Kako da se zaustavi protok dolazne zadataka i uspostaviti red u poslovima

Prije nekoliko dana, s poznanikom, razgovor na temu opterećenja upravljanja. Postavio je pitanje - „Svaki dan sam dobio zadatke više nego što mogu ostvariti. Broj neriješenih zadataka svih povećava i povećava i kaos povećava. Kako ga zaustaviti? „Pitanje je relevantno za mnoge. Mnogi su upoznati s osjećajem bespomoćnosti doživjeti osobe pod naletom ulaznih zadataka i sve veći, to-do liste. Evo 5 koraka kako izaći iz kaosa.

№1 vijeće - samo zaustaviti ...

1. odnosno... Zaustavi dolazni tok. Da bi se razumjelo radni mehanizam, potrebno je početi stajališta. Nećete biti u mogućnosti riješiti problem sve dok oni i dalje dolaze na vas bujica. Dakle, zaustaviti protok. Nemojte prihvatiti nove zadatke i uzeti pauzu. Ova stanica ne samo da će vam omogućiti da lako rastaviti trenutni popis, ali i usredotočiti se samo na to. Općenito, Odbor Soba 1 - prikupiti sve zadaće u jednoj listi, a ne uzeti nove još nisu stavili stvari na popisu. Napomena - napraviti popis je „pravo” kada znate sve što trebate učiniti je osjećati neku kontrolu i zadovoljan sa sobom. Zadnja točka je najvažniji. Ovo nije šala. Morate vratiti osjećaj zadovoljstva.

I razumjeti - svijet neće propasti, a tvrtka neće propasti ako se povuče za nekoliko dana.

2. Troškovi vrijeme stopa. Sljedeća stvar za učiniti je procijeniti koliko dugo će trajati za svaki zadatak. Visoka točnost procjene nije potrebna. Glasaj „od oka”. Glavna stvar koju bi mogao razumjeti - koliko vremena treba trošiti ispuniti sve zadatke na popisu. Može se dogoditi da je, prema preliminarnim procjenama, cijeli popis, morat ćete 2 mjeseci neto radnog vremena. Ako se ti poslovi nisu raspodijeljeni u vremenu, tako da zaista možete ih ispuniti, popis je apsurd i zahtijeva optimizaciju.

3. popis Optimizacija. Nije jednostavna stvar. Iz jednog razloga - da ga optimizirati potreban ozbiljan i kritičku evaluaciju svojih predmeta.

• Dati drugima ono što oni mogu učiniti bez vas. Postoje sumnje? Mislite li da možete to učiniti bolje? Ipak bi i staviti podsjetnik na kontrolu.
• Grupa svoje zadatke. Uzmite si vremena za obradu e-pošte i telefonske pozive. Da li slične stvari u red. To štedi vrijeme.
• Stavite sve što se može učiniti kasnije. Čak i stvari povezane s klijentima mogu prenijeti. Jednostavno to organizirati. Dodjeljivanje kontakti s kupcima više ravnomjerno. Promjena datuma gdje se to može biti učinjeno. Besplatno se prostor za manevar.
• Uklonite sve to izgubila svoju relevantnost. Nemilosrdno ubijaju zadatke, prikladnost koji je upitan.

4. Obavljati poslove u svrhu. Sortirati popis zadataka od najmanjeg do najvećeg. To znači da u početku ide najkraća vremena poslovanja. Učinite sve što je potrebno manje od 30 - 40 minuta. Da li ih u slijedu do kraja. Zaboravite na sve ostalo. Kad kratkom roku problem okinte prikaz popisa. Sigurno je postao više stvaran i može raditi s njim. Možda čak možete nastaviti tijek zadataka. U svakom slučaju, planiramo sve preostale zadatke, tako da se gotovo 100% vjerojatnost od njih su bili u mogućnosti izvesti kao što je planirano. Pa čak i stvoriti sebi rezervu vremena do 15-20% od vrijeme potrebno za rješavanje problema. Tko je bolji nedovršena nego remake.

5. Reci „ne” Teško planiranje. U svakom slučaju ne strogo ograničiti vrijeme i rok za zadatak. Sada kruta planiranje je vaš neprijatelj. Strogo planiranje učinkovito u situaciji relativno stabilne kontrole. Sada je sve vrlo nesiguran. Pa daj si vremena i udio slobode. Nemojte voziti svoj mozak u okvir. Inače, što se tamo gdje ste počeli. Vi treba smiriti, mjereno izvršiti zadatak s popisa u dogledno vrijeme. Još jednom - u redu. Ne rukovati zadatak dok ste završili prethodni. Jedan zadatak na vrijeme.

Ono što je najvažnije - razumjeti i prihvatiti činjenicu da ne možete priuštiti da se zaustavi i dobiti svoje poslove u red.

Pet od gore navedenih koraka pokazalo se učinkovitim u praksi. Oni su na snazi ​​kako bi se „gašenje požara” i „raking krhotine”, nego rada treba biti konstruiran tako da se takve situacije ne nastaju. Mislite li da je potrebno učiniti da se ne dovode do ekstrema?