Kako organizirati svjež događaj na vlastitu

Želim organizirati događaj sebe. Gdje početi?

Razmislite o ideji događaja. To ne bi trebao biti apstraktna ideja, ali vrlo specifičan cilj. Jasno odgovoriti na tri pitanja:

Ono što želim organizirati?

Tako da definiraju format događaja. To može biti stranka, festivalPredavanje ili film probir. Razmislite, za koju publiku da li vi to učiniti i koliko ljudi želite privući.

Gdje je događaj?

Na temelju veličine, odlučite što vam je potrebno mjesto. Na primjer, zatvoreni prostor za 200 ljudi, gledalište za 500 osoba i otvoreni prostor za 70 osoba.

Kada će se događaj održati?

Odaberite točan datum unaprijed imati vremena za to sve na vrijeme. Mali događaj za 100 osoba se može pripremiti za mjesec dana, a glazbeni festival 1000 ljudi - ne manje od šest mjeseci. Što prije se odlučite, lakše će biti naći mjesto.

Gotovi ideja će biti: „Želim napraviti tehno strana na plaži na 31. kolovoza u čast zadnjeg dana ljeta. Stranci mora biti najmanje 200 ljudi i gost DJ dva. "

Ja mogu učiniti sve što je po sebi?

Teško. Mnogim slučajevima, u dan samo 24 sata. Dakle, okupiti istomišljenika tim bolje, između kojih se dijeli sve zadatke. Pa, ako će plakati privući dizajner, promovirati projekt - iskusnog SMM-specijalista, i postaviti opremu - zvukach.

Ne bojte se prenijeti neke od dužnosti prema drugima. Glavna stvar da su zainteresirani za rezultat i mogli osloniti. Ti ozbiljno učiniti vaš život lakšim dodjeljivanjem producenta događaja. Njegov zadatak - riješiti sve probleme i sporove, nadzire tim i preuzeti odgovornost za ono što se događa.

Ako ne znate gdje tražiti prave ljude za pomoć online usluge:

• EventCatalog.ru - najveća baza podataka o mjestima i izvođačima.
• theGIFTED - Brzo pretraživanje radnika i zanimljivih likova.
• YouDo - traži volontere i zaposlenike za malu naknadu.

Tim je, što treba učiniti sljedeće?

Napravite popis svih predmeta. Vi ćete svakako treba uzeti u obzir koncept događaja, odrediti proračun, pronaći i pripremiti prostoriju, Pozivamo glazbenike za najam opreme kako bi transparentima, organizirati ugostiteljstvo (dostava i opskrba hranom i pije). Nemojte stati sve dok se pored svake stavke neće biti provjereni.

Get zajedno kao tim, raspraviti akcijski plan i dodijeliti odgovornosti. Svatko treba razumjeti što govori. Za sve postavljene zadatke rok.

upotreba Trello ili "Google tablice„Za rad sa zadacima. Prikladno, kada je pristup dokumentu u cijelom timu.

Svakako zapišite sve novi broj kontaktima. Bolje je to učiniti na „Imya_Dolzhnost_Data događaja.” Na primjer, "Vlad Fotograf 15.07." Tako da neće dobiti zbunjen.

Bojim se da se zaboravi nešto. Mogu li dobiti grubu plan?

Mogući. Standardni plan je sljedeći:

1. Organizirati i susret s volonterima, timovima i sponzorima.
2. Pripremite karte, hotela i transfer do pozvanih gostiju.
3. dizajn Red i tisak letaka, plakata, marke majice i sve ostalo što je potrebno unaprijed slikati i ispisati.
4. Najam i pripremiti stranice. Razmislite o mjestima za posjetitelje, osoblje, opremu i parking. Uskladiti popise gostiju i organizatora od vlasnika web-mjesta.
5. Propisati vremenski raspored događaja - da je u nekom trenutku će se pojaviti. Morate znati točan trenutak kada se poslužuje hrana, a kada rekao je voditelj.
6. Najam opreme. Minimalni set: laptop, zvučnike, mikser, dva mikrofona, zaslon i projektor. Na velikim događajima je koristan za komunikaciju s radijskom tima sa slušalicama.
7. Pregovarati s fotografom i snimatelj. Propisuje zadatak, da se dogovore o uvjetima i potpisati ugovor.
8. Zaposliti osoblje: sigurnost, garderoba, konobari, čišćenje usluga. Broj ljudi ovisi o slučaju. Moguće je da nećete morati dodatno osoblje ili volonteri mogu naći.
9. Nađi vođu. To je važno. Iz njega će ovisiti o raspoloženju gostiju i opću atmosferu događaja.
10. Razmislite kroz logistiku kako isporučiti ljude, opremu i hranu na mjesto događaja i leđa.

Nepravilnost - norma, a ne iznimka. Osigurati plan B za svaku točku: što učiniti ako iznenada odustati na sudu? A ako postoje problemi s zvukom? A ako počne padati kiša?

Nisam siguran da mogu pronaći novac za projekt. Koje su mi opcije?

Prvo izračunati približan proračun za događaj i napraviti proračun. Obratite pažnju na sva troškovi: Objekti, oprema, uzvanika, oglašavanje, tiskanje, logistika, ugostiteljstvo, tim. Na primjer, trošak od pozvanih gostiju uključuju ulaznice, smještaj, hrana, prijevoz i pristojbe. Izdaci za naredbu: plaćati telefonske račune, hranu, kupuju rekvizite.

