7 savjeta za pomoć poduzetnicima da prežive

1. Podijelite rad u zasebne faze

Poslovni procesi su kontinuirani, redoviti i jednokratni, velikih razmjera i prilično kratki. Ali bilo koji od njih može se raščlaniti na faze ili ponavljanja.

Koji točno ovisi o specifičnostima vašeg poslovanja. Najuniverzalni pristup mogao bi izgledati ovako: "Priprema" - "Izvršenje" - "Nadgledanje rezultata" - "Povratne informacije". U ovaj lanac možete uključiti korak "Odgodi", i to je sasvim u redu. Glavno je predstaviti cjelovitu sliku i ne zaboraviti na dogovore i obećanja.

Tehnike upravljanja projektima pomažu u učinkovitom planiranju. Za male timove i mala poduzeća prikladne su fleksibilne metodologije (isti Agile). Neke od ovih mogu vam odgovarati:

• Ološ Jedno je od najpopularnijih utjelovljenja Agile principa. Svi se zadaci prikupljaju u zaostatku, rad na projektu podijeljen je u sprinteve, za koji se odabire izvediva količina zadataka uzimajući u obzir složenost. Ishod svakog sprinta izvodljiv je proizvod koji se iznova poboljšava.
• Kanban je interaktivna karta zapošljavanja. Može se sastaviti
  instagram viewer
  Za sebe ili za mali tim. Trebaju ploča i naljepnice. Ploča je podijeljena u tri stupca, označavajući glavne faze: "To do" (To do), "Doing" (Doing), "Done" (Gotovo). Također možete dodati stupce za nehitre ili nehitre zadatke. Svaki dio ploče mora biti ispunjen naljepnicama koje se migriraju iz stupca u stupac dok radite.
• Šest sigma (6 sigma) je tehnika u kojoj se projekt raščlanjuje na faze. Svaka je faza podijeljena u pet koraka: definicija, mjerenje, istraživanje, razvoj i kontrola. Pristup dobro funkcionira u razvoju softvera i proizvodnji svih veličina, od krojenja do krojenja nakita.

2. Odredite prioritete i jasne rokove

Rješavanje zadataka koji dolaze nije uvijek učinkovito i isplativo. Štoviše, novi se zadaci pojavljuju stalno - a ponekad i sasvim iznenada.

Nemoguće je shvatiti neizmjernost, čak i ako radite danonoćno i u potpunosti se posvetite svom omiljenom poslu. S druge strane, uvijek postoji iskušenje da radite ono što volite, a ostatak gurnete u daleki kut.

Glavni resurs vašeg poslovanja ste vi sami. A ovaj resurs nije beskrajan. Znajući ovo pomoći će vam da odredite prioritete i pošteno postavite stroge rokove. Imajte na umu da je poslovanje „za dušu“ luksuz. A ako su vaš cilj rezultat i korist, oni bi trebali biti stavljeni na prvo mjesto, a ne zadovoljstvo.

Prikladno je organizirati i sistematizirati zadatke u upraviteljima zadataka: kad vam je sve pred očima, definitivno nećete ništa zaboraviti ili propustiti. Na primjer, u novoj usluzi Workzen radi ovako: dodate zadatak u odjeljak "Planiranje" (gumb "+" u gornjem lijevom kutu zaslona), navedite opis i rok.

Dodani zadaci automatski se sortiraju. Kao rezultat, možete vidjeti što treba učiniti danas, sutra i kasnije, kao i koji su zadaci već zaostali. Razvrstajte slučajeve po datumu ili redoslijedu u kojem su dodani i potražite one koji su vam potrebni prema riječima iz opisa.

A ako zadatke povežete s kupcima i karticama proizvoda, dobit ćete ne samo komplet elektroničkih naljepnica, već prikladan i razumljiv interaktivni sustav.

Isprobajte Workzen

3. Napravite popis obveza

Mnoge se radnje redovito ponavljaju. To, na primjer, naručivanje i primanje robe, priprema trgovine za otvaranje, inventar, izračunavanje plaća, poziva klijenta da kaže kako napreduje posao. Jednog dana sve počinje predugo trajati.

Često jednostavno nema vremena za neke zadatke koji, čini se, nisu najvažniji. Nema vremena za rastavljanje dokumenata ili ažuriranje softvera, brojanje stanja zaliha ili pronalaženje novih dobavljača. Ovakve se stvari gomilaju i troše vam vrijeme, novac i živce.

Izlaz postoji: samo sve dovedite u red. Zvuči jednostavnije nego što zapravo jest, ali to se može učiniti za jednu večer. Napravite popis obveza na planeru ili kalendaru i uz svaki zadatak napišite koliko ga često treba raditi i koliko dugo traje.

A postupak planiranja može se optimizirati digitalizacijom. Tu kanban ploča ponovno dobro dođe, a možete to učiniti i u Google tablicama. U stupcu Obaveze rasporedite zadatke prema padajućem redoslijedu važnosti s datumima ili napravite popis za svaki dan na zasebnim listovima. To pomaže ravnomjernoj raspodjeli opterećenja ili raspoređivanju zadataka za dane kada ima manje drugog posla.

S takvom tablicom uvijek ćete biti svjesni koliko su rutinskih zadataka već završeni i što je vaše preuzimanje trenutno. Čak i ako niste na poslu, ploču za obveze uvijek možete otvoriti s telefona.

