Kako ne biti rob na e-mail: 7 savjeta iz LinkedIn glavu
Rad I Studija Produktivnost / / December 23, 2019
Veliki broj ljudi svakodnevno se suočavaju s istim problemom: e-mail, dizajniran za optimizirati organizaciju i radne procese i komunikacijski procesi, nerijetko pretvara u zlog upravitelja, čini se pažljivo pratiti članove, ako rade na pokretnoj traci traka. Troškovi si malo poremećen što se stalno gomilaju informacije brzo pretvoriti uredan i čisti spremnik deponij grablje koje je teže više ne vratiti na pošte.
Danas nudimo vam nekoliko jednostavnih savjeta kako upravljati procesom interakcije s e-mail od Jeff Weiner, izvršni direktor LinkedIn. Ta osoba na dužnosti mora držati u kontaktu sa stotinama ljudi svaki dan, a on ima nekoliko trikova koje mu omogućavaju da ne utopiti u tom lavinom Informacije.
Moj mail box bitno je postao središnji čvor u mojoj rada - putem pošte, i redovito komunicira s više od 4300 zaposlenih koji rade u 26 gradova širom svijeta. Ne mogu reći da sam uvijek bio fan e-maila, ili da nisam bila situacija u kojoj je moj rad s poštom je izgledao kao Sisyphean zadatak.
U svakom slučaju, tijekom godina razvio sam neke praktične preporuke koje mi je omogućilo da se presele iz pojma „mail kontrole mene” koncept „Ja kontrolirati mail.”
1. Želite li primati manje mail - pošaljite manje e-mail
Takav savjet se čini smiješno jednostavan, posebice u kontekstu takvog zajedničkog problema, ali za mene, mislim da je ovo zlatno pravilo za uspješno upravljanje e-pošte.
Ovaj zaključak mi je došla dok je radio u prethodne tvrtke, gdje dva zaposlenika najuže suradnik sa mnom, napustio tvrtku. Oni su vrlo učinkoviti u komunikaciji s ljudima, puno posla i, kako se pokazalo, poslati puno pošte. Dokle god su radili u tvrtki, volumen pošte koja dolazi putem e-maila, činilo sasvim normalno, ali nakon što su napustili, otkrio sam da u mom mail prometa smanjio se za oko 20-30%.
Sva ova aktivnost u post nije samo njihova pisma: tu su moji odgovori na njih, a ipak su pisma i odgovora iz svih primatelja vezan za dopisivanje. Često ove poruke nisu zahtijevali moj obvezno sudjelovanje u raspravi.
Od trenutka kad sam sebi postaviti jasan uvjet - ne pisati bez ikakvog potrebe. Rezultat: manje e-pošte i više reda u ladici bez utjecaja na radne aktivnosti. Od tada, pokušavam ne odstupaju od tog pravila.
2. Označi kao nepročitane poruke e-pošte u tijeku
Označi kao nepročitano slova iz temelja promijenio način na koji sam raditi s poštom. Hodam dovoljno brzo za dolazne pošte, odmah odgovoriti na najhitniji, te ukloniti nepotrebne. Ti pisma, na koje se moram vratiti kasnije, ako ima vremena, ja kao nepročitano. To eliminira strah da je važan pismo pročitao, a ostalo bez odgovora, neće biti zaboravljena i da će biti pokopan u utrobi spremnika. Ovaj pristup omogućuje neku vrstu ToDo liste, na koje ću se vratiti kasnije.
Svaki put kad pokušam završiti s minimalnim brojem neriješenih poruka, i idealno oni ne bi trebali biti na sve. Ako danas nemam vremena da se vrati na njih, onda će početi sa sljedećim radnog jutra.
3. Postavite jasnu raspored s poštom
Tijekom proteklih nekoliko godina, moj život ide dalje radnih dana po prilično raspored chotkomu. Porast u 5: 00-5: 30 sati, jedan sat na e-mail, čitanje vijesti, doručak, igra s djecom, obuka, ured, vrati se kući, staviti djeca u krevet, večera sa svojom ženom, ostatak (obično gledanje TV inbox prolazi čišćenje za vrijeme reklama i dosadno trenutaka).
Utvrđeno je da je pridržavaju ovog rasporeda, ja lako upravljati pošte, međutim, to je vrijedno barem malo promijeniti poredak, kao kaos počinje u vaš poštanski sandučić.
U tom slučaju, nećete osjećati pritisak montiranju znajući da je vaš okvir iznenada ostati bez pozornost. Poštivanje rasporeda će pomoći zadržati sve pod kontrolom. To je pomoglo Benjamin Franklin, te će vam pomoći.
4. Sam shvatio
Sjetite se igra slomljenog telefona? Tada je to bio prilično smiješno, ali sada je sve uzeti u obzir u konceptu rada i poslovanja, a to nije do igre.
Riječi su vrlo važni, a kako bi se izbjegla dvosmislenost i pogrešna tumačenja njihove potrebe da bude izabran vrlo pažljivo. Više jasnim i razumjeti tekst, manja je vjerojatnost drugom pismu sa zahtjevom da objasni prvi.
5. Razmislite o primateljima
Često se čini da je polje „Za” i „Kopija” doživljavaju mnogi kao jedan te isti. U stvari, oni se mogu koristiti jedinstveno da bude jasno od bilo kojeg primatelja koje očekujete odgovor, a koji je poslao kopiju pisma u svrhu imajući u petlji.
U stvari, ne odabrali primatelje, koji moraju odgovoriti - to je najbrži način da paniku i zbrku u razgovoru. 6 primatelji umjesto 1 i 5 primjeraka primatelja - ovaj dodatni 5 mogućih odgovora, od kojih svaki može razviti u cijelom zasebnom razgovoru.
6. potvrđuje primitak
Ako ste odredili kao primatelj, a pismo je stvarno upućena na vas, nemojte biti lijeni obavijestiti pošiljatelja da ste primili pismo. Ne treba puno riječi, samo će „prihvaćena” ili „primila”. To će biti znak da su informacije koje je primio u punom i pravom volumenu, a pošiljatelj nije potrebna vam poslati nešto drugo na istu temu.
Ako ne potvrdili primitak, pošiljatelj ostaje potpuno svjestan pisma. Možda je izgubio u dubinama svog spremnika? Ako je to važna informacija, sumnje i uzbuđenje će prisiliti pošiljatelja da vam napisati još jedno pismo s Vas molim da potvrdite primitak prvo slovo, ili pitati nekog drugog o svom prisustvu na poslu mjesto. Uključeni dodatni ljudi, šalju i primaju dodatna pisma.
7. Držite svoje emocije iz pošte
E-mail može biti koristan alat ako ga ispravno koristiti. Ona može postati destruktivna sila, ako se koristi na pogrešan način. Najčešći primjer - korištenje e-maila za raspravu o kontroverznim i osjetljivim pitanjima sukoba.
Nikad neće prestati zadivljavati kako ljudi koriste u dopisne riječi i fraza koje nikada neće biti navedene u prisutnosti istu publiku.
Ako iznenada se naći u sličnoj dopisivanje, učiniti jednu jednostavnu stvar - stop. Za rješavanje sporova ili sukob može, uzimajući telefon i nazvati primatelja, osobno ga je upoznala. Takva delikatna pitanja treba rješavati a ne u tekstualnom dopisivanju. Tekst ne prenose emocionalnu komponentu, intonaciju i druge važne stvari koje bi mogle biti od odlučujuće važnosti za konstruktivan rješenja problema.
(putem Jeff Weiner)