20 učinkovitih tehnika upravljanja vremenom
Produktivnost / / January 06, 2021
1. Pravilo 1-3-5
Radno vrijeme tijekom dana ograničeno je, a pravilo 1-3-5 omogućuje vam da ga najpametnije provedete. Njegova je suština sljedeća: u danu možete obaviti samo jedan veliki zadatak, tri srednja i pet malih. Ukupno je devet slučajeva, ni više ni manje. Pravilo će vam pomoći da se postupno raščiste ruševine, na vrijeme i ne pretjerujući.
2. Pravilo trojice
Za one koji nisu usklađeni s brojevima ili ne mogu učiniti devet stvari dnevno, Chris Bailey, autor knjigeMoja produktivna godina", izmišljeno pravilo trojice. U njemu se navodi da je svakodnevno obavljanje tri najvažnije stvari dovoljno za produktivnost.
Umjesto da svoju energiju i pažnju raspršite na nekoliko desetaka stavki na popisu, samo odaberite tri najvažnija zadatka za taj dan i usredotočite se na njih. Sljedeći dan odaberite još tri i tako dalje. Ovo će vas držati usredotočenima. Isto se pravilo može primijeniti na postavljanje ciljeva za tjedan, mjesec ili godinu.
3. Metoda 10 minuta
Imate li neki zadatak na koji vi
ne želim početi? Recite si: "To ću raditi samo 10 minuta, a onda ću se malo odmoriti." Najvjerojatnije ćete se za to vrijeme uključiti u posao i više nećete moći stati.4. Pomodoro
Ovaj sustav izumio Francesco Cirillo kako bi olakšao pripremu za ispite. Pomaže usredotočiti ljude kojima je lako omesti. To je također dobar način da kontrolirate koliko vremena trošite na određeni posao.
Pomodoro funkcionira ovako: uzmete tajmer i postavite ga na 25 minuta. Nakon toga usredotočite se na svoj posao. Kada istekne 25 minuta, odmorite se 5 minuta, a zatim ponovite sve iznova. Nakon četiri ciklusa imat ćete veliku pauzu od pola sata.
5. Metoda 90/30
Metoda 90/30 koriste pisac i bloger Tony Schwartz, suosnivač Buffera Leo Widrich, književni kritičar Benjamin Che Kai Wai i poduzetnik Thomas Oppong.
Njegova je suština sljedeća: trudite se 90 minuta, a zatim se odmarate pola sata, a zatim ponovite ciklus. Istodobno, prvih 90 minuta posvećujete najvažnijem zadatku koji morate obaviti tijekom dana, a sljedeće segmente posvećujete manje važnim stvarima.
Prema istraživanjuZačarani svijet spavanja stručnjaka Yalea Peretze Lafee, 90 minuta je optimalno vrijeme tijekom kojeg se osoba može učinkovito usredotočiti na jedan zadatak. A pola sata dovoljno je za potpuni odmor, što potvrđuju i istraživanjaSpavanje i budnost neurofiziolog Nathan Kleitman.
6. Metoda 52/17
Ovo je privatna verzija prethodne metode. Ništa nije drugačije osim u brojkama: radite 52 minute, a zatim se odmarate 17 minuta. Prema eksperimentuPravilo 52. i 17.: Slučajno je, ali povećava vašu produktivnostkoje provodi služba za zapošljavanje The Muse pomoću aplikacije DeskTime, ovi vremenski termini pomažu vam da ostanete produktivni i izbjegnete umor. Stoga koristite metodu 52/17 ako smatrate da niste dovoljno jaki da biste radili ravno 90 minuta.
7. Jede žabe
Metoda je smislilaJedi tu žabu: Brian Tracy objašnjava istinu o žabama motivacijski govornik i autor knjiga o samorazvoju Brian Tracy. "Žabe" naziva neugodnim i teškim zadacima koje morate obaviti, unatoč nevoljkosti. Učinite jednu stvar odmah od početka dana - pojedite žabu. A onda će vam biti lakše: bacit ćete ovaj kamen iz duše i osigurati si dobro raspoloženje za cijeli dan.