U Workzen također je moguće stvoriti Kanban ploču i vizualizirati što točno i kada treba raditi. Također možete pregledati izvršene zadatke (to vas motivira da idete naprijed).

4. Delegat

Vi ste jedini poslovni lider, što znači da je vaše vrijeme neprocjenjivo. Postoje zadaci koje samo vi možete izvršiti. Ali nema ih toliko, ostalo se može i treba delegirati. Čak i ako sami možete tehnički popraviti računalo, oprati podove ili primati narudžbe, to će vaše poslovanje koštati previše.

Bit će lakše ako točno znate koliko koštate po satu. Na primjer, vaša mjesečna neto dobit iznosi 100 000 rubalja. Radi praktičnosti, zamislimo da postoji 20 radnih dana po 8 sati u mjesecu. To znači da zarađujete 625 rubalja po satu. Sada usporedite ovaj iznos s troškovima rada čistačice, kurira i drugih stručnjaka kojima bi se mogla povjeriti neka pitanja.

Zadaci koje svakako vrijedi delegirati:

• radno intenzivan i ne donosi radost;
• zahtijeva grubu silu;
• monotono i rutinski.

Što se točno može delegirati:

• održavanje opreme;
• dostava, otprema, pakiranje;
• knjigovodstvo;
• pravna podrška;
• jednokratni zadaci za koje je malo vjerojatno da će se ponoviti.

Što je bolje ne delegirati:

• donošenje važnih poslovnih odluka;
• Strateško planiranje;
• kontrola provedbe važnih faza;
• zapošljavanje.

Konačna odluka je naravno uvijek vaša. Mnogo ovisi o specifičnostima posla.

5. Pojednostavite komunikaciju s kupcima

Vaši klijenti su vaši poslodavci. Ali često na njih morate potrošiti previše vremena.

To se događa iz dva razloga:

1. U početku pružate premalo podataka ili ne možete odmah odgovoriti na sva pitanja klijenta.
2. Imate informacije o kupcima u tri različita glasnika, bilješke na pametnom telefonu, bilježnicu i hrpu posjetnica.

Da biste dobili manje istih pitanja, ažurirajte svoje web mjesto i društvene mreže, recite nam više o svojim proizvodima i uslugama, dodajte fotografije i videozapise. Također izradite obrazac za povratne informacije kako biste se pripremili za razgovor s klijentom.

Napredna razina: naručite chat bota. Moći će automatski odgovarati na poruke u trenutnim glasnicima.

Da biste učinkovitije komunicirali s kupcima, držite njihove kontakte u jednoj aplikaciji ili usluzi. Na primjer, Workzen omogućuje vam da sve komunikacije povežete u jednu točku, a dodavanje nove korisničke kartice oduzima najmanje vremena.

Podaci o kupcima mogu se povezati sa zadacima i narudžbama. Stoga ćete uvijek biti u potpunosti naoružani: u Workzenu je lako pronaći podatke o ljudima, i cijenama, i rokovima, i robi, i dokumentima.

6. Analizirajte svoj rad

Učinkovitost bilo kojeg posla nije stalna. Ponekad premašujemo vlastita očekivanja, ponekad griješimo. Da biste napravili korak naprijed, vrijedi se vratiti i analizirati što je učinjeno, a što nije.

Čak i ako radite za sebe i nitko od vas ne zahtijeva KPI-je, trebali biste postaviti jasne ciljeve i postići određene rezultate. Ako se stvarnost nije poklopila s očekivanjima, trebate se zaustaviti i shvatiti što je pošlo po zlu.

Često poslovni rezultati padaju bez vaše krivnje. Primjerice, roba nije isporučena na vrijeme, partneru je pozlilo, a za vrijeme praznika bilo je manje klijenata. To nisu vaše pogreške, ali sljedeći put rizik od ponavljanja možete minimizirati. Na primjer, pronađite nekoliko dobavljača, povežite tvrtku koja obavlja outsourcing, unaprijed naručite oglašavanje na društvenim mrežama.

Najvažnije je ne izgorjeti i ne biti razočarani u poslu koji je počeo propadati. Sve u tvojim rukama. Izvucite zaključke, zapišite tisuću iskustvenih bodova i krenite dalje.

7. Isplanirajte svoj odmor

Odmor je izuzetno važan, posebno kada radite za sebe. Ako se posvetite onome što volite 24/7, vaši resursi neće dugo trajati.

Bolje ne riskirajte. Planirajte godišnji odmor unaprijed, uzmite si vikend, dopustite da vas posao na odmoru omete samo ako postoji ozbiljna viša sila.

Što ako morate raditi dok se drugi odmaraju? Bolje ti je. Neka srijedom i četvrtkom budu dani osobne slobode i uštedite na putovanjima van sezone. Ne pokušavajte raditi kad je malo vjerojatno da će prihod pokriti troškove. Bolje se odmoriti i izgraditi snagu za postizanje jackpota na vrhuncu sezone.

Napokon, vaš je cilj posao radi dobiti, a ne radi samog posla. A da biste to postigli, trebate pravilno planirati radne procese, postupno optimizirati i poboljšati svoje poslovanje tako da se na kraju dobro i puno odmorite.