računala na disk), čekali su da gaz diviti se. Bio je to prekrasan dizajn prilagođen korisniku, a iako je program imao nekoliko funkcija i značajki, dizajneri ponosili se kako su uspjeli pojednostaviti izvornu verziju proizvoda, za koji je priručnik za koji je trebalo tisuću stranicama.
Međutim, vrlo brzo je ekipa saznalaFarhad Manjoo, “Nepobjediva jabuka: 10 lekcija iz najbolje tvrtke bilo gdje”, Fast Company, 1. srpnja 2010.da je Jobs imao nešto drugo na umu. Prišavši ploči, nacrtao je pravokutnik i rekao: “Evo novog programa. Ona ima jedan prozor. Povučete video u ovaj prozor, kliknete gumb "Snimi" - i to je to. Evo što ćemo učiniti."
Mike Evangelist, jedan od dizajnera proizvoda, bio je šokiran do srži. Rekao je: "Još uvijek imam slajdove koje sam pripremio za taj sastanak - oni su nevjerojatno zeznuti." Tek kasnije, osvrćući se unatrag, jasno je vidio da su se “sve ostale funkcije samo miješale”. Prema Evangelistu, najviše ga je šokiralo to što su on i njegov tim pogrešno razumjeli sam proces. Počeli su s nevjerojatno složenim proizvodom i pokušali ga pojednostaviti, a Jobs je otišao s suprotne strane. Krenuo je od nule i shvatio koliko je minimalnih koraka potrebno za postizanje rezultata.
Toliko smo navikli na složenost svih procesa u našem životu da rijetko pokušavamo posumnjati u njihovu nužnost.
Na primjer, pokrenuo sam podcast dok sam pisao ovu knjigu. U početku sam se instrukcija koju sam namjeravala poslati svakom gostu sastojala od 15 koraka.
- Registrirajte se na Zencastr.com i unesite svoje vjerodajnice.
- Korisničko ime: XYZ.
- Lozinka: ABC.
- Slijedite vezu u e-poruci od Zencastra koja će vam doći na e-mail ubrzo nakon registracije.
- Ako koristite Chrome, za bolju kvalitetu videa dopustite Zencastru da vam šalje obavijesti.
- Označite Zencastr (kliknite ikonu zvjezdice na desnoj strani trake izbornika Chrome) da zaštitite korak 3.
- Potvrdite test mikrofona klikom na Pass.
- Ako ne uspije, kliknite ikonu u sredini pri dnu zvučne trake sa svojim imenom kako biste saznali u čemu je problem, kliknite na vezu i riješite problem.
- Molimo potvrdite da me čujete i da možemo komunicirati putem Zencastra.
- Slijedite link u Zumposlano Vam putem e-pošte; također bi trebao biti u prvom slovu.
- Čim te pustim u sobu u Zoomu, odmah isključi mikrofon.
- Pretvorite video u Zoom.
- Nakon što omogućim Zoom i Zencastr snimanje, potvrdite da vidite ikonu snimanja u oba programa i pozdravite sve.
- I evo nas!
- Na kraju sesije, molimo odjavite se iz Zencastra prije zatvaranja prozora.
I sama sam bila umorna od čitanja ovog priručnika. Što tek reći o gostima, koji će sve ovo morati odraditi bod po bod!
I krenuo sam od nule. Pitao sam se: "Koji je minimalni broj koraka koji osoba mora poduzeti da bi me kontaktirala putem Zencastra?" Nakon što sam formulirao odgovor, skratio sam upute.
- Slijedite poveznicu koju ste dobili putem e-pošte od Zencastra nakon registracije.
- Ja ću se sam pobrinuti za snimanje, a vi se samo trebate pridružiti chatu.
Evo ga! Samo dva laka koraka. Ako stvari u vašem životu uključuju previše koraka, pokušajte krenuti od nule. A ako možete utrti put za isti rezultat, samo poduzmite manje koraka.
Maksimalno povećajte korake koje ne poduzimate
U veljači 2001. 17 slobodoumnih ljudi sastalo se u Snowbirdu, skijalištu u Utahu, visoko u planinama Wasach. Htjeli su se opustiti, razgovarati, jesti, skijati i raspravljati o softveru. Rezultat njihovih razgovora sada je utjelovljenJim Highsmith, “Povijest: Agilni manifest”, Agile Alliance, 2001. u poznatom dokumentu pod nazivom „Manifest agilnog razvoja softver". U njemu su formulirali skup pravila za razvoj boljeg softvera kako bi korisniku olakšali rad uklanjanjem prepreka i smetnji.
Jedno od 12 načela Manifesta navodiTemeljna načela Agilnog manifesta: "Jednostavnost - umjetnost minimiziranja nepotrebnog rada - je bitna." To znači da je cilj razvoja stvoriti proizvod koji korisniku treba, i ako je to može se postići kroz manje dugačak kod i manje dodatnih funkcija, onda je to upravo ono što trebate ući.
Iako se ovaj princip primjenjuje na razvoj softvera, možemo ga prilagoditi svakodnevnom životu život, na primjer: "Jednostavnost - umjetnost maksimiziranja koraka koji se ne poduzimaju - iznimno je neophodna." Drugim riječima, koliko god naš cilj bio značajan, svoje napore trebamo usmjeriti samo na bitno. Svaki mali korak košta nas izgubljene prilike, a njezino eliminiranje daje nam više vremena, energije i kognitivni sredstva koja su usmjerena na stvarno važne zadatke.
Možda ćete se iznenaditi koliko se naizgled teških ciljeva može postići i koliko se teških zadataka može riješiti u samo nekoliko koraka. Kako piše Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Sve što trebate znati o NFL-u ove godine (New York: Ballantine Books, 14. srpnja 2006.). sportski kolumnist Andy Benoit, većina genijalaca "uspjela je ne zato što su rješavali teške zagonetke, već zato što su slijedili put neprepoznate jednostavnosti."
Effortless je izvrstan vodič za one koji žele učiniti više za manje vremena. Ali knjiga će pomoći i onima koji su umorni od beskonačnog trčanja i zamornih poslova.
Kupi knjiguPročitajte također☝️💡
- Kako napraviti više, ispravno postaviti zadatke i upravljati vremenom zaposlenika
- Kako pravilno grupirati zadatke kako biste sve pratili
- Osobni Kanban: Kako naučiti raditi na vrijeme
5 razloga da uključite jastuk za zagrljaj beyosa uživanja u svoj popis darova za sebe i svoje najmilije