Kada shvatite točno koliko vam je potrebno, početi prikupljanje novca. Gdje ih naći - to ovisi o formatu natjecanja.

Ako organizirati nešto društveno značajan (festival grafita, popularne znanosti i predavanja za školsku djecu), možete se prijaviti za grant za početak prikupljanja sredstava za Planeta.ru ili privući volontere.

Ako radiš komercijalni događaj - izgled za sponzora je zainteresiran za odnose s javnošću. Napravite lijepe prezentacije i jasno opisati što koristi će dobiti sponzora za sudjelovanje u projektu i što se od njega. Dovoljno je biti iskren i ne obećavaju ono što ne može učiniti. Vi ćete imati bolje šanse za uspjeh ako se ciljna publika događaja da se podudara s ciljanom publikom i financira tvrtka.

Ukoliko organizirate vjenčanje najboljeg prijatelja - Povežite prijatelje i poznanike. Oni vam mogu pružiti prikladnu mjestu, tehnologije i vožnje.

Dobar način da se smanji proračun komercijalnih djelatnosti - cjenjkati sa izvođačima i rad na barter osnovi. Najskuplji radova - ugostiteljstvo i alkoholičar bar. Stavite svoje uvjete, propisati jasne odrednice i ne ustručavajte se pitati za popust.

Što tražiti, da je sve bilo na vrhuncu?

Važno je svaki detalj, čak i broj wc-a i prisutnost veloparkovki. No, postoji pet glavnih elemenata koji određuju uspjeh svakom slučaju:

• Svjetlo. Dobro svjetlo - to je kad je scena se jasno vidi, reflektor nije slijepa, a gosti neće pasti ružne sjene.
• Zvuk. Provjerite tehniku ​​nekoliko puta, podesite mikrofon i slažem se s vlasnikom propisa soba buke na mjestu.
• Čistoća. Ne smeće, prljavi podovi i nerazjašnjenih WC.
• Sigurnost. Saznajte plan evakuacije i provoditi obuku timova i volontera. Svatko bi trebao znati gdje su izlazi za nuždu, aparati za gašenje požara i prve pomoći komplet.
• Temperatura. Nitko ne bi trebao biti previše vruće ili previše hladno - to je potrebno provjeriti cirkulaciju zraka i uporabivost uređaji. Udoban temperature u zatvorenom prostoru za tople sezone - 23-25 ​​° C, u hladnom - 22-24 ° C Ako ćete potrošiti glazbeni festival, temperatura bi trebala biti niža (20-22 ° C), jer nakon što je plesna scena uopće zasigurno će biti vruće.

Tko treba biti koordinirane akcije kako bi se izbjeglo izbačen iz policije?

Morate pripremiti dvije obavijesti: upravu grada i policiji (ako je događaj manje od 2 000 ljudi). Oni se mogu poslati poštom ili kurirskom službom, dvije kopije svakog organa. Ako planirate događaj, koji će biti više od 2 000 ljudi, morate dodatno poslati obavijest Vladi regije i odjel regionalne policije.

Obavijest je napisan u slobodnoj formi: potrebno je navesti da želite primijeniti, ono ime i svrha događaja, gdje i kada će se održati, koliko sudionika, koji su organizatori očekuje. Primjeri ažuriranja pretraživanje Interneta.

Za sklapanje ugovora sa svim izvođačima koji vam opskrbu tehniku, ugostiteljstvo i pružaju najam prostora. Pregovarati jasno sve detalje i osigurati da su u sporazumu. Na primjer, ako se složili da je završno čišćenje prostora od strane vlasnika, predmet bi trebao biti u ugovoru.

Kako objaviti događaj o tome što je moguće više ljudi?

Dajte joj ime i logotip. Neka dizajner će privući plakate i razviti korporativni identitet. Napravite jednostavan stranice s informacijama o događaju - na primjer, Tilda.

Poslati press release s informacijama o događaju, što, kada i gdje ćete potrošiti, tko su organizatori, partneri i dionici. Pokušajte interesa novinara. Nemojte pisati previše suho i poslati priopćenja specijaliziranih medija - oni koji imaju istu ciljanu publiku kao događaj. Kontaktirajte uredništvo na većini web-mjesta mogu se naći u javnoj domeni.

Ne zaboravite na promociji u društvenim mrežama. Napravite sastanak u Facebook, Vkontakte «” i na stranici događaja u Instagram. Trčanje ciljano oglašavanje i prikazuje ispravno postavljen: da samo treba pokazati svoju ciljanu publiku na proračun za oglašavanje nije ići na otpad. Pitajte velike urbane zajednice i blogerima razgovarati o događaju na njihovim stranicama. Ako niste dobri u SMM, čitati blog „Netologii” - postoje mnoge korisne materijale o promociji u društvenim mrežama.

Sve je spremno. Nešto drugo što je potrebno osigurati?

Biti u potpunosti spreman. Na organizator mora uvijek biti učitan s telefonom i priključkom za internet, punjač za baterije, laptop zamjena, produžni kabel, HDMI adaptera za sve mogući priključci, naljepnice, trake, nekoliko upaljači, tiskanice nož, ljepljiva traka i protiv bolova u slučaju bolova glava.