Kako zakazati sastanke kako bi bili učinkoviti
Miscelanea / / September 07, 2021
Ne gubite vrijeme.
Možda vam se ne sviđaju sastanci, ali ih ipak morate održavati. Ovo je bitan dio tijeka rada u bilo kojoj tvrtki. Jedan od načina da sastanke učinite korisnijim i bržim je pažljivo ih zakazati. Knjiga Olge Demyanove, doktorice ekonomije, „Brzi i učinkoviti sastanci. Od pripreme do postizanja željenog rezultata. "
Uz dopuštenje izdavačke kuće "Alpina Pro" Lifehacker objavljuje ulomak iz drugog poglavlja.
Sami sastanci nisu problem. Oni su čak neophodni i menadžerski su atribut moći. Morate se riješiti dugotrajnih beskorisnih i neučinkovitih okupljanja.
Najčešće vrste sastanaka:
- tjedni;
- strateški;
- radnici;
- izvještavanje;
- planiranje sastanaka;
- brainstorming;
- poslovni razgovori i sastanci;
- brifinga.
Sve ove vrste mogu se grupirati u četiri glavne skupine:
- po trajanju: brzo (do 30 minuta) i dugotrajno (više od 1 sata);
- prema broju sudionika: do 10 osoba ili više;
- prema namjeni: radna, politička i informativna;
- prema vremenu: planirano i neplanirano.
Zakazivanje sastanaka Potrebni atributi
Što planirati:
- ciljevi;
- dnevni red;
- popis pozvanih;
- raspored;
- informativni materijali;
- odgovoran za čuvanje protokola;
- propisi predstave.
Prije svega, vođa mora razmotriti ciljeve sastanka. Ovo je polazište za dnevni red i popis sudionika, vrijeme i propise.
Glavni ciljevi sastanaka:
1. Nove informacije - za informativni sastanak:
- važne vijesti i promjene politike;
- rasprava o planovima i strategijama;
- kratkoročno predviđanje;
- prezentacija novih proizvoda i pristupa;
- rasprava o proračunu;
- kadrovska pitanja.
2. Praćenje događaja i donošenje operativnih odluka - za redovne sastanke:
- glavni rizici i poteškoće;
- parametri za procjenu napretka;
- procjena ključnih procesa i neophodnih promjena;
- rasprava o tome što se događa: što ide dobro, što treba poboljšati;
- ključne lekcije i rezultati akcija;
- koordinaciju napora;
- komunikacije.
3. Motivacija - kreativni sastanci, razvoj novih pristupa i team building:
- motivacija za djelovanje;
- kolektivno odlučivanje;
- čast individualnog i kolektivnog uspjeha.
Dakle, svrha utječe na vrstu sastanka i model njegove organizacije. Na primjer, sastanci za brifing razlikuju se po broju sudionika i duljini vremena. Redovite su planirane prirode, brže su u vremenu i s ograničenim brojem sudionika. Kreativni sastanci zahtijevaju posebnu pripremu: organiziranje namještaja (obično odvojeni stolovi), čaj, kava i neformalna atmosfera; ne zahtijevaju poštivanje pravila odijevanja.
Eisenhowerova matrica za rangiranje pitanja za sastanke
Mora se imati na umu da je sastanak platforma na kojoj se donose važne odluke i prevladavaju problemi. Eisenhowerova matrica polje je na kojem se prikupljaju svi problemi i pitanja. Poredani su po važnosti i hitnosti.
Hitno | Ne žuri | |
Važno | A | B |
Nema veze | C | D |
Kvadrat A: važna i hitna pitanja
Kvadrat važnih i hitnih stvari trebao bi biti prazan ili mali. To će značiti da ispunjavate datum dospijeća. Ako ima mnogo takvih slučajeva, to je znak neorganiziranosti. Primjeri slučajeva koji se mogu kvadrirati:
- slučajevi izravno povezani s vašim funkcionalnim dužnostima i koji utječu na vaše učinkovitost;
- slučajevi čiji neuspjeh može stvoriti probleme;
- pitanja vezana za zdravstvenu i psihološku klimu u timu;
- pitanja koja utječu na sigurnost tima;
- slučajeve čije rezultate treba uskladiti ili prezentirati vašoj upravi.
Kvadrat B: važna, ali ne hitna pitanja
Kad zaduženja ili pitanja nemaju hitnost i nema specifičnosti kada se moraju izvršiti, imenuje izvršitelj sam mjerenje vremena. Ovaj kvadrat uključuje sve stvari koje se odnose na vašu funkcionalnost u poduzeću, stvari na kojima radite redovito, a u pravilu je njihova provedba vezana za opći raspored u poduzeću (na primjer, priprema konačnog izvještavanje). Istraživački zadaci koji zahtijevaju određeno vrijeme mogu se pripisati takvim slučajevima, ali iznos troškova rada nije jasan do trenutka završetka. Zadaće prvog i drugog kvadrata treba stalno pratiti, pa ih je poželjno uvrstiti u dnevni red sastanaka.
Kvadrat C: hitna, ali nevažna pitanja
To su smetnje. Često jednostavno ometaju fokusiranje na važne zadatke i smanjuju učinkovitost. Uvijek se sjetite svojih ciljeva i naučite razlikovati važno i sporedno.
