Metoda Inbox Zero - najbolji način da se nositi s tisućama nepročitane e-pošte

Hrpa nepročitane poruke e-pošte, stalno visi u mapi „Inbox”, uzrokovat će paniku u bilo koga. Ako imate puno poslovnih partnera i kolega s kojima ste u interakciji na dopisivanje, samo je potrebno da bi vaš mail box čist i uredan.

CEO JotForm Aytekin spremnika ponude zanimljiv način organiziranja e-mail s naslovom Inbox Zero. Kao što naziv implicira, metoda je jednostavno zadržati svoje mape „Inbox” je prazna.

Općenito, Tank nije izmislio ništa novo. Primljeno nula davno uspostavljena pisac i bloger Merlin Mann, te je dokazano i dobro poznata metoda. Oko tehnika rada s dokumentima opisati još David Allen u svojoj knjizi "Kako poslove u cilju». Spremnik samo ga prilagoditi na Gmail web sučelja.

Spremnik navodi prednosti metode Inbox Zero:

• Nećete propustiti važnu poruku, ako je vaša mapa „Inbox” je prazna.
• Ne će njegovi primatelji dugo čekati, jer će uskoro biti u mogućnosti odgovoriti na svojim pismima.
• U svom poštanskom sandučiću ne akumulira stotine ili tisuće nepročitanih e-pošte.
• Uštedjet ćete više vremena na stvarno važne zadaće i neće provesti sate messing oko s e-pošte.

Znam mnoge ljude koji cijene sve svoje e-mailove bez brisanja. Kao rezultat njihovog spremnika počinje da izgleda kao Twitter feed. To je nezgodno. Vi ćete stalno gubi se u pismima.

Aytekin Tank

Recimo da upotrebljavate Gmail - iako je ova metoda se može prilagoditi bilo koji usluga (Hotmail, «Yandex», Yahoo) ili e-mail klijent (Outlook, Thunderbird ili Sylpheed). Bacite pogled naslage nepročitane poruke i nastavite.

1. Očistite svoj inbox

Dakle, usvajanjem način Inbox Zero, morate djelovati odlučno. Otvorite „Inbox”, odabir svih nagomilanih tamo e-pošte i arhivirati ih sve odjednom. Za neke to će činiti postojeći ludilo, ali Spremnik preporučuje učiniti upravo to.

Morate početi s praznim spremnikom. Ovaj vodič ne pomaže, ako u „Inbox” nakupila na desetke tisuća pisama. Dakle, arhiviranja svih, i početi od nule.

Aytekin Tank

2. Počastite svoja pisma kronološkim redoslijedom

Za razvoj ove korisne navike, morat ćete određenu disciplinu. Kada obraditi Vaše e-pošte, početi s najstarijim poruke i premjestiti na svjež. Tako ćete uštedjeti kronološki, a ne dobiti zbunjen.

Proces pisanja pomoći će vam dvije funkcije u Gmailu:

Omogućiti „Automatsko prosljeđivanje”. Da biste to učinili, idite na „Settings» → «Općenito” pomaknite na "Auto-unaprijed" i aktivirati. Sada, kada odgovarate ili backup Gmail poruke neće vam se vratiti na popis dolaznih poruka i prikazuje sljedeću poruku. Tako ćete biti u mogućnosti da obrađuju jedan slova po jednu u cilju su primili, bez obzira na smetnje.

Zatim uključite gumb „Pošalji i arhiva” ako niste uključen. Otvorite „Postavke» → «Općenito» i pronađite opciju ‘Show’ Pošalji i arhiviraj ‘u odgovoru’. Tako ćete uštedjeti na vremenu. Uostalom, ako ste već odgovorili na pismo, nema smisla da i dalje ostane u „Inbox”, zar ne? Kliknite na gumb za predavanje, a e-mail automatski se premješta u arhivu.

I još jedna važna stvar:

Ne koristite e-mail kao chat. Nema ništa gore nego proizvesti vrlo dug lanac Odgovorio stalno navedenih slova. Ako trebate razgovor, korištenje instant messenger, chat Slack ili kontakt putem telefona. E-mail nije prikladna za to.

