Kako postići više, pravilno postaviti zadatke i upravljati vremenom zaposlenika

Vjerojatno samo lijena javna osoba nije govorila o tome koliko je važno planirati radno vrijeme kako bi se više radilo, puno zarađivalo i općenito bila "najbolja verzija sebe". Ali iz nekog razloga i dalje smo suočeni sa zaostalim rokovima, neispunjenim ili pogrešno obavljenim zadacima. Dijelit ću svoje metode, kako menadžer može učinkovito organizirati radno vrijeme zaposlenika, kako izgraditi komunikaciju i postaviti zadatke tako da se pravilno izvršavaju.

Uklonite sve nepotrebne

Upravljanje vremenom. Volim ovu riječ. Vrlo je povoljno: nisam nimalo spor i loš na poslu, imam problema s upravljanjem vremenom.

Moj recept je ukloniti sve nepotrebno ili, kako ga ja zovem, smanjiti sranje. Izbrišite i onemogućite sve što vam nije potrebno.

Da biste učinili više, ne treba vam 25 sati dnevno, samo trebate trošiti manje vremena na beskorisne stvari.

Potrebno je često komunicirati na poslu - kombinirajte svu korespondenciju u jedan glasnik i nikada ne idite drugima.

Jeste li programer? Ne? Zašto vam je onda potrebno više preglednika? Jeste li sigurni da su vam potrebne tri iste aplikacije za uređivanje teksta? I tako dalje.

U mom radu iz teći može nokautirati nekoliko stvari koje se redovito događaju: poruke u glasniku, dolazna pisma poštom, osoba koja je ušla u ured, telefon zazvoni.

Tako sam okupio svu komunikaciju u Telegramu, isključio obavijesti iz svih chatova, arhivirao sve kanale - tako da i sam mogu odlučiti kada budem imao vremena za odgovor.

U pošti sam se pretplatio na sve poštanske pošiljke, osim na 5-6 najpotrebnijih. Koristim uslugu Unroll.me da ih sakupim u sažetku, koji dolazi jednom tjedno u prikladno vrijeme za mene. Također provjeravam poštu nekoliko puta dnevno, a ne odmah nakon primitka pisma.

Na telefonu samo tražim da ne zovem - gotovo uvijek možete pisati ili diktirati poruku. A osobni se sastanci odvijaju samo prema planu - stavljam ih u kalendar (vrlo je prikladno to učiniti pomoću Calendly.com), obično popodne u radnom danu.

Recept je jednostavan i očit, ali, kako pokazuje praksa, ne primjenjuju ga uvijek i svi koji imaju "probleme s upravljanjem vremenom".

Primijenite praćenja

Često održavam sastanke tako drage svima. Iako ljude odvlače od posla, i dalje su najprikladniji način prenošenja novih informacija. odmah velikom broju ljudi, obradite prigovore i dajte odgovore na pitanja koja će se odmah čuti svi.

Ali kako to učiniti sastanak učinkovit? Pogotovo kad se drže za 20-50 ljudi i ne postoji način da se osigura da svi pažljivo slušaju.

Najlakši i najučinkovitiji način je zamoliti sve da nastave na samom početku. Odnosno, teza je zapisati sve što se čini važnim. I odmah nakon sastanka, pošaljite tekst osobno poštom ili glasnikom.

Prezenteru ova metoda omogućuje, prvo, da odmah vidi tko i kako percipira informacije. I drugo, da biste odmah dobili povratne informacije: jesu li glavne poruke publike stigle ili vaše govorničke vještine još treba poboljšati.

I naravno, praćenja pomažu u ispunjavanju glavne svrhe sastanka - osigurati da svi stvarno čuju i zapamtio važna informacija.

Ispravno procijenite vrijeme potrebno za izvršavanje zadatka

Isprva se čini da je nemoguće pravilno procijeniti vrijeme potrebno za izvršavanje bilo kojeg zadatka. Nešto kasnije u praksi možete vidjeti da je to doista tako.

Iz tog je razloga ocjena svakog zadatka svojevrsna obrana diplome. Zaposlenik kaže koliko sati planira potrošiti na provedbu, a upravitelj se ili složi ili traži opravdanje zašto je potrebno toliko vremena ili malo vremena.

Upravo s ovom "zaštitom" (ako se ne provodi radi pokazivanja i ako vođa razumije što čini zaposlenik) ocjena problema zaista ima smisla.

Različiti ljudi različito ocjenjuju svoj rad. Netko precjenjuje traku i preuzima hrpu zadataka, odvajajući za svaki puta manje vremena nego što ih mora potrošiti. Netko se, naprotiv, reosigurava i postavlja svaki zadatak za više sile i "razmišljanje".

Dobar vođa trebao bi postaviti prava pitanja:

• Zašto vam treba X sati da biste izvršili ovaj zadatak?
• Ponovo pročitajmo uvjete problema i definiciju njegove provedbe. Jeste li sigurni da ste sve dobro razumjeli i uzeli u obzir?
• Ako prvi put radite takav zadatak, jeste li odvojili vrijeme za upoznavanje?

I naravno, uvijek je dobro kada tvrtka ima nekoliko zaposlenika koji obavljaju istu vrstu zadataka. U glavu možete se usredotočiti na prosjek, izračunat na temelju ocjena zaposlenika.

Koristite kontrolne liste

Zamislite da imate zadatak za zaposlenika. A zvuči otprilike ovako: "Pokrenite sami takvu i takvu novu uslugu." Zaposlenik ima tri mogućnosti za izvršavanje takvog zadatka:

1. Minimum. Odnosno, izraditi sve slovo po slovo, formalno izvršiti zadatak. Usluga je pokrenuta, ali nema istraživanja, nema modela određivanja cijena, nema razumijevanja tko će i što točno raditi. Odjel prodaje i marketinga nema podataka o tome kako i kome ih prodati.
2. Maksimum. Odnosno, pristupati zadatku energično i s velikim entuzijazmom. Provedite ogromnu količinu istraživanja, komunicirajte s drugim tvrtkama na tržištu, oblikujte desetak modela određivanje cijena, održati nekoliko sastanaka unutar tvrtke (s upravom, vođama timova i odvojeno sa svakim timom), održati nekoliko prezentacija za svaku potencijalnu ciljnu publiku.
3. Pravo. Ovaj je pristup negdje na sredini između prve i druge opcije: provodi se studija 5-7 tvrtki u segmentu, priprema razumljiv koncept, izrađuje se jedna prezentacija ili odredišna stranica. Održava se generalna skupština na kojoj se prenose ključne informacije o prodaji usluge.

Da biste spriječili zaposlenika da radi premalo ili previše prilikom preuzimanja zadatka, upotrijebite kontrolni popis - numerirani popis koraka koje treba poduzeti da bi se postigao rezultat. Posebno je korisno koristiti popise za provjeru ako niste sigurni da zaposlenik 100% razumije kako to izvoditi zadatak, - na primjer, samo što prije nije radio tako nešto. Ako ste lijeni za bojanje, pripremite se za opcije broj 1 i broj 2. Završit ćete to kasnije ili će zaposlenik potrošiti svoje vrijeme i vrijeme tima na nepotrebne radnje.