Kako pisati: 6 komponente uvjerljivom pisma

Elektronska prepiska je uvijek bio i ostaje glavni način komunikacije u poslovnom svijetu. Dobro izrađen pismo je već pola bitke. No, takva pisma nisu u mogućnosti to učiniti. Ponekad čitajući pismo s poslovnim prijedlogom, nije jasno što točno želite ponudu, Kakav korist ste dobili od njega, i zašto ste proveli svoje vrijeme na čitanje i razumijevanje o tome slova.

Sposobnost za pisanje ispravne, uvjerljive slova dolazi s praksom. A dobro, kad su iskustva podijeliti, što, dakle, drugi ljudi ne korak na istoj grablje. Jeffrey James, autorica knjige «Business to Business prodaja: Snaga riječi i strategije od najboljih svjetskih Prodajni Stručnjaci », nudi jednostavan sustav izrade uvjerljive pisma, koji se sastoji od 6 korake.

autorsko pravo Shutterstock

1. Uvijek jasno zamisliti što će se pisati

Glavna svrha pisma - kako bi bili sigurni da je primatelj uzeti definitivno odluku. Dakle, prije nego što počnete pisati pismo, zapitajte se još jednom o tome što je to što želite od primatelja? Što odluku treba poduzeti nakon čitanja vašeg pisma?

U tom slučaju, neizvjesnost - vaš zakleti neprijatelj. Jasnije vam je cilj, to je uvjerljivo dobiti pismo.

2. Započnite pismo sa zaključkom

Vaš zaključak je izjavu da je odluka koju treba donijeti primatelj na temelju sadržaja vašeg pisma.

U školi su nas učili da se uvijek početi s uvodom. U slučaju izrade uvjerljive poruke, ova izjava je u redu. U poslovnom svijetu, svatko je previše zauzet procijeniti svoje vještine pisanja. Stoga, trebali ići ravno do točke.

Na primjer, želite dobiti od svojih nadređenih za dozvolu za instaliranje teretana u jednoj od prostorija vaše tvrtke.

krivo:

„Jim
Kao što znate, izostanci zaposlenih u ovom trenutku je veliki problem, koji ima dosta jak financijski učinak na obje naše tvrtke i druge tvrtke u našoj industriji... bla bla bla... Dakle, moramo uzeti u obzir raspodjelu novca za preseljenje u teretanu u Glavni ured Tvrtka ".

točna:

„Jim
Želim da odobrila instalaciju teretani u našem uredu. "

3. Podijelite svoje argumente na nekoliko lako probavljivih stavaka

Argumente u prilog svoje ideje lako čitati i razumjeti ih podijeliti u nekoliko stavaka.

pogrešno

„Prema nedavnom izvješću tjelesne aktivnosti Vlade grupe je vrlo važno, čak i unatoč činjenici da je samo nekoliko tvrtki pokazale svoje opredjeljenje za takve promocije zaposlenika. Mnoge tvrtke definirati takve skupine poput podcijenjen imovine, ali oni nemaju plan za uvođenje slične skupine u industriji, čak i unatoč činjenici da je fitnes usko vezane za korporativne i osobne uspjesi. Vjerujem da ako mi se ne uvede sličnu fizičku tim u našoj tvrtki, mi i dalje daleko iza konkurencije. "

ispravno

„Fitness u uredu će:
- smanjiti izostajanje s posla
- povećati ukupnu produktivnost "

4. Pojačati svaki argument dokaze

Ako napisati pismo, koji se sastoji od čvrstih argumenata, može se promatrati kao kontinuirani osobno mišljenje i ništa više. Za svaki argument potrebe dokazivanja. Kako drukčije shvatiti što to stvarno radi?

pogrešno

„Fitness u uredu bi bilo najbolje rješenje, jer ljudi vole ići na posao, nego ostati kod kuće. To će također pomoći smanjiti ukupnu incidenciju u uredu. "

ispravno

„Smanjenje količine izostanaka. Prema istraživanju koje je proveo National Institutes of Health među 1.000 tvrtki koje imaju dvorane u uredi, osoblje izostanci za 20% niži u tim tvrtkama nego u tvrtkama koje nemaju takav oprema ".

5. Ponovite svoj zaključak kao poziv na akciju

Na kraju pisma ponoviti svoj zaključak, navedenu na početku. Tek sada kao poziv na akciju. Tako da ne uspijevaju primatelja određenog zaključka, da je on trebao učiniti nakon čitanja vašeg pisma. Ovaj poziv bi trebao biti jednostavan i konkretan.

pogrešno

„Mi ćemo biti vrlo zahvalan ako podržati ovaj projekt.”

ispravno

„Ako je odgovor na ovo pismo, odmah sam pokrenuti postupak.”

6. Unesite korist u subject line

Predmet linija pismo je gotovo najvažniji dio. Jer to se mora predvidjeti osnovne naslovom i konfigurirati primatelja na željeno raspoloženje. I to je razlog zašto morate ga ispuniti posljednji, nakon što ste napisali sve argumente i dokaze koji podržavaju vaše osnovne zaključak.

U idealnom slučaju, predmet linija treba riješiti dva važna problema: pa to bi trebalo biti zainteresirani za primatelja koji je otvorio i pročitao pismo; i to bi trebalo obuhvatiti zaključak koji želite prenijeti na primatelja.

U većini slučajeva, najbolji način za obavljanje oba zadatka odjednom - je pisati o prednostima koje se mogu dobiti kao rezultat željenih rješenja za vas.

pogrešno

„Utjecaj na zdravlje radnika na opremi programa dvorane u uredima”

ispravno

„Kako možemo smanjiti količinu izostanaka zaposlenika”

Ja zainteresirani za svoje mišljenje. Kako biste reagirali na obje mogućnosti i što pravila koju su vođeni tijekom pripreme takvih pisama?