Aytekin Tank

3. Odgovora - Arhiva

Glavno pravilo je metoda Inbox Zero: mapi „inbox” - ovo nije mjesto gdje želite pohraniti mail. Sve poruke e-pošte iz spremnika moraju se odmah obrađuju. Pročitajte ih jednog po jednog i odgovoriti na bilo koje i arhivirati, ako poruka zahtijeva odgovor, ili jednostavno arhivirati, ako nije potrebna poruka odgovora.

Ako ne možete odmah odgovoriti na poruke e-pošte, postoje dvije opcije:

• Spremite ga u vaš aplikacijski-organizatora. To može biti Evernote, OneNote, ili bilo koji zadaća voditelj. Postavite datum koji program će vas podsjetiti da napiše odgovor u pravo vrijeme.
• Ako možete samo napisati odgovor, ali cilj je da biste dobili nakon nekog vremena, koristite odložena isporuka u Gmailu. Isto je u mogućnosti Outlook, Thunderbird i drugih stranaka.

4. Samo to učini

Sve zapovijedi velikog i moćnog David Allen. Ako e zahtijeva akciju, koja traje nekoliko minuta, samo to učiniti sada. Ne kopirati pismo do-do listu. Nemojte ga ostaviti u mapi „Inbox”.

Ako je potrebno izvršiti uplatu, samo to učiniti upravo sada. Ako trebate poslati povratne informacije kolegi odmah poslati. Ako slučaj traje nekoliko minuta, to nema smisla odgađati.

Aytekin Tank

5. Koristite tipkovničke prečace

prečaci značajno smanjiti vrijeme za obradu e-pošte. Uz njih, nećete morati voziti pokazivač miša naprijed-natrag. Spremnik preporučuje se sjetiti i koristiti tri prečac:

• E ključ vam omogućuje da brzo arhivirati poruku. Pročitajte pritisnite E, arhivirati. To je jednostavno.
• Gumb R se koristi za brzo pisati odgovor. Ako želite odgovoriti na poruku, kliknite je, unesite odgovor, mi pritisnite Enter.
• F tipke naprijed dobila e-pošte na drugim primateljima.

Ne mislim da trebate bilo kakve druge hotkeys. U Gmailu koristim samo tri kratice. Za sve ostalo, tu je miš. No, navedeni hotkeys vam omogućiti da brzo obavljanje tri najčešća radnje s e-mail, tako da oni uštedjeti mnogo vremena.

Aytekin Tank

6. Postavite filtere

Filteri e - nevjerojatno zgodan alat koji radi puno posla za vas. Dovoljno je da ih postavite jednom, i oni će vam uštedjeti puno vremena.

Ako vaš Inbox redovito naći nevažan pismo (obavijest o internetskih usluga, automatski mailing, i tako dalje), a zatim bilo odjaviti od njih, ili prilagoditi filtre za takve slova su arhivirane automatski.

7. Primljeno je prazna - Close-mail

Kada se pokušavate koncentrirati na posao, ne može se stalno omesti putem e-maila. Dakle, držati pravila, kada je mapa „Inbox” prazan, zatvoriti Gmail kartica ili e-mail klijent i zaboraviti na mail u sljedećih nekoliko sati. Samo biti angažiran u radu.

Isključite sve obavijesti za dolazne poruke e-pošte. Oni su vrlo zbunjujući.

Možete ponovno otvoriti mail u nekoliko sati obraditi nagomilanih poruke tamo, a zatim se vratiti na posao. Svrha metode Inbox Zero - sila se ne može omesti dolazne e-pošte. Morate upravljati svojim poštanski sandučić bez njega.

Aytekin Tank

Ako ste pokušali tehniku ​​pristiglu poštu i da su spremni da vam reći što imaš, ili želite predložiti bolju metodu - napisati u komentarima.

vidi također

• 9 privremene usluge e-pošte →
• Kako očistiti svoj Gmail račun sa svih suvišno →
• 7 proširenja za Gmail, koje će vam uštedjeti vrijeme →