Kako učinkovito koristiti u životu GTD sustava

Ovaj materijal - nastavak članka "Kako očistiti poslove i sve držati korak: Puni vodič GTD sustav». Prvo, to je vrijedno da se upoznaju s njim, kao što je objašnjeno u detalje mnoge od pojmova koji se koriste.

Ovaj članak - korak po korak vodič o tome kako primijeniti GTD u životu. Prilikom pisanja, sam koristiti sljedeće smjernice:

• Svestranost. Ovdje opisani su univerzalne ideje, te ih koristiti za izgradnju jednog za sebe GTD sustava, koji će raditi s točno onim službama kojima je bio navikao.
• Jednostavnost. Sustav bi trebao biti intuitivno jednostavan za korištenje. Na unos i obradu podataka mora provesti najmanje vremena i energije, kao i planiranje sljedeće radnje. Tek tada će sustav raditi dugoročno, čak i nakon duge pauze, na primjer, ako odem na odmor za mjesec dana, a onda, kad se vratite, bit ćete u mogućnosti vratiti svoj pristup upravljanju poslovi.
• Pouzdanost. Najvažnija stvar - to je da budu sigurni u svom sustavu, a to je da zaboravi ništa planirano, pa vidite podsjetnik u pravo vrijeme.
instagram viewer
• u važnom koncentraciji. Sustav bi trebao pomoći da se usredotočite na to kako radite u ovom trenutku, te u tim slučajevima, koji su važni u dugoj vožnji.
• Zadovoljstvo. Slučaj sustav upravljanja i ciljevi trebaju donijeti zadovoljstvo. Na primjer, kada leži na kauču nakon napornog dana na poslu s telefonom u ruci, izbrisati s popisa izvršenih zadataka, i dobiti od njega pravi užitak. Pogotovo kada je donesena veću produktivnost rasta vašeg rasporeda.

5 glavnih faza GTD sustava

Korak 1. prikupljanje informacija

Za prikupljanje apsolutno sve stvari, pa i najmanji, onda naš um će vam biti jasno, a mi ćemo djelovati kao produktivno moguće.

Stoga nije standardni posao arenaBudući da većina ljudi često uhvatiti samo najvažnije stvari, a stotine problema koji nisu toliko važni, ne uzimaju u obzir. Ali, to je tako mali problem, redovito se podsjeća, koristite značajan dio sredstava mozga i stvoriti dodatne iskustva koja dovode do umora i stresa.

Jedan od važnih načela GTD sustav - potpuno prazni iz glave svih zadataka i staviti ih u pouzdan sustav koji će pomoći u pravo vrijeme za razmišljanje o važnim pitanjima.

Ipak treba uzeti u obzir da su košare za prikupljanje ulaznih podataka bi trebao biti minimalni iznos. U idealnom - jedan. Tada će biti lakše za rukovanje.

Korak 2. obrada informacija

U ovoj fazi, mi obrađujemo informacije koja je u našem „Inbox” koš.
Postoje tri opcije za koliko možemo učiniti u ovoj fazi:

• Označite zadatak kao „akcija”, pokazujući na sljedeći korak njegove provedbe, a rok. Ne mogu odrediti rokAko ne postoji precizna razumijevanje kada to obaviti zadatak.
• Premještanje podataka u „Directory” ako ga ne treba ništa, ali to bi moglo doći u ruci u budućnosti.
• Brisanje podataka, utvrđivanje da je „smeće”: to je raditi s njom ne treba ništa, a ona nije došla u ruci u budućnosti.

3. korak. akcija organizacija

Sve aktivnosti odvijaju kroz sljedeće lijevak.

Filter 1 - "rezanje"

Zapitajte se, da li ja stvarno morati izvršiti ovu radnju? Kada su u nedoumici, izbrisati.

Filter 2 - "Delegacija"

Zapitajte se, ako je potrebno učiniti, onda to stvarno mora obaviti osobno sam ja? Ako ne, delegat odgovornost i točka krajnji rezultat, a međufaza kontrole (ključne točke) i rok.

Ako se radnja treba ga obaviti što premjestiti na sljedeću filter.

Filter 3 - "Akcija"

Zapitajte se, ova akcija će potrajati još 2-5 minuta? Ako ne, sada i puštanje glavu. Ako je tako, drop-u.

Akcije u sustavu može biti jedna od slijedećih tipova.

„Sljedeći koraci” - jednostavne zadatke, koji se sastoje od jedne akcije (poziv, pisati, ići, i tako dalje). Na primjer, akcija „Promijeni na kotačima zimske gume” će se sastojati od sljedećih jednostavnih koraka: nazvati i napraviti radionicu, raspored vremena u kalendaru za pogon u pravom trenutku auto-servis.

Takve akcije su prikladne za prikupljanje liste mjestu i okolnostima (kontekst liste). To može biti lista „The Shop”, gdje se ulazi sve što vam je potrebno kupiti i kada ste u trgovini, ili popis „Stolac”, u kojem ste dodali obveze i zadatke koji mogu biti izvršene u večernjim satima nakon posla u svom omiljenom stolica. Ili popis „chef-pitanja” gdje ti napiši na sva pitanja koja ste da se glavniZatim ih riješiti sve odjednom.

