Leo Babauta: moj 10 navike za rad s e-mail
Rad I Studija Produktivnost / / December 23, 2019
© slika
E-mail može biti odličan radni alat, a može pretvoriti u dosadne izvor odugovlačenje, a to je samo kako se koriste ga. Došlo je vrijeme kada sam najavio potpuni bankrot e-mail, a sada sam provjeriti svaki dan 2-3 puta dnevno, ali to prolazi brzo i učinkovito.
Razvio sam nekoliko navika koje će mi pomoći da rad s e-mail je vrlo učinkovit i bolji fokus na drugi važan posao. I reći ću vam iskreno, konačno, moj inbox je prazan, a to je prekrasan osjećaj. Hoću u ovom članku 10 od svojih navika. Ne znači da ih slijepo slijede, samo želim pokazati svoj način, a na temelju njega, možda stavi. Dakle, ovdje su navike koje rade za mene:
Manje često gledati na mail
Ne držati prozor otvoren cijeli dan pošte. A pogled na nju rijetko. došao sam do zaključka da ako je moj inbox akumulirati 20-30 slova, svijet neće propasti, u isto vrijeme, to je broj ću biti lako brzo proces. Upozorenje! Kažem „proces”, a ne „čitati”. Ja otvorite mapu „Inbox” razbacati na ostale poruke u mape, a ne da ih čitati i odmah otići.
Scatter mape
Otvaram mail i početi donositi odluke brzo: ukloniti ili arhiva, pročitati i odgovoriti odmah (ako to traje manje od 2 minute) ili arhiva, poslati brzi odgovor, a onda natrag gore, dodati na moj do-do lista, to učiniti kasnije (označiti zvjezdicom, a zatim arhiva). U svakom slučaju, u inbox ništa trebao ostati.
Odmah dodajte sve u kalendar
Ako pismo dođe mi neke podatke o kojima sam se sjetiti, ja kad sam ga dovesti na kalendaru. Osobni susret ili razgovor na Skype, trening ili nešto, što bih trebao sjetiti samo tjedan dana - sve je odmah poslan na kalendaru. Sada je moja najbolja navika je doveo do automatizma, a zahvaljujući njoj, ja rijetko nešto za pamćenje.
Koristite „prečaci”
Koristim Gmail, koji pruža mogućnost korištenja više tipkovničke kratice za poštu. Zapravo, samo sam uzeo nekoliko minuta da ih uče, a onda je memorija mišića pamti ključeve.
To su „prečaci” koje koristim:
«GI» - za povratak u inbox;
«E» - arhiva;
"#" - brisanje;
„C” - stvoriti novu poruku;
«R» - odgovor;
«F» - naprijed;
«A» - odgovor na sve;
«Gs» - otići na označenu;
«Kartica + Povratak» - kad sam napisati poruku, pa ti samo poslati ga natrag.
Ja također koristiti postavku kada je, nakon brisanja ili arhiviranja e-pošte, sam će se automatski premjestiti na sljedeći bez povratka u pristiglu poštu, što vam omogućuje da brzo pomicanje gore izvješća.
Pisati kratke pisma
Moj odgovor na pismo je obično 1-3 rečenice. Rijetko sam pisati pisma više od 5 rečenica. A kako bi biti dobar razlog. Ako sam stvarno treba pisati puno, radije bih to učiniti u Google dokumenti i dijeljenje pravu osobu. Kratko pismo znači brz odgovor od primatelja, kao osoba neće morati probijati kroz džunglu svoje rječitosti, shvatiti i razumjeti ključne informacije.
Brzo dodajte zadatke na TODO listi
Neki koriste inbox kao popis obveza, ali slabo je prilagođen za to, a evo i zašto:
1. Radovi će se obavljati, pomiješana s drugim slovima, a onda ih je teško uhvatiti u gomili.
2. Pripovijest u pismu ne uvijek sadrže određeni vodič za akciju, ali na temelju pisama možete staviti sama zadatak. Kada ste spremni da ga izvrši, morat ćete ponovno ga pročitao pismo, da se sjetiti što je specifičan zadatak koji ste sami postavili nakon čitanja.
3. Svaki put kad pogledate u postu da uhvati još jedan predmet, naiđete na novu poruku, koja privuče vašu pažnju i odvratiti od glavnih predmeta, kucati ritam rada.
Jednostavno i lako TODO lista - je običan tekstualni dokument, gdje možete dodavati zadatke iz e-pošte samo u nekoliko klikova mišem. I tijekom tog popisa će biti učinkovitiji alat, jer nemate cijelo vrijeme gledati u inbox.
Čuvati izvan inbox samo nepročitane poruke
Ova značajka je za napredne korisnike. sjeckan sam Gmail-box, tako da se više ne može pohraniti nepročitane poruke. To znači da ako sam otvorio pismo i bacio ga na bilo koji drugi folder, to će jednostavno nestati. To me motivira da donese odluku o tome kako postupiti s ovim pismom odmah, ili samo izgubiti. Zahvaljujući ovoj posebnoj konfiguraciji, moj inbox nije otvoren poruke gomilaju, koji postupno postaju smeće.
Odgodi za čitanje
Često mi poslati linkove na članke. Njih sam odmah poslao na Instapaper, čitati kasnije. Zato sam pokušati provesti manje vremena na e-mail, jer imam toliko zanimljivih stvari za čitanje, ali ju.
nemilosrdno filter
Kada je u mojim pojavljuje Letter Box, koji ne bi željeli vidjeti, odmah sam ga ispravlja. Nisam lijen odjaviti ili instalirati filtar na pošiljatelju. I to značajno smanjuje protok dolazne pošte. Ja sam nemilosrdan protiv e-mailova koje začepljuje moj inbox, a pravilo se primjenjuje iu stavu ljudi koji su me previše zamarati.
Poruke close-mail do kraja liječenja
Rastaviti poruka - u neposrednoj blizini pošte i ne otvaraju za nekoliko sati sve dok se opet akumulira dovoljan broj slova.
Početak otkriti neke navike učinkovitog rada s e-mail - to je vrlo točna. Odmah ćete primijetiti koliko mirnija ste postali važniji slučaj, uzimajući osloboditi od nametljivih provjere mail svakih 10 minuta. Glava ti je na raspolaganju za svježim idejama, čim poštanski sandučić slobodna od nepotrebnih e-pošte. Sretno!