Kako pravilno delegirati radne zadatke
Miscelanea / / June 04, 2021
Kategorična naredba, nepažnja za interese zaposlenika i nedostatak zahvalnosti nisu najučinkovitiji pristup raspodjeli zadataka u timu.
Dobar vođa nije onaj koji sve svodi na svoja ramena, već onaj koji je u stanju okupiti snažan učinkovit tim i kompetentno raspodijeliti odgovornosti, uključujući i neplanirane.
Delegiranje, odnosno delegiranje zadataka s jednog zaposlenika na drugog, pomaže6 strategija za angažiranje vaših zaposlenika / Harvard Business School Online povećati razinu angažmana u timu, a vođe koji su u tome uspjeli u prosjeku dovodeDelegiranje: ogroman menadžerski izazov za poduzetnike / Gallup Business Journal njihove tvrtke imaju 33% više prihoda od ostalih.
Ali samo reći "učini ovo" je pogrešno. Ton narudžbe, loše zakazan zadatak, nedostatak objašnjenja - sve to može uzrokovati odbijanje i, kao rezultat, završiti s ne najboljim rezultatom.
Stručnjakinja Harvard Business School Lauren Landry rekla je zaKako učinkovito delegirati: 9 savjeta za menadžere / Harvard Business School Online pravila koja pomažu učinkovitom delegiranju i poboljšanju izvedbe.
1. Procijenite mogućnosti zaposlenika
Postoje zadaci koje nije moguće delegirati. Na primjer, oni su sastavni dio vaših odgovornosti. Ili drugi zaposlenik nema znanje i kvalifikacije za obavljanje takvih zadataka. Ili su, obrnuto, mnogo jednostavniji od onih koje on obično radi. Primjerice, traženje menadžera prodaje ili revizora da pronađe majstora za popravak uredskog aparata za kavu bilo bi, blago rečeno, neprimjereno.
Općenito, prije nego što nekome nešto povjerite, zapitajte se:
- Hoće li se osoba nositi s tim zadatkom? Ima li dovoljno vremena ili će to ometati njegove druge odgovornosti?
- Hoće li zaposlenik imati dovoljno znanja i vještina? Ili ga morate tako dugo ažurirati da je to lakše učiniti sami ili pronaći drugog stručnjaka? Recimo da trebate napisati izvještaj o radu tima na projektu, ali kolega kojeg želite dodijeliti radi to općenito Nikad nisam učinio takvo što, što znači da će se posao ići polako, uz škripu i, možda, sve će morati prepraviti.
- Hoće li ovaj zadatak pomoći zaposleniku da poboljša neke vještine, stekne iskustvo? Ovo nije obavezno, ali bilo bi lijepo.
- Postoji li zaposlenik koji to može bolje podnijeti?
2. Pokušajte udovoljiti svima interesima i potrebama
Na primjer, trebate organizirati team building za cijeli tim, ali za to nema posebnog zaposlenika. No, postoji osoba koja je snažna u komunikaciji i željela bi steći iskustvo u organizaciji događaja, obuci i upravljanju osobljem. Možete mu ponuditi ovaj zadatak.
Ili tvrtka privremeno ostaje bez SMM stručnjaka, ali postoji netko tko je dobro upućen u algoritme društvenih mreža i ne bi imao ništa protiv da se okuša u marketingu.
Naravno, to nije uvijek moguće. Postoje dosadni zadaci koje nitko ne voli. Ipak, neće biti suvišno kritički procijeniti tim i razmisliti kome bi novi zadatak mogao koristiti.
3. Pravilno postavite zadatak
Kada se obraćate zaposleniku, objasnite mu zašto mu želite povjeriti zadatak, kako to može biti korisno za tvrtku i za njega osobno. Svakako pohvalite i navedite njegove snage koje su utjecale na vaš izbor. Biti pristojan.
Recite nam detaljno o zadatku. Imajte jasan cilj i vremensku liniju. Navedite sve potrebne dokumente i ostale informacije. Bit će vrlo dobro ako svi potrebni materijali budu jasni i strukturirani, tako da zaposlenik ne mora potrošiti puno sati na smišljanje što je što.
4. Omogućite normalnu komunikaciju i ugodnu atmosferu
Dajte osobi do znanja da ste uvijek tu da pomognete, predložite i odgovorite na pitanja. Upozorite da će se, ako se iz nekog razloga ne snađe ili propusti rok, moći razgovarati s vama i zajedno ćete nešto smisliti.
Pitajte što mu treba za izvršavanje zadatka. Možda ćete mu trebati pružiti dodatne informacije ili ga, na primjer, osloboditi tekućih poslova.
To je rečeno, važno je ostati prijateljski raspoložen, tako da zaposlenik zaista ne oklijeva kontaktirati vas ako nešto pođe po zlu.
5. Budi siguran
Kada sami dovršite zadatak, u potpunosti kontrolirate situaciju. Ako netko drugi preuzme posao, može postojati milijun problema koji mogu rezultirati lošim rezultatima ili propuštenim rokovima.
Unaprijed razmislite što ćete učiniti u slučaju nepovoljnog razvoja događaja. Budite spremni sami preuzeti zadatak ili ga brzo prepustiti nekom drugom.
Pokušajte se prema tim situacijama ponašati ne kao prema neuspjehu, već kao prema iskustvu koje će vam pomoći da bolje razumijete svoj tim, njegove mogućnosti i razinu organizacije.
6. budi strpljiv
Da, postoje stvari koje je brže učiniti samostalno nego nekome povjeriti, a zatim potrošiti vrijeme na odgovaranje na pitanja i praćenje rezultata.
Važno je zapamtiti da niste ljudski orkestar, a za učinkovit rad trebate razviti svoj tim, dati zaposlenici imaju priliku učiniti nešto novo, postati kompetentniji, učiti, uključujući i od svojih pogreške.
To znači da morate biti strpljivi ako netko postavlja previše pitanja ili se nosi sa zadatkom sporije nego što ste očekivali.
7. Dajte i tražite povratne informacije
Kada je zadatak gotov, recite zaposleniku kako ocjenjujete njegov rad: što vam se svidjelo i zašto spremni ste ga pohvaliti, koje se točke mogu poboljšati, što vrijedi učiniti za ovo i na što tražiti budućnost.
Budite točni. Ne psujte, ne povisujte glas, nemojte bez razloga obezvrijeđivati ili kritizirati. Svakako započnite s pohvalama, a zatim nježno razgovarajte o onome na čemu treba poraditi.
Ako je zadatak za osobu bio nov i težak, pitajte ga kako je na njemu radio. Što je bilo lako, a što nije, što je bilo zanimljivo, a što se uopće nije svidjelo, kako sam procjenjuje rezultat, što bi želio poboljšati i kako to planira učiniti.
8. Ne zaboravite reći hvala
I ne samo jedan na jedan, već i javno, pogotovo ako zadatak nije bio lak. Pohvalite osobu pred cijelim timom, dajte joj dodatni slobodan dan, označite ga kao najboljeg zaposlenika ako tvrtka to prakticira.
Također, ne biste trebali prisvajati plodove tuđeg rada. Umjesto da kažete "Organizirao sam team building" ili "Pripremio sam izvještaj", bolje je naglasiti da ste sve pripremili zajedno i da je vaš kolega puno pomogao. narod cijenitikad se prepoznaju njihove zasluge, to ih čini više uključenima u posao i odanima tvrtki.
Pročitajte također🧐
- Kako upravljati timom bez grešaka: 8 savjeta od CMO-a
- 5 životnih hakova za vođu novaka
- 4 uobičajene pogreške koje čine novi vođe