12 savjeta stručnjaka koji će vam pomoći da ostanete na putu

Ugled nekoga tko uvijek obavi posao na vrijeme puno vrijedi. Ali to ne nastaje samo od sebe, samo zato što se jako trudite, ne spavate dovoljno i općenito radite kao konj. Sve navedeno ekstremne su mjere za nekoga tko ne zna planirati.

Evo nekoliko ključnih principa koji će vam pomoći upravljati opterećenjem i dovršiti projekt na vrijeme.

1. Shvatite da je nepoštivanje rokova uvijek osobni izbor.

Postoje područja u kojima je gotovo jedini način da dobijete dobar projekt laganje kupca da ćete se nositi sa zadatkom brže od vaših konkurenata. Ali zapamtite da je rad u takvoj industriji isključivo vaš izbor. A ako se to učini, vrijedno je prihvatiti da će rokovi neizbježno biti propušteni, a vi ćete se morati nositi sa tjeskobom i drugim neugodnim emocijama.

2. Razmotrite mogućnost promjene

Budući da se sve svodi na osobni izbor, razmislite o drugoj industriji - onoj u kojoj se poštivanje rokova očekuje i cijeni. U njemu možete dobiti zadovoljstvo što ispunjavate obećanja i dobročinite ljudima.

3. Ne postavljajte lažne rokove

Iskušenje je veliko jer rani rok izgleda kao dobar poticaj: svi članovi tima točno će izvršiti svoje zadatke prije nego što dođe pravi rok. Ali ljudi su različiti. Poslušat će se vaše riječi i zaista sve učiniti na vrijeme. A drugi će smatrati datum koji ste naveli samo kao preporuku.

Učinkovitiji potez je objasniti od samog početka osoblješto se točno podrazumijeva pod rokom i kakve će posljedice imati ako sve to zajedno probijete. A lažni rok nešto je poput poznate priče o dječaku koji je uzaludno vikao: "Vukovi!" Kad je stvarno napadnut, nitko nije došao pomoći.

4. Ostavite malo vremena

Ne obećavajte partnerima i klijentima na temelju internih rokova. Projekt koji nema slobodnog vremena vjerojatno će kasniti. Nije moguće, ali sigurno. Što je dulji period između završetka projekta i isporuke kupcu, veća je vjerojatnost da ćete se uklopiti u rok.

5. Cijenite trud koji ste uložili

Skuplje je učiniti nešto na vrijeme nego učiniti istu stvar u formatu "kad uspije". A ako ne slomite rokovi, tretirajte to kao vrijednost koja bi trebala biti uključena u vaše plaće. Zatim upotrijebite zarađeni novac kako ne biste propustili sljedeći rok.

6. Recite sebi glavni problem

Da biste ispunili rokove, potreban vam je sustavan pristup planiranju i napredovanju korak po korak. Ako stalno režete rubove ili izgarate do datuma dospijeća projekta, najvjerojatnije imate problem sustavnog planiranja. I to treba riješiti.

7. Po potrebi promijenite zadatak

Izvođenje dogovorenog posla samo djelomično, samo da bi se ispoštovao rok, očito je gubitak. Mnogo je kompetentnije stalno biti u kontaktu s kupcem i, ako je potrebno, zajedno revidirati projektne zadatke brisanjem ili dodavanjem zasebnih blokova. "Sada ćemo to učiniti, ali to će biti u sljedećoj verziji" savršeno je prihvatljiva poruka. Pogotovo kada ljudi očekuju da će proizvod primiti na vrijeme.

8. Razbijte globalni rok na više lokalnih

Ako imate veliki, razgranat projekt, postavljanje jednog roka nije preporučljivo: definitivno nećete stići na vrijeme. Bolje je razbiti ukupni rok na 10-15 srednjih. To će vam omogućiti da shvatite kako posao napreduje i da reagirate na lokalna kašnjenja prije nego što bude prekasno.

9. Ne očekujte da ćete uzeti količinu

Mitski pojam "čovjek-mjesec" ozbiljna je zamka. Devet ljudi, čak i uz vrlo velike napore, neće moći podnijeti i roditi dijete u jednom mjesecu. Neće uvijek biti moguće ubrzati projekt zapošljavanjem više zaposlenika.

Ako na ovaj način riješite problem rokova, najvjerojatnije, nećeš stići na vrijeme. Razmislite o alternativi: u bilo kojoj fazi projekta ima dovoljan broj ljudi, a te se faze kreću paralelno, ako je moguće.

10. Ako se nešto može unaprijed odlučiti, učinite to

Kad vam je potrebna samo jedna osoba za odobrenje svake faze projekta, malo je vjerojatno da ćete moći pokrenuti više procesa paralelno. No ako se unaprijed sastave stroge specifikacije, mnoge će stvari biti odobrene prije početka projekta.

11. Odvojite posao od emocija

Kad razgovarate o približavanju roka, rasprava se često svodi na pitanja povjerenja, srama i uvažavanja truda svake osobe. Da bi takve rasprave bile učinkovite, bolje je rastaviti sistemske složenosti i osloniti se na stvarne podatke, a ne na emocije.

12. Ne šutite o problemima

Takve se poteškoće neće same riješiti. U suvremenom svijetu punom glasnici i druge mogućnosti komunikacije, ne postoji tehnički razlog zašto voditelj ne može znati o napretku projekta i problemima koji se pojavljuju, kao ni tim.