Sve ove radnje, obično popraviti ili "Google kalendar„(Susreti i događanja) ili Todoist - oblak usluga, gdje je prikladno sistematizirati zadatak.

„Projekti” - zadaci za obavljanje koje zahtijevaju više od jednog koraka. Za projekt seli iz mrtve točke, potrebno je opisati prve korake za njegovu provedbu i ostaviti podsjetnik o tome na pouzdan sustav. Kao rezultat toga, projekt se pretvara u lancu jednostavnih koraka, od kojih svaki može učiniti u sljedećih pet minuta i dobiti rezultat.

Projekti I mjesto na karticama Trello. Kartica je idealna posuda za projekte, gdje se možete:

• Opis i svrha projekta;
• linkovi na druge dokumente na projektu;
• imena onih koji su odgovorni;
• rok;
• provjerite popis sa sljedećim koracima;
• komentari o nacrtu;
• potrebne datoteke, i tako dalje.

„Odgođena akcija”. Ako ne možemo planirati daljnje korake bez daljnje događaje i informacije (na primjer, pričekajte da se telefon će poslati poznate servisnih centara, gdje možete rentabilno zamijeniti gume), takvu akciju ćemo biti unesene u popis „odgođena”. Po želji, možete staviti podsjetnik da morate nešto kontrolu.

Takvi popisi slučajevima može biti strukturiran u popisu kontekstu. Na primjer, napravite popis zadataka koji su povjereni njegov pomoćnik.

Lista „Jednog dana” Sadrži radove koji ne zahtijevaju aktivne korake sada, ali želimo obavljati u budućnosti.

To može biti:

• knjige, I video tečajevi koji žele kupiti;
• korisne vještine tko želi naučiti;
• stavlja Želim posjeta;
• stvari koje želim kupiti.

Povremeno trebate pogledati na ovom popisu, uzimajući evidencije i pretvoriti ih u ciljeve za postizanje što ćete raditi.

4. korak. redoviti pregled

Za sustav na posao, morate redovito pregledavaju glavne zadatke i projekte za uklanjanje onih koji više nisu relevantni, a novi Sortiraj po prioritetu i poslao na posao.

Za takav pregled je provedeno na redovnoj osnovi, slijedite ove savjete:

• Ostavite 30-60 minuta u rasporedu za pregled (u početku jednom tjedno će biti dovoljno).
• Napraviti popis ili planiraju takav pregled, koji precizirao slijed, koji iza sebe ono što se događa. Ovaj plan ne bi trebalo biti previše teško, a pregled ne bi trebalo predugo, inače jednostavno neće to učiniti redovito.

Ispod - primjer mog popis s tjednom pregledu. Učinio sam to u obliku kruga-drvene skele s akcijskim slijed, koji pokazuje usluge / dokumenti koji sam pogled. Možete ga staviti na uobičajen popisa ili izvući iz ruke kruga koji ste zadovoljni.

Ispiši četiri takva Kontrolna lista za mjesec dana. Tijekom tjednog pregleda uzeti jedan od njih u rukama i odnese izbrisano s popisa. Ova jednostavna vježba će vas motivirati da nastave provoditi takve kritike.

Korak 5. akcije

Kada se plan sastavlja se za tjedan dana, još ostaje da djeluje. Ne dopustite da jedan od glavnih grešaka početnika do rada na GTD sustava kada se troši previše vremena na organizaciju zadataka umjesto stvarne provedbe.

Evo nekoliko savjeta kako bi se radnja učinkovitiji.

1. Planovi za danom na temelju plana za tjedan dana. Luče dan u blokove, odabirom 2-3 jedinica za obavljanje važnih stvari i par blokova dodijeljene na druge poslove. Trajanje jedinice - u prosjeku 60-120 minuta. Blok umetnut između slobodnog vremena za hitne slučajeve.
2. Rad na sustavu PomodoroZa to možete postaviti timer. Njegova suština je jednostavan: svaki 25-30 minuta rada, uzeti pauzu od pet minuta, a nakon trećeg poslovne jedinice - duge pauze (15-30 minuta). Ukupno postoje tri bloka 30 minuta s pauzama od pet minuta, a nakon duge pauze za 15-30 minuta. Tijekom dana možete provesti 2-4 takva ciklusa, ovisno o tome koliko često ste zbunjujući.
3. Tijekom važnim poslovima jedinice nastoje izbjeći omesti drugih ljudi i drugih zvukova (što može uključivati ​​posebne slušalice Glazba za koncentraciju).
4. Odredite kada vaše energetske razine maksimalno (na primjer, od 7 do 9 sati), te u ovom trenutku za obavljanje najvažnije stvari koje bi vam približiti osobnih ciljeva.
5. Ne planirati previše važne stvari koje treba učiniti za dan: dovoljno je 1-3. Važno je da na kraju dana, gleda na stvari prešao u svoj plan, vi ste sretni i napravio realan plan za sutra.