Kako upravljati e-mail: 10 savjeta od osoblja TED
Produktivnost / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters tvrtka blog, zajednička 10 savjeta koje mu čuva red u pošti.
Tko drugi nego urednici i voditelji na TED-u, govoriti o metodama borbe s preopterećene pošte. Prema njima, tvrtka primiti stotine e-mailova svaki dan, a brojač dolazne poruke e-pošte, neki zaposlenici odavno premašila tisuću.
Michael Makvoters, UX-arhitekt Ted, nudi 10 rješenja problema.
U budućnosti ćete imati više vremena nego što je sada
Michael primijetio da mnogi odgodi rad s e-mail za kasnije, jer misle da je u nekom trenutku u budućnosti će imati više vremena za to. Nemojte biti. Vaš stopa zaposlenosti vjerojatno će ostati u narednih tjedan dana, mjesec, godinu. Možda čak i biti sretni zbog toga. Ali ista količina vremena će biti za post. Dakle, početi raditi s njim odmah.
Pokušajte započeti s čistim škriljevca
Ovdje su dva načina da to učinite:
- Uzmite malo vremena i biti angažirana u čišćenju mail u nekoliko faza. Ovisno o tome koliko poruka imate, trebate deset poziva na njihovo čišćenje. Ako se daje teško, break rad u nekoliko 15-minutnih segmentima.
- Idi za razbio. Označite tri ili četiri sata i napraviti iz mape „Inbox” ideal čistoće i reda.
Odvojite malo vremena svaki dan
Prema Michaelu, ovo je najteži dio plana. Morate raditi s e-mail nekoliko puta svaki dan. On savjetuje da se posveti 15 minuta svaka četiri sata i baviti samo mapu Ulazni spremnik.
Ako pismo nije jako važno - uklanjanje
To je primamljiva poslati svako malo važno pismo u mapu, kako bi se s njom kasnije. Ali, ako pismo ne zaslužuje vašu pozornost upravo sada, izbrišite ga.
Otkažite pretplatu na mailing svaka nepotrebna
Ja često pati od toga da samo uklanja poruke iz nezanimljiv meni pošte. Michael je također dobio više kategorički:
Ako otpreme nije zainteresiran za vas, ne samo za uklanjanje pismo, ali odjaviti iz nje.
Na dnu svakog slova postoji gumb „odjaviti” ili odjaviti. Koristite ga za namjeravanu svrhu. I što je više, to bolje. Također možete koristiti uslugu Unroll.me koje smo opisali ovdje. On vas otpishet od neželjenih mailing liste automatski.
Ako poruka još uvijek u mapi „Inbox”, pročitao ga
Ako pismo je testiran, a ne odjaviti i odmah izbrisati, a zatim ga pročitati. Ako je kratko, odmah pročitati. Ako dugo, poslati pismo na prethodno stvorili mapu „čitati” i vratiti se na to, kada će biti više slobodnog vremena. Michael kaže da ako ste iskreni prema sebi, minimalni postotak svih pisama će pasti u ovu mapu.
Odgovoriti na kratkim pismima je bolje
Ako šaljete e-mail zahtijeva brz odgovor, odgovorite... odmah. Nemojte čekati. Nakon slanja odgovora, izvadite pismo. Ako pismo je kopija, poslan na drugom primatelju, a on ne mora znati odgovor, uklonite ga iz primatelja.
Preusmjeravanje poruke kolega, ako su u mogućnosti odgovoriti adekvatnom
Preusmjeravanje poruka s malo objašnjenja, i izbrisati ga iz pristigle pošte.
Angažirajte sortiranje
Svaka e-mail usluga omogućuje korisnicima stvaranje mape. To je najbolji alat za rad s preopterećene pošte. I stvorio je mapu za rad, fotografija, studija i drugih stvari. Michael ponude za napraviti mapu „projekti”, „Ostalo”, „odgovor kasnije.” Glavna stvar je da se osjećate ugodno.
Odaberite pravu aplikaciju
Za mene, ovaj program je postao poštanski sandučić. Michael također ga je izabrao. No, puno mogućnosti. Možete unijeti u potrazi za Layfhakeru riječi „pošte” i naziv operativnog sustava za koji su u potrazi za klijenta. Obećavam da ćete pronaći nešto prikladno.
rezultirati
Ako ne možete pročitati članak (reci mi zašto), ovdje je kratak popis svih koraka:
- rastavljati mapu „Primljeno” za nekoliko pristupa.
- Odlučiti što učiniti s pismom, čim je u pitanju.
- S vremena na vrijeme se bavi čišćenjem mail.
- Otkazivanje pretplate od neželjenih poruka.