Vrijedi ući na ovaj trg:
- nametnuo netko sa strane sastanka ili Pregovaranje;
- rasprava o pitanjima koja mogu riješiti podređeni;
- rasprava o poslovnim pitanjima;
- rasprava o apstraktnim temama.
Kvadrat D: pitanja koja nisu hitna i nevažna
Slučajevi u ovoj kategoriji ne promiču vas u projektima, ali vas odvlače od rada na njima.
- ne donose nikakvu korist;
- korisno je uopće se s njima ne baviti;
- Ljubitelji vremena.
Za svaki cilj voditelj stavlja sljedeća pitanja:
- Tko ima informacije i znanje o problemu koji se razmatra?
- Na čije interese utječe ovo pitanje?
- O kome ovisi odluka?
- Tko treba znati informacije o kojima će se raspravljati?
- Tko će provoditi donesene odluke?
Prilikom zakazivanja sastanaka projekta možete koristiti metodologiju 99/50/1.
Voditelj organizira sastanke na tri važne točke u projektu:
- na početku - uroniti sve sudionike u tempo projekta i timsku izgradnju grupe;
- u srednjoj fazi - raspravljati o rezultatima obavljenog posla i daljnjim prilagodbama, ako jesu potrebno;
- na cilju, kada preostaje realizacija 1% ukupnog volumena - za prethodno zbrajanje.
Ovo vrijeme će vam pomoći da bolje iskoristite svoje vrijeme na sastancima.
Dnevni red
Dnevni red je plan zadataka koje treba riješiti na sastanku. Potrebno je jasno definirati vrijeme za svaki govor, dodijeliti odvojeno vrijeme za raspravu i povratne informacije od svih sudionika.
Prilikom planiranja vremena vašeg sastanka važno je uzeti u obzir sljedeće:
- važnost točke dnevnog reda;
- rok za svaku izvedbu;
- pauze ako je potrebno;
- 20% vremena za dodatne važne informacije.
Dnevni red se šalje svim sudionicima sastanka.
Dnevni red s utvrđivanjem vremena i specifičnostima govora
Dnevni red:
- Rezultati rada na sklapanju ugovora. Ivanov I. (15 minuta).
- Problemi u transportu zaliha. Petrov I. (15 minuta).
- Rezultati i planovi rada na projektu. Sidorov T. (20 minuta).
S početkom u 11:00.
Završetak u 12:15.
Morate se osposobiti za brze i učinkovite sastanke!
Vaše vremenske smjernice:
Važno i hitno | 12 minuta |
Važno i nije hitno |
24-36 minuta Hitno i važno: 12 minuta - ovdje funkcionira Paretov princip: 20% vremena stvara 80% rezultata, s prosječnim sastankom od jednog sata (60 minuta), najproduktivnije vrijeme je 12 minuta (20% od 60 minuta). Važno i hitno: obično planirano. Učinkovito vrijeme za takve sastanke je 24–36 minuta. Ovdje funkcionira metoda 60/40, prema kojoj pri izradi dnevnog plana 40% vremena treba ostaviti slobodnim, 60% izdvojiti za planirani posao, uključujući 20% - za "nepredvidive" i 20% - za one koji nastaju spontano ili postanu prateći. S prosječnim vremenom sastanka od jednog sata (60 minuta), vrijeme za planirane važne, ali neodložne stvari je 24–36 minuta (40–60% od 60 minuta). |
Nevažno i hitno | Delegacija i upravljanje telefonom i drugim komunikacijskim sredstvima, ne više od tri minute za kontrolu. |
Nevažno i nije hitno | Delegiranje i kontrola od strane uprave, ne više od jedne minute po delegaciji. |
Popis pozvanih
Optimalan broj sudionika brzih sastanaka je 5-7 osoba. Prihvatljivo je 8 do 12 osoba ako voditelj sastanka ima sposobnosti facilitatora.
Za generiranje ideja, postavljanje ciljeva i letenje, idealan sastav nije više od 15 ljudi.
Na Googleu postoji neizgovoreno pravilo - maksimalni broj sudionika nije veći od 10.
Amazon ima pravilo dvije pizze: na sastanku bi trebalo biti onoliko ljudi koliko možete nahraniti dvije pizze.
Postoji pravilo 8-18-1800:
- ne više od 8 ljudi - rješavanje radnih pitanja;
- ne više od 18 - brainstorming, kolektivno rješavanje problema;
- do 1800 ljudi - informacije i mogućnost komunikacije.
Studija Bain and Company kaže da u skupinama za donošenje odluka dodavanjem više od sedam svakog sudionika rezultira oko 10% manjom učinkovitošću.
Izravno odgovorne osobe dužne su sudjelovati na sastancima.
Apple pored svake stavke sastanka navodi ime odgovorne osobe. Dakle, svaki zaposlenik ima jasno područje odgovornosti u okviru dodijeljenog zadatka.
Ako često organizirate sastanke, ova će vam knjiga svakako dobro doći: Olga Demyanova predlaže studiranje 16 tehnika i četiri alata za poboljšanje učinkovitosti svih uključenih u ove sastanke.
Za kupnju knjige
Pročitajte također🧐
- Kako sastanke učiniti produktivnijima
- 3 savjeta kako sastanke uvijek završiti na vrijeme
- Life hack: kako izbjeći beskorisne sastanke sa Zoomom
Prodaja iPhonea počela je na AliExpressu: 11 modela sa popustima do 22 tisuće rubalja