„0 izvana” - jasan sustav za održavanje nula inbox
Rad I Studija Produktivnost / / December 23, 2019
E-mail za mnoge još uvijek nema alternative radni alat i svakodnevno patnja. Netko sedam dolazne pisma, a on je sada ih rastavljati brzo. Netko ima 46 članova, ali oni također razgrebot po danu, jer se koristi. Za svaku osobu postoji određeni prag dolaznih e-mailova dnevno, s kojim on može bez odlaganja obradu sljedeći dan i, sukladno tome, ne uzrokujući blokade u elektronički kutija. Možete nazvati prag „prirodno”.
Ako su slova više nego čovjek može podnijeti, morate promijeniti svoj pristup e-uprave. To će povećati prag na potrebnu vrijednost u konkretnom slučaju. To bi trebao biti u mogućnosti obraditi 100 pisama dnevno? Dakle, možete i 100, samo koristiti pošte na ispravan način. Što je? Tko će reći.
Jedini znak da je osoba nosi sa e-mail je uključen u nultom kraju dana. Ključni principi dobra obrada dolazne - shvaćanje da za pismo ispred vas. Prvo morate naučiti kako točno klasificirati slova i znati što učiniti sa svakom vrstom.
Sve dolazne poruke mogu se podijeliti u sedam kategorija:
- Nema potrebe za odgovor, a ne nužno čitati. Način na ova dva slova: arhivirati ili izbrisati. Ako se redovito newsletter, koja se nikada ne čita, a zatim učiniti sebi milost - ostvariti svoj cilj. Jedna akcija u zamjenu za dobivanje osloboditi od više desetaka takvih pisama u budućnosti. Želimo naučiti kako se nositi s protokom poruka e-pošte na dan? Uz manje lakše rukovati protok. Nemojte se bojati propustiti nešto važno. Stvarno potrebne informacije dobiva s vama i na drugi način, a pops gore ispred vas još barem jednom.
- S prilozima. To može biti obavijest o potrebi da se plati za nešto ili informacije za tekuću ili budućem radu. Iz tih pisama je korisno izraditi zasebnu mapu, ali bez fanatizma. Je li previše mapa? Pojednostavite. Da bi pronašli nešto dobro onda, ne trebam tisuću mapa, i sposobnost da koriste pretragu značajke Mailer.
- Odgovor opcija. Odgovor čini se da nije obavezno, ali ponekad korisno ljubaznošću. Zatim nastavi samo na situaciju.
- Uz dovesti vrijeme za pregled. Zanimljivo je čitati, ali ne nužno. Pokušaj da se odnose na ovu i prethodnu kategoriju onoliko slova što je više moguće. To je ključ za učinkovit rad s e-poštom.
- Mora se odgovoriti danas. Sve je jednostavan: uzeti odgovoran i sada, ako se nešto zaista hitno, ili na kraju radnog dana.
- Treba odgovoriti, ali ne danas. Ljepota na e-mail da ona nije razgovor ili telefona. Nitko ne očekuje, a ne treba očekivati brzi odgovor putem e-pošte, ako ne govorimo o tome u zaglavlju poruke. Ako je rok za odgovor naziva određeni dan ili ste se znali i znaju koliko dugo trebate dati odgovor, a zatim staviti ta pisma u odgovarajuće mape. Na primjer, „Odgovor je u ponedjeljak”, „Odgovor je u utorak”, i tako dalje. Sada budi Kontrolna lista, gdje se nalazi predmet „proces pošte u jutarnjim satima, odgođeno za danas.” U tu svrhu, kao što postoje specijalizirani alati za: RightInbox za Gmail, FollowUpThen.com i FollowUp.cc.
- Neshvatljivo pismo. Postoje pisma koje je teško pripisati bilo kojoj od kategorija. Nemojte rezati sebi refleksije dogovoriti s takva pisma se odnosi na jednu od gore navedenih kategorija.
Na temelju ove klasifikacije, trebamo № mape za kategorije 2, 3, 4 i 6.
Pravila učinkovitu obradu e-pošte
- Dopusti 30 minuta na kraju dana donijeti inbox na nulu. To je učinkovitije nego pokušava odmah odgovoriti na svako pitanje. Ljudi ne multitask. Manje smetnje i prebacivanje - veća učinkovitost.