8. Vremenski blokovi
Popisi obveza imaju jedan neugodna karakteristika: apsolutno ne daju predodžbu koliko dugo traje ovaj ili onaj slučaj. "Kupi kruh" i "Završi izvještaj" zauzimaju jedan redak na popisu, ali ovi su zadatci neusporedivi po složenosti i važnosti.
Kalendar je puno bolji od popisa obveza: omogućuje vam vizualno upravljanje vremenom. Vidite veliki blok i shvaćate da zadatak nije lak. Pa isprobajte tehniku “vremenski blokovi»: Stavite ih u kalendar i rasporedite vrijeme za svakoga prema složenosti zadatka. I dok radite ovaj ili onaj zadatak, nemojte da vam drugi odvlače pažnju.
9. GTD
GTD (rješavanje problema) Je li sustav produktivnosti izumio poslovni trener David Allen. Njegova su glavna načela sljedeća:
- Zapišite sve svoje akcije i ideje na jednom mjestu, takozvanoj pristigloj pošti ("Pristigla pošta").
- Povremeno sortirajte sadržaj mape pristigle pošte postavljanjem prioriteta i određivanju vremena. Stavite bilješke u mape prema njihovom sadržaju - "Posao", "Kuća", "Kupovina" i tako dalje.
- Izvršite revizije - bacite nepotrebne bilješke, prekrižite dovršene slučajeve, premjestite materijale koji su izgubili značaj za arhivu.
- Kad se sve isplanira, nastavite s izvršenjem. Zadaće koji se mogu obaviti u par minuta, riješite odmah. Drugi se mogu delegirati ili staviti u kalendar.
Sve suptilnosti GTD-a možete saznati u našem rukovodstvo.
10. ZTD
Leo Babauta, autor bloga o produktivnosti Zenhabits, kaže da je GTD sustav Davida Allena vrlo složen i da zahtijeva previše truda. Nudi svoj Zen to Done sustav. Da biste ga slijedili, morate razviti 10 jednostavnih navika.
- Prikupite sve podatke u pristigloj pošti.
- Obradite sve zapise bez da ih ostavljate na pozadini.
- Planirajte svoje glavne ciljeve za svaki dan i najveće ciljeve za tjedan.
- Usredotočite se samo na jednu stvar istovremeno, bez rasipanja pažnje.
- Stvorite jednostavne, kratke popise obveza.
- Organizirajte svoje bilješke u kategorije na temelju njihovog sadržaja, baš kao u originalnom GTD-u.
- Redovito pregledavajte svoje bilješke i riješite se nepotrebnih stvari.
- Pojednostaviti. Smanjite popis svojih zadataka i ciljeva, pišite kratko i jasno.
- Da biste se prilagodili poslu, održavajte određenu dnevnu rutinu.
- Radite ono što vas stvarno zanima.
11. Kanban
japanski metoda produktivnosti, koji vam pomaže pratiti što radite, što ste već učinili i što treba učiniti u budućnosti. Kanban vizualno vizualizira tijek rada.
Uzmete ploču s naljepnicama (ili se prijavite kod voditelja obveza poput Trella) i na nju nacrtate tri stupca: To do, Doing, Gotovo. Zatim napišite svoje poslove na ljepljive bilješke i stavite ih u odgovarajući stupac ovisno o tome što radite i što ste već učinili.
12. Pravilo dvije minute
to pravilo Sastavni je dio GTD-a, ali može se koristiti čak i ako niste ljubitelj Allenove tehnike. Ako zadatak traje manje od dvije minute, učinite to odmah. Dakle, ispraznite svoj mozak, jer se više ne morate sjećati ovog slučaja.
13. Nulta poštanska pošta
Zero Inbox izumio je pisac i stručnjak za izvedbu Merlin Mann, a dobro funkcionira s GTD-om. Mann ga je primijenio na e-mailova, ali na isti način možete obraditi slučajeve, dokumente, bilješke i druge informacije. Kao što i samo ime govori, cilj ove tehnike je zadržati praznu poštu.
U izvornom GTD sustavu Inbox je gomilao hrpu unosa. Morate odvojiti vrijeme da ih riješite, a lako je previdjeti nešto važno u prepunoj pristigloj pošti. Mann preporučuje rastavljanje sadržaja čim stigne. Otvorite ulaznu poštu i odlučite što ćete učiniti sa svakom stavkom: izbrisati, delegirati, odgovoriti, odgoditi ili dovršiti. Nemojte ga zatvarati dok ne izvršite jednu od navedenih radnji sa svim elementima.
Uz to, automatski filtri u pošti pomoći će vam da uštedite vrijeme, pametne mape i programi za sortiranje dokumenti.
14. Svježe ili prženo
Svježe ili prženo u prijevodu znači Svježe ili Prženo. Ova filozofija je stvorenaDominirajte svojim danom sa sustavom za određivanje prioriteta „Svježe ili prženo“ blogerica Stephanie Lee. Prema njezinim riječima, kad se ujutro probudite, mozak vam je "svjež", ali kako dan odmiče, on "smeđe". To znači da morate odrediti vrijeme svog vrhunska produktivnost i uspijevaju u tom razdoblju obaviti sve najvažnije stvari na dan. Ovako to djeluje.
- Na kraju dana, kad ste već umorni, odvojite 15 minuta da napravite popis obveza za sutra.
- Premjestite najvažnije zadatke na početak dana u odjeljku Svježe. Tamo se šalju i stvari koje vam se ne sviđaju - one vrlo "žabe". Treba ih obaviti dok još imate snage.
- Manje hitne, manje komplicirane i ugodnije stvari idu u odjeljak Fried - odnosno popodne, ovisno o vašem rasporedu. Oni će vam manje opteretiti mozak.
- Slijedite svoj popis sljedećeg jutra. Zatim navečer napravite novi.
Stephanie preporučuje FoF ljudima koji svake večeri saznaju da su potpuno iscrpljeni, ali nisu imali vremena, iako su radili cijeli dan.
15. Iceberg metoda
Ramita Sethi, autorica Naučit ću vas da budete bogati, koristi ovu metodu kako bi podatke spremala za kasnije. Radi ovako: svu e-poštu, bilješke, članke, popise spremate na jedno mjesto - na primjer, u uslugu bilježenja poput Evernotea ili Notiona ili kao dokumente. Zatim distribuirajte ove materijale pomoću oznaka, mapa i kategorija - kako želite.
Pregledajte ove podatke svakih 4-6 tjedana i razmislite mogu li se primijeniti u praksi. Ako je nešto beskorisno, bacite ga ili arhivirajte. To vam omogućuje stvaranje vlastite baze znanja.
16. Automatsko fokusiranje
Izumio je "autofokus"Sustav upravljanja vremenom autofokusa stručnjak za izvedbu Mark Forster. Ovaj sustav planiranja odgovara kreativni ljuditeško pratiti GTD.
Zapišite sve svoje aktivnosti u bilježnicu bez ikakvog redoslijeda. Zatim prođite kroz popis, odaberite one da što prije završite i riješite ih. Kad se hitni zadaci riješe, nastavite s onima koji su vam sada draži. Ako nešto niste dovršili - premjestite na kraj popisa, na to ćete se vratiti kasnije. I ponavljajte ove korake dan za danom.
17. Eisenhowerova matrica
Ova shema uspostavljen američkog predsjednika Dwighta D. Eisenhowera. Matrica ima četiri odjeljka za zadatke: Nehitni i nevažni, Hitni, ali nevažni, Važni i nehitni i Hitni i Važni. Podijelite svoje zadatke u odjeljke i možete saznati na što trošite najviše vremena i kojim zadacima treba posvetiti više pažnje.
18. 4D metoda
4D je izumio Edward Ray, motivacijski pisac i savjetnik. Metoda je namijenjena pomaganju ljudima koji se užasnu pri pogledu na njihov popis obveza i ne znaju kako pristupiti svim nakupljenim stvarima.
Ray tvrdi da trebate upamtiti samo četiri riječi za slovo D i tada nećete klonuti duhom pred planinama posla. Evo ih:
- Učinite - Ako vam je dodijeljen zadatak, najbolje je da to odmah napravite i prekrižite s popisa.
- Delegat (delegat) - kada ne možete ili nemate vremena izvršiti nešto, ali imate relativno besplatnog pomoćnika, prenesite mu zadatak.
- Izbriši - neke stvari nisu toliko važne. Odbacite ih trajnim uklanjanjem sa popisa zadataka. Ako vam pokušaju nametnuti nepotrebne odgovornosti, naučite pristojno reci ne.
- Odgoda - kada je zadatak prevelik ili ne zahtijeva trenutno izvršavanje, može se odgoditi. Ali svakako joj morate postaviti jasne rokove, jer će u protivnom ostati mrtva težina.
Odaberite zadatak, napravite jednu 4D radnju s njim, a zatim prijeđite na sljedeći.
19. Vrijeme
Obično ljudi koji pokušavaju biti produktivni prate vrijeme koje troše na važne stvari i potpuno zaboravljaju uzeti u obzir razdoblja u kojima rade gluposti. Taj je problem riješen tehnikom "Merenje vremena", koju je izumio stručnjak na području upravljanja vremenom Gleb Arkhangelsky. Omogućuje vam da shvatite na što je potrošeno vaše vrijeme, uči vas da budete pažljiviji prema onome što radite i manje odvlačite pozornost.
Uzmite bilježnicu i zapišite sve svoje radnje i koliko ste ih učinili, s točnošću od 5-10 minuta. Snimite radne trenutke, pregovore, sastanke, pa čak i vrijeme provedeno na YouTubeu i u igrama. Odvojite nekoliko tjedana za ovo. Zatim prelistate bilježnicu, prepoznate svoje "kronofage" iz vida i izvučete zaključke. Možda trebate gledati manje smiješne videozapise ili rjeđe piti kavu ili su vam neprijatelji telefonski pozivi.
20. Metoda Tim Ferriss
Timothy Ferriss guru je produktivnosti koji je smislio svoje metoda organizacija rada na temelju dva pravila. Prvo je pravilo 80/20, ili Pareto princip, prema kojem se 80% našeg posla može obaviti u 20% vremena. Preostalih 20% potrajat će 80% vremena. Drugi je Parkinsonov zakon: rad ispunjava sve vrijeme koje mu je dodijeljeno.
Implikacija ovoga je, kaže Ferriss, da ne morate raditi više da biste sve učinili - trebate se bolje usredotočiti. Omogućit ćete vam rad s punom predanošću samo 20% radnog vremena, ali možete ponoviti sve zaista važne stvari. A preostalih 80% može se posvetiti jednostavnoj rutini, tako da se možete usredotočiti na prioritete i izbjeći prekomjerni rad.
Ako želite postati najbolja verzija sebe - pridružite se velikom izazovu, dovršite zadatke i primite darove. Svakog mjeseca poklanjamo iPhone XR, a darivat ćemo i putovanje na Tajland za dvoje.
Sudjelujem!
Pročitajte također⏲
- Koja je razlika između produktivnosti i učinkovitosti i što je još važnije
- 50 zlatnih savjeta za poboljšanje produktivnosti
- Suočavanje s izgaranjem i vraćanje vaše produktivnosti