- Što učiniti s hitnom pismu? Postavite sebi interval u kojem se provjeriti kutije za taj dan. Na primjer, nakon sat vremena. Provjerite okvir o dostupnosti hitnim i važnim pismima, ako nije dostupan, vrati se na posao. Zapamti prednost mail: nije sredstvo za trenutak interakcije. Moguće je da je problem, koji se spominje u jednom od ne-hitne poruke e-pošte, bez vašeg sudjelovanja će odlučiti kraj dana ili na kraju dana ćete dobiti dodatne informacije koje će omogućiti da se riješi problem brže i učinkovito.
- U bilo kojem trenutku, kad ne provjerite e-poštu, držati Mailer zatvorena. Isključivanje obavijesti. Osloboditi se od distrakcija kontemplacije broj dolaznih e-pošte. Sada imate još jedan posao, a vrijeme za poštu još nije došlo. U trenucima sumnje u ispravnost takvog pristupa, zapamtite: vi niste nuklearna elektrana, ali čak i ako je, onda je pregrijavanje reaktora te će u svakom slučaju biti prijavljen putem e-maila.
- Koristite svoje opredjeljenje na vrijeme završiti radni dan kako bi se ubrzao obradu pošte. Zato se preporučuje da se rastaviti inbox na nulu na kraju dana. Imate 30 minuta, a želite brzo okončati sve. U stvari, to ispada neku vrstu igre, ali možete i namjerno geymifitsirovat e-obrada.
- Neka budu kratki i do točke.
- Budite pozitivni i prijateljski.E-mailovi se mogu graditi i uništiti odnose. Umjesto rješavanja zaista važnim pitanjima ljudi ponekad pokušavaju uvaljati u najdelikatnijim i skriveni protivnik zove idiot, a sav tekst temelji se na tome. Nema ništa čudno u tome, da izraze svoje pozitivne poslao malu lijepu rečenicu u tijelu e-pošte. Vaš korisnici će se vratiti k vama, i korespondencija će biti puno više smisla i djelotvoran.
- Slova trebaju grablje u obrnutom redoslijedu. A jedini način. Čini se da je logičnije da se početi sa starijim e-pošte, ali to je naš cilj - nulta inbox, što znači da do kraja dana smo dobili čak i prvi e-mail koji ste primili. Ako napravite si uslugu i početi da napuste posljednje pismo primio je danas za sutra, cijeli postupak prestaje raditi. Zašto studirati nadležnom rad s e-mail, ako ne slijedi temeljno pravilo? Nastaviti raditi kao i prije, i patnje.
- Otvori samo nužne slova za arhiviranje ili brisanje ostalo. I mi smo pogrešnu upotrebu pretplate na nepotrebne stvari (pretplata Layfhaker, naprotiv, vrlo je potrebno) i kao rezultat dobiti više informacija nego što se može pročitati. Kako razlikovati željene slova? Postoji jedna jednostavna, ali vrlo učinkovit pravilo: otvorena samo ta pisma koja su upućena na određenu osobu za vas osobno. Ostatak - u jednom od gore navedenih kategorija na početku članka o situaciji.
- Stvaranje predložaka. Često su odgovori na pismo prilično standardne, to jest, pisati istu stvar. Primijetili da pisanje ovaj izraz često? Napravite predložak za brzi copy-paste ili napravite ga u uslugu e-pošte.
- Ako pošte rukuje, a još uvijek ima vremena, onda morate ga koristiti racionalno. Idi na kategorije broja slova 3, 4 i 6 i staviti stvari u red tamo.
Ovaj priručnik, koji se temelji, kao što si rekao, pravo je vrsta, je veliki dodatak za više općih savjeta za rad s poštom iz LinkedIn CEO Jeff Weiner. Ne propustite 10 savjeta za rješavanje mail Leo Babauta. U stvari, postoje mnoge dodatne načine istisnuti maksimalnu e-mail. Pokušajte primijeniti tehnike za sebe, analizirati rezultate i ne zaboravite ostaviti u komentarima svoje savjete kako poboljšati učinkovitost